Viktige begreper
ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. ArkfaneePhortes detaljvisningsbilde inneholder metadata (utfyllende informasjon) om journalposten (brevet eller notatet). Ulike informasjon er organisert under uliker arkfaner. En arkfane innholder altså avgrensete informasjonsbolker om journalposten, for eksempel om antal dokumenter, om et er merknader til journalposten, hvem som er avsender (for inngående brev) eller mottaker (både hovedmottaker og kopimottaker) av journalposten og dokumentdato,journaldato og skjermingsinformasjon (under arkfanen "journalpostdetaljer"). ArkivdelEn vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det. JournalføringSystematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. JournalpostJournalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ ekspedisjon. Sak/SaksmappeSaksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak. StatusStatuser i ePhorte angir hvor langt saker, journalposter er kommet i et saksbehandlingsforløp. Saksstatus viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. Disse statuskodene benyttes:
De vanligste journalstatusene er:
SøkVi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk).
TilgangskoderKode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til Dokumentsenter 1 sine sider på UiB sitt intranett
|
Brukerveiledning ePhorteTilgang og påloggingOpprette en sak eller skrive et brev
GodkjenningsfunksjonalitetRestanser - brev og notater som må følges oppTilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter
E-postStyrebehandlingOfte stilte spørsmål om Ephorte |