Kursmateriell til FS-Grunnkurs

Grunnkurs FS

Dette kurset finnest også som Videoveiledning: Introduksjon til FS

Generelt

DOKUMENTASJON FRA LEVERANDØREN AV FS (USIT) USIT lager kurs- og brukerdokumentasjon knyttet til FS. Adressen til denne dokumentasjonen er www.fs.usit.uio.no. Du må ha brukernavn og passord for å komme inn på disse sidene. Kontakt FS-brukerstøtte på epost: fs-hjelp@ua.uib.no eller per telefon 84710.

ANDRE HJELPEMIDLER Husk at du også kan trykke på F1-tasten når du står i bilder og felter i FS for å få generell informasjon om bruken av dette feltet/bildet.

Hvordan få tilgang

For å bli bruker av FS må du først få generell konto på UiBs IT-systemer. Dersom du ikke allerede har slik konto, kan du få det ved å gå til https://it.uib.no/Brukarkonto_for_tilsette og følger fremgangsmåten beskrevet der. Deretter må du fylle ut skjema for Taushetserklæring og skjema for Søknad om tilgang til administrative fellessystemer ved Universitetet i Bergen. Disse skjemaene finner du på denne siden: http://www.uib.no/fs/ og sender dem til Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning, Studieadministrativ avdeling (gjerne på fax: 8 32 99).

Innlogging/brukernavn/passord/endring av passord

For å få tilgang til felles administrative systemer ved UiB, inkludert FS, kan man logge på Citrix terminalserver. Se etter ikonet Citrix Program Neighborhood på skrivebordet ditt. Man logger her på med brukernavnet og passordet som du vanligvis bruker når du logger på maskinen.

Fra og med våren 2013 kan man også få tilgang til FS ved å logge på websiden https://adm.uib.no/ Også her logger man på med brukernavnet og passordet som du vanligvis bruker når du logger på maskinen.

For å komme inn på FS klikker du på ikonet som representerer klienten du skal jobbe i. Til vanlig vil du jobbe mot produksjonsbasen (FS- Term), mens i kurssammenheng eller når du vil teste noe, vil det være testbasen (Testbase - FS).

Når man får FS- tilgang innvilget får man oppgitt et brukernavn og passord. Du bør endre passordet du fikk første gang til et personlig valgt passord. Dette gjør du ved å skrive inn brukernavnet ditt og deretter trykke på knappen "Endre passord”. Følg instruksjonene i boksen som dukker opp.

Om rettigheter

Som bruker i FS er rettighetene dine til å gjøre endringer i data og til å se visse typer informasjon begrenset. Det er din overordnede som bestemmer hvilke rettigheter du skal ha. Som ny bruker eller når du ber om flere rettigheter, angir du dette på skjema som sendes til Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning ved Studieadministrativ avdeling. Vær så konkret som mulig når skjemaet fylles ut og oppgi hvilke arbeidsoppgaver du skal utføre i FS. På bakgrunn av dette, gir Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning deg de rettighetene du behøver for å få utført oppgavene. Får du feilmeldinger av typen "Utilstrekkelige privilegier" eller "Objektet fs.??_?????? finnes ikke", betyr dette at du ikke har de rettighetene som behøves for å få gjort det du forsøker på.

Generelt om bruken av FS

Hovedmenyen i FS er det viktig å gjøre seg kjent med. Her kan du velge mellom en lang rekke moduler. En modul er en samling av bilder, rapporter og rutiner som hører naturlig sammen. For å kunne hente fram bilder, rapporter eller rutiner som er plassert under en modul må denne modulen være valgt i hovedmenyen. I tillegg må hovedmenyen være “aktivert” (dvs. at hovedmenyen må være det aktive vinduet). Kun én modul kan være aktiv om gangen.

Det er verdt å merke seg at det eksisterer en egen meny kalt Person. Denne inneholder et eget sett av bilder og rapporter knyttet til personer i FS ofte brukes av mange av FS-brukerne. For ytterligere informasjon om bilder og rapporter se egne underavsnitt. Personmenyen inneholder også et valg for Brev. Denne inneholder et sett av maler for blant annet brev til enkeltpersoner og lignende.

Bilder/Rapporter/Rutiner

I FS-klienten arbeider man enten i et bilde, en rapport eller en rutine. I det som i FS kalles Bilder foregår alt registreringsarbeid. Bildene er også fine til å søke fram begrensende mengder med informasjon. Via det som i FS kalles Rapporter lages alle mulige typer lister. Det kan være navnelister, eksamenslister, stedregistre, emneregistre, studierettlister, opptakslister osv. Vha. det som kalles Rutiner i FS gjøres større jobber mot databasen. Dette er noe de færreste av brukerne kommer borti. Eksempler på rutiner kan være innlasting av søkerdata fra Samordna Opptak (SO) eller oppmelding av kull til eksamen. Få brukere vil ha behov for å kjøre rutiner i FS.

Om Bilder

I forbindelse med bilder er det viktig å bite seg merke i forskjellen mellom søkemodus og registreringsmodus.

Søkemodus

Et bilde åpnes alltid i søkemodus. Legg merke til at bildet har grå bakgrunn. Nå kan du angi hva du ønsker å søke fram. Avhengig av bildet du søker i kan det for eksempel være en person ved hjelp av et fødsels- og personnummer eller det kan være en eksamen ved hjelp av emnekode, år og måned. I dette eksempelet er det angitt at vi vil hente fram en person som heter Loddebolt til etternavn og Jenny til fornavn. Ved hjelp av knapperaden (vist under) som du finner øverst i FS kan vi utføre søket ved å trykke på knappen Hent. Eventuelt kan man trykke enter etter at søkekriteriene er på plass.

Når knappen Hent trykkes vil FS hente alle rader som passer til søkekriteriene og automatisk gå over til registreringsmodus. Når et bilde er i søkemodus kan man bruke alle mulige felt til å søke i. Det finnes også ulike metoder for å avgrense søket best mulig.

• Søking i numeriske felter (For eksempel fødsels- og personnummer, enkeltvis eller i kombinasjon)
• Søking i tekstfelter
• For eksempel et navn eller deler av et navn
• %-tegnet kan brukes som et ”jokertegn”, dvs. som erstatning for ett eller flere (evt. ingen) tegn.
• Får man flere enn ett treff på søket kan man bla via pilene på knapperadmenyen.
• Innsnevring av søk: Jo flere parametre som oppgis, jo bedre avgrensning får søkeresultatet. (For eksempel vil Hansen, Line hente frem færre forekomster enn Hansen alene.)

Hvis ingen søkekriterier oppgis, og man gir Hent-kommandoen på verktøylinjen (evt. trykker enter) vil alle forekomster hentes fra basen. Hvis man oppgir identifikator til en forekomst i sin helhet vil kun én forekomst bli listet. En identifikator er typisk kombinasjonen av fødsels- og personnummer eller studentnummer, som i begge tilfeller vil identifisere en unik forekomst av en person. Et vidt søk gir flere treff. Slike søk foretas gjerne hvis man har mangelfulle data om forekomsten man ønsker å søke frem. Hvor mange treff man får vil kunne ses nederst i venstre billedramme. Nå kommer navigeringsknappene på menylinjen til sin rett.

Pilknappene er gode å ha for å bla frem og tilbake mellom de forekomstene man har fått treff på.

Registreringsmodus

Når bildet er i registreringsmodus (bildet har lysgul bakgrunn som vist over) er bildet klart til å motta nye data. Dette kan være nye personer, nye eksamensmeldinger eller endringer på opplysninger som er registrert fra før, f.eks. en adresseendring. Dersom det er utført et søk og FS fant data som passet til søkekriteriene, går bildet over fra søkemodus til registreringsmodus. Knapperaden inneholder dessuten litt andre knapper når bildet er i registreringsmodus:

Forklaring av de viktigste knappene:

Søk

Tar bildet tilbake til Søkemodus

Ny rad

Oppretter ny forekomst (rad) i bildet

Slett rad

Sletter den aktive forekomsten (raden) i bildet

Oppdater

Lagrer informasjonen som er lagt inn / endret

En kan også gå til registreringsmodus uten å først utføre et søk., f.eks. dersom man ønsker å legge inn en ny rad (f.eks. en person). Dette gjøres ved å trykke knappen som heter Reg før bildet er kommet i registreringsmodus.

Registrering i bilder

Når vi registrerer informasjon i FS gjøres dette enten ved at man endrer eksisterende informasjon (endring av eksisterende rad) eller ved at man registrerer ny informasjon (ny rad). For å endre eksisterende informasjon må en først søke fram den forekomsten man ønsker å utføre endringer på (se eget avsnitt om søking i bilder). Når søket er utført går bildet automatisk over i registreringsmodus. Her endrer man (eller fyller inn i) de feltene man ønsker - før man trykker knappen Oppdater (eller Enter på tastaturet).

I eksempelet over, har vi søkt fram emnet INFO100 og bildet er i registreringsmodus. Nå kan vi gjøre de endringene i feltene som vi ønsker og deretter trykke knappen Oppdater (eller Enter på tastaturet). For å registrere ny informasjon (ny rad) må man være i registreringsmodus og trykke på knappen "Ny rad". En får da opp en blank forekomst hvor en kan starte registreringen.

I eksempelet over, har vi valgt "Ny rad" for å starte registreringen av en helt ny forekomst - alle felter er i utgangspunktet tomme.

Samlebilder

Samlebilder består av to eller flere deler. Den øverste delen viser hovedinformasjonen i bildet. I den nederste delen kan en velge mellom flere underbilder som viser informasjon knyttet til raden i den øverste delen av bildet. Bildene er altså forsøk på å samle informasjon fra flere selvstendige bilder i ett bilde. I FS er det flere måter å hente frem vinduer på. Den vanligste er å åpne et vindu via menyvalgene. Man velger modul og finner rett vindu fra tilhørende meny.

I tillegg kan må åpne bilder på følgende måter:

• direkte overgang til kodebilder ved å dobbeltklikke på relevant felt
• Ctrl-O (Vindusoversikt): Dobbeltklikk på vinduet
• direkte-knapp til andre bilder/rapporter

Legg merke til knappene i høyre del av bildet over. Dette er knapper som automatisk åpner andre bilder/rapporter.

Mulig feilsituasjoner i bilder

Det er verdt å merke seg at når en har utført et søk i et bilde vil en automatisk komme over i registreringsmodus. Dette betyr at dersom en for eksempel har søkt frem en student i et bilde (Studieprogramstudent Samlebilde) og ønsker å søke frem en annen student med utgangspunkt i studentens navn vil en risikere å kunne endre navnet til den studenten som en opprinnelig søkt frem, noe som selvsagt er svært uheldig. Det er derfor viktig å legge merke til om en er i søkemodus (grå bakgrunn) eller i registreringsmodus (lysgul bakgrunn) før en utfører et nytt søk. Å gå fra registreringsmodus kan gjøres ved å trykke på knappen "Søk" på knapperaden eller trykke CTRL + F. Det er her eksemplifisert med studenter i Studieprogramstudent Samlebilde, men denne potensielle feilsituasjonen gjelder generelt for de fleste bilder.

Om Rapporter

Rapportene i FS brukes til å lage ulike typer lister. Det kan være lister over semesterregistrerte studenter, studenter på et kull, studenter meldt til en eksamen, emneliste, osv.

Eksempelet ovenfor viser en rapport som viser studenter i et eller flere studiekull. I øverste del av vinduet angis en del kriterier for hvilke studenter vi ønsker med i listen i nederste del av vinduet. Knapperaden er også annerledes når man arbeider med en rapport:

Forklaring av de viktigste knappene:

Rapport

Starter kjøringen av rapporten/listen (hurtigtast for dette er CTRL + r)

Forh.visn.

Viser rapporten slik den vil komme ut på printeren

Sorter

For å velge hvordan listen sorteres

Adresselapper

Åpner adresselapprapporten for å skrive ut adresselapper til studenter i listen

Datafil

For å eksportere rapporten til for eksempel ren tekstfil, Microsoft Excel eller PDF.

Når rapporten er laget, vil resultatet vises i den nederste delen av vinduet, slik:

Dersom ikke resultatet i listen ble som forventet kan man endre kriteriene som er angitt i øverste del av bildet og kjøre rapporten på nytt. Rapporten kan skrives ut ved å trykke på knappen Skriv i knapperaden. Listen kan sorteres på hvilken som helst av kolonnene. Dette gjøres ved å trykke på knappen Sorter. Det kommer da opp en liten dialogboks hvor en kan velge mellom ferdige sorteringer (i dette tilfelle på Navn), samt en egendefinert sortering.

Om rutiner

Rutiner brukes for å utføre større, automatiserte jobber i FS. Et eksempel på dette kan være kandidatnummerering av studenter til en eksamen på et gitt emne. Dette er en jobb som ville tatt mye tid dersom den ble gjort manuelt, og det er derfor utviklet en rutine som gjør dette på en automatisert måte. Et annet eksempel på en rutine er muligheten for å melde alle studenter som er eksamensmeldte på et gitt emne til undervisningen på det samme emnet De fleste rutiner har mulighet for å velge "med oppdatering av database". Dette gir mulighet for en "testkjøring" av det rutinen skal utføre uten at endringene faktisk blir gjort i FS. Dette gjøres ved at en ikke haker av for oppdatering av databasen (se bildet under), og dette gir mulighet for å kontrollere at rutinen har gjort det som er ønsket før disse endringene blir gjort permanente i FS. Det er derfor viktig å merke seg at en må hake av for "oppdatering av database" og kjøre rutinen på nytt etter en har kjørt rutinen uten oppdatering, ellers vil ikke rutinen ha noen effekt.

De færreste ordinære brukere av FS jobber i særlig grad med rutiner, og det er derfor ikke kommentert i dette avsnittet. Spesifikke rutiner beskrives der det tematisk hører hjemme.

Bokmerker/innstillinger/Profiler

Bokmerker Bokmerker kan betraktes som snarveier til de bildene/rapportene/rutinene du oftest bruker. Du lager et bokmerke ved å først å åpne det vinduet du ønsker å lage bokmerke til og deretter velge "Legg til bokmerke" i fra menyen "Fil". Du kan organisere bokmerkene dine ved å velge "Bokmerker" fra menyen "Verktøy" (kun tilgjengelig når Hovedmenyen er aktiv).

Bokmerkene vises i midten av Hovedmenyen. I dette tilfelle er det laget bokmerke til 5 forskjellige bilder. En kan åpne det aktuelle bildet ved å dobbeltklikke på bokmerket.

Tilpasse hovedmenyen I bildet man får opp ved å velge "Bokmerker" i menyen Verktøy (tilgjengelig når Hovedmenyen er aktiv) kan man også velge å skjule de modulene man ikke bruker så ofte, slik:

I eksempelet over har vi valgt å ikke vise for eksempel Opptaksmodulen og Utvekslingsmodulen. Hovedmenyen ser da slik ut:

Her ser vi hvordan listen med modulvalg er blitt kortere. Ønsker du midlertidig å vise alle modulvalgene igjen, kan du sette et kryss i "Vis alle".

Innstillinger I bildet "Innstillinger" (finnes i menyen Verktøy når Hovedmenyen er aktiv) kan en sette en del standardverdier som vil bli benyttet når du senere åpner rapporter/rutiner. Her kan vi for eksempel angi at alle felter som spør etter årstall skal være forhåndsutfylt med årstallet 2005. Neste gang du åpner en rapport som spør om årstall vil dette feltet være ferdig utfylt med årstallet 2005.

Her er 2005 angitt som standardverdi i rapporter/rutiner.

Automatikk ved registrering av bilder (Profiler ) Når et bilde er i registreringsmodus vil det alltid være tilgjengelig en knapp kalt "Profil". I bildet som dukker opp når denne knappen trykkes, kan en angi standardverdier for felter når en velger ny rad. På denne måten kan en unngå å måtte gjenta samme informasjonen mange ganger.

Her det angitt at alle nye rader skal ha terminkode VÅR og årstall 2006. I tillegg skal språk for eksamen være satt til BOKMÅL, eksamensordning satt til S (for skoleeksamen) og kandidatstatus N. Når en så velger ny rad i bildet, vil disse feltene være ferdig utfylt, slik:

Adresselapper

Å ta ut adresselapper fra FS er enkelt. Man benytter rapporten FS215.001 Adresselapper. Rapporten kan benyttes på to ulike måter:

• 1) Ved bruk av flettefil

Flettefiler kan lages i FS (ved hjelp av knappen "Datafil" som finnes i alle rapporter som lister studenter) eller i en helt vanlig teksteditor (f.eks. notepad). Filen består av fødselsdato (6 siffer) og personnr (5 siffer) adskilt med tabulator. Hvert fødsels- og personnummer på egen linje. I Adresselapprapporten hentes fødsels- og personnumrene inn ved å bruke knappen "Hent flettefil". Når rapporten kjøres vil det lages adresselapper på personene i flettefilen.

• 2) Ved direkte overgang fra en rapport

Alle rapporter i FS (som lister studenter/søkere e.l.) har en egen knapp for adresselapper. Når en trykker denne knappen vil adresselapprapporten åpne seg og være ferdig utfylt med studentene som fantes i rapporten. En trenger da bare kjøre adresselapprapporten for å få laget adresselappene. Rapporten er tilgjengelig fra menyen "Person" og ser slik ut:

Hurtigtaster

Veldig mange menyvalg og knapper i FS kan nåes uten bruk av mus. Dette er besparende for arm og håndledd og en sparer mye tid ved å lære seg tastekombinasjoner for menyvalg og knapper en ofte bruker. Her er en oversikt over tastekombinasjoner:

Meny	Valg	Tast- kombinasjon		Knapp	Funksjon
Fil	Åpne…	Ctrl+O	Dialog for å gå direkte til et bilde (eller rapport)
Fil	Lukk	Ctrl+W	Lukk		Lukker det aktive vinduet
Fil	Oppdater	Ctrl+S	Oppdater		Legger inn nye eller endrede data i databasen
Fil	Hent	Enter	Hent alle forekomster		Henter data fra databasen
Fil	Eksporter data…		Lagre datafil		Åpner dialog for å lagre innhentede data på fil
Fil	Legg til bokmerke				Legger til bokmerke i hovedmenyen for bilde som er aktivt
Fil	Lag adresse-lapper		Adresse-lapper		Forbereder informasjon for adresselapper og åpner deretter rapporten FS215.001 Adresselapper fra flettefil
Fil	Skriv ut vindu				Skriver ut det aktive skjermbildet
Fil	Skriv ut aktivt vindu	Ctrl+P			Skriver ut det aktive vinduet. i flernivå- bilder. Hvis øverste del er aktivert, skrives ut datainnholdet som finnes der (for eksempel alle emner i Emne samlebilde
Fil	Avslutt	Ctrl+Q	Avslutt		Avslutter FS når hovedmenyen er aktivert
Rediger	Kopier nøkkel	Ctrl+Shift+C	Kopier nøkkel		Kopierer nøkkelverdien i feltet hvor markøren står
Rediger	Lim inn nøkkel	Ctrl+Shift+V	Lim inn nøkkel		Limer nøkkelverdien inn i nytt felt hvor markøren står
Rediger	Vis kopierte nøkkel- verdier				Viser kopiert nøkkelverdi i tekstvindu
Rediger	Kopier rad	Ctrl+K			Kopierer aktiv forekomst inn i ny rad
Rediger	Fjern rad		Slett rad		Sletter forekomst i bilde, ev. i aktivt vindu
Rediger	Ny rad	Ctrl+N	Ny rad		Setter inn nye forekomster i aktivt vindu
Rediger	Bruker-profil	Ctrl+B	Endre profil for felt		Åpner dialog for å endre brukerprofil (innsettingsvalg)
Rediger	Tekstfelt	Ctrl+T			Åpner dialog som viser tekstfeltets navn, lengde og innhold
Rediger	Sorter…				Åpner dialog for å sortere forekomstene som er hentet fram
Rediger	Filtrer…				Åpner dialog for å søke frem et utvalg av informasjon som er hentet fra databasen, for eksempel:etternavn = 'Hansen'
Rediger	Blank ut spørre- buffer	Ctrl+L			Sletter tidligere registrerte søkekriterier
Rediger	Neste datavindu	Alt+Z			Gjør neste vindu i bildet aktivt (roterer)
Vis	Første side		Første		Går til første forekomst av de som er hentet fram
Vis	Neste side		Neste		Går til neste forekomst av de som er hentet fram
Vis	Forrige side		Forrige		Går til forrige forekomst av de som er hentet fram
Vis	Siste side		Siste		Går til siste forekomst av de som er hentet fram
Vis	Markert rad		Markert rad		Viser alle forekomster i et underbilde for raden som er markert i det øverste bildet i flernivå- bilder
Modus	Lag søk	Ctrl+F	Søk		Setter bildet i søkemodus med grå bakgrunn
Modus	Registreringsmodus	Ctrl+R	Registreringsmodus		Setter bildet i registreringsmodus, med hvit bakgrunn
Vindu	Vis hovedmeny	Ctrl-h	Vis hovedmeny		Henter fram hovedmenyen uansett hvor en er i FS
Person/ Personbilder	Vis Student samlebilde	ctrl-b	Student samlebilde		Henter fram Student samlebilde når en står i hovedmenyen
		ctrl-hb	Student samlebilde		Henter først fram hovedmenyen (ctrl-h) og deretter Student samlebilde (ctrl-b)

Brukerstøtte for Felles Studentsystem (FS)

Seksjon for studiekvalitet yter brukerstøtte til alle FS-brukere men det er naturlig å først forhøre seg med fakultetet om de kan hjelpe. Fakultetet har et spesielt ansvar for å bygge opp sentral FS-kompetanse. Oversikt over superbrukere:

Vi har flyttet brukerdokumentasjonen for FS til Mitt UiB:

https://mitt.uib.no/courses/9257

FS-brukerstøtte er organisert som en vaktordning der "vakthavende" kan nåes på 8 47 10 (innenfor normal arbeidstid) eller på epost til fs-hjelp@uib.no

Ofte stilte spørsmål

Vi har flyttet brukerdokumentasjonen for FS til Mitt UiB:

https://mitt.uib.no/courses/9257