Rapportering og analyse av studentdata/veileder

Rapportering som utføres 2009 VÅR

studentdata og forskerutdanningsdata

Introduksjon til veileder for rapportering av studentdata ved UiB

Denne veilederen til rapporteringen er ment å fungere som et oppslagsverk for registreringen av studentdata som institusjonen rapporterer. Dette gjelder fortrinnsvis rapportering til departementet via DBH, og Nifu step og SSB. Dokumentet er ment å dekke de viktigste deler av registreringen i FS som har betydning for om rapportering blir korrekt. Aller viktigst for datakvaliteten er likevel at den daglige registreringen av studentdata er riktig, og det finnes mer detaljert dokumentasjon om registreringsprosedyrer for innlegging av data i FS på denne siden;

http://www.uib.no/ua/kurs/dok/fs_dok/

Dokumentasjon:

http://www.uib.no/fs/lev_dok.html - Dokumentasjon fra Usit http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/ - Statistikk/ Dokumentasjon /tabeller for DBH http://www.nifu.no/ - Dokumentasjon og statistikk fra NIFU http://www.ssb.no/ - Dokumentasjon og statistikk fra SSB

Her er link til UAs dokumentasjonsportal: https://wikihost.uib.no/uawiki/index.php/Rapportering_og_analyse_av_studentdata

Spørsmål kan rettes til:

• FS-hjelp på telefon 84710 eller fs-hjelp@ua.uib.no

Bakgrunn

Hvorfor rapportere?

Data som legges inn i FS tjener flere formål. FS er et studieadministrativt system for registrering av studentdata. Videre rapporteres data fra FS til andre systemer og brukes i mange sammenhenger. Særlig viktig er rapporteringen til DBH og Lånekassen fordi data brukes i forbindelse med finansiering. Data som rapporteres til DBH går inn i departementets finansieringsmodell til institusjonene. Det er derfor særdeles viktig at data i FS er av god kvalitet, og at vi etterstreber felles registreringspraksis og utvikling av retningslinjer og regelverk .

Generelt om rapporteringen ved UiB

Universitetsdirektøren har i brev til fakultetene bestemt at fakultetene har ansvaret for å registrere og kvalitetssikre rapporteringsdata i FS. Utdanningsavdelingen skal koordinere og sende rapportene samlet for UiB (jfr. Universitetsdirektørens brev av 16.12.1998 Ansvar for rapportering til Felles studentsystem og Database for høyere utdanning DBH - ref. 98/4739). Seksjons for fellestjenester vil bistå kvalitetssikringsarbeidet og legge til rette for at fullstendig data blir registrert i FS.

Det konkrete kvalitetssikringsarbeidet ved UiB består i at Utdanningsavdelingen ved Seksjon for fellestjenester sender ut fakultetsvise oversikter over hver rapport som skal rapporteres til DBH, og fakultetene gjennomgår disse og gjør nødvendige endringer/korrigeringer/nyregistreringer i FS innen rapporteringsfristen.

Et tips: Alle rapportene som er omtalt i dokumentet kan kopieres til Excel for videre bearbeiding og kontroll, dersom en anser det som nyttig.

Hva skal rapporteres

Vi skal som vanlig rapportere fra følgende utdanningsdata;

1. Ferdige kandidater
2. Utvekslingsstudenter
3. Data om studietilbudet
4. Søker- og opptakstall
5. Forskerutdanningsdata

Det vil bli avholdt to rapporteringsmøter for kvalitetssikring av utdanningsdata denne våren.

Rapporteringsmøter;

Rapporteringskalender

Hva I perioden Intern frist Ekstern frist Til Hvem Avlagte doktorgrader 01.08-31.12 22.01 25.01 NIFU step Emneopplysninger 2008 høst 01.02 15.02 DBH Kandidatbenevnelser 2008 høst 01.02 15.02 DBH Eksamen 2008 høst 01.02 15.02 DBH Karakterer 2008 høst 01.02 15.02 DBH Fullførte studieprogram 2008 høst 01.02 15.02 DBH Ferdige kandidater 2008 høst 01.02 15.02 DBH Etterutdanning 2008 01.02 15.02 DBH Utvekslingsstudenter 2008 høst 01.02 15.02 DBH Gjennomføring iht avtalt utdanningsplan 2008 01.02 15.02 DBH Aktive doktorgradskandidater (Personer i doktorgradsprogrammer) 2008 høst 01.02 15.02 DBH Avlagte doktorgrader 2008 høst 01.02 15.02 DBH Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – årsverk m.m. 2008 høst 15.02 DBH Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning - tidsbruk 2008 høst 01.02 15.02 DBH Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – tidsforbruk ETTERRAPPORTERING tilbake til 2002 (2005) … 2002 -

01.02 15.02 DBH Avlagte høyere grader 01.09-31.01 01.02 01.03 NIFU step Studieprogramopplysninger 2009 vår 01.03 15.03 DBH Studieplasser 2009 vår 01.03 15.03 DBH Søkere 2009 vår 01.03 15..03 DBH Opptak 2009 vår 01.03 15.03 DBH Nye studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH Registrerte studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH Studenter fordelt på alder 2009 vår 01.03 15.03 DBH Utenlandske studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH Søknadsdata – kompetanse og poeng 2009 vår 01.03 15.03 DBH Opptaksdata og nye studenter (Opptatte og nye studenter) 2009 vår 01.03 15.03 DBH

Hva	I perioden	Intern frist	Ekstern frist	Til Hvem
Avlagte doktorgrader	01.08-31.12	22.01 || 25.01 || NIFU step
Emneopplysninger	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Kandidatbenevnelser	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Eksamen	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Karakterer	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Fullførte studieprogram	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Ferdige kandidater	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Etterutdanning	2008	01.02	15.02	DBH
Utvekslingsstudenter	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Gjennomføring iht avtalt utdanningsplan	2008	01.02	15.02	DBH
Aktive doktorgradskandidater (Personer i doktorgradsprogrammer) || 2008 høst || 01.02 || 15.02 || DBH
Avlagte doktorgrader	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – årsverk m.m.	2008 høst		15.02	DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning - tidsbruk	2008 høst	01.02	15.02	DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – tidsforbruk ETTERRAPPORTERING tilbake til 2002 (2005) … || 2002 - || 01.02 || 15.02 || DBH
Avlagte høyere grader	01.09-31.01	01.02	01.03	NIFU step
Studieprogramopplysninger	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Studieplasser	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Søkere	2009 vår	01.03	15..03	DBH
Opptak	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Nye studenter	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Registrerte studenter	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Studenter fordelt på alder	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Utenlandske studenter	2009 vår	01.03	15.03	DBH
Søknadsdata – kompetanse og poeng || 2009 vår || 01.03 || 15.03 || DBH
Opptaksdata og nye studenter (Opptatte og nye studenter)	2009 vår || 01.03 || 15.03 || DBH

Kilde: Usit, brukerdokumentasjon for rapportering DBH = Database for statistikk om høyere utdanning SSB = Statistisk sentralbyrå NIFU Step = Norsk institutt for studier om forskning og utdanning

Kvalitetssikring av data - sjekkpunkter

Studiepoengstatistikk

1 Eksamen (Stud_eks) FS015.005

Instituttene skal registrere sensur og levere protokollark til Utdanningsavdelingen, Seksjon for student- og fakultetstjenester, som overfører sensur til protokoll i FS.

For å kontrollere om det er eksamensprotokoller som ikke er registrert/overført til FS skal en kjøre rapporten FS 578.001 Ikke ferdigbehandlede vurderingsenheter.

Det er nødvendig å ha oppdatert alle emneoverlapp i FS som gjelder emner med eksamener siste år. Ved rapportering av eksamen, skal kun studentens tilvekst av studiepoeng rapporteres. Det er kun studentens netto studiepoengtilvekst som rapporteres. Ved overlapp vil hver student ha sine individuelle studiepoeng, og det er de reduserte studiepoengene som blir hentet fra FS og rapportert .

FS-rapport for kontroll av vektingsreduksjonsregler er FS225.001 som finnes i modulen Studieelementer.

Sensur som ikke protokollføres i FS innen fristen vil bli tatt med i neste rapporteringsrunde om et halvt år, dvs etterrapportert. Det er ønske om å holde omfanget av etterrapportering så lavt som mulig.

FS578.001 Ikke ferdigbehandlede vurderingsenheter Denne gir liste med vurderingsenheter som ikke er overført til eksamensprotokoll.

FS015.005 Eksamen. Finnes i modulen Semesterregistrering/ Rapporter, velg NSD-rapprter. Denne rapporten viser kopi av DBH-rapporten og dermed aktuelle tall for fakultet/institutt, gjentak av eksamen, reduksjoner pga emneoverlapp, samt etterrapportering av eksamener fra foregående semester som ikke er blitt rapportert tidligere. Velg år og semester, trykk Hent datagrunnlag. Resultatet er sortert etter avdelingskode hentet fra feltet ’Studieansv (regl)’ i bildet Emne.

Studiepoengproduksjon

Tre viktige ting å huske på med rapporteringen av studiepoengproduksjon:

1. Studiepoengproduksjonen er tilordnet studieprogrammet som er angitt i emnetabellen.

1. Studentene er plassert på det studieprogrammet de har studierett på. Dette betyr at forholdet mellom studenter og studieprogram kan avvike dersom studenten produseres studiepoengene på et annet studieprogram enn det de har opptak på. Dette betyr at finansieringsprosenten hentes fra programmet der studenten har studierett. Likevel er finansieringskategorien (det som bestemmer hvor mye finansielle midler vi får for hver student) knyttet til studium rapportering i emnebilde.

3. Studiepoengstatistikken inngår direkte departements finansieringsmodell. Emnedata og eksamensdata. I resultatrapporteringen vil dette se slik ut;

' '