Viktige begreper

ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. Dersom du har flere så kan du mer enn gjerne legge dem til her på siden ved å logge deg inn selv. Sak/Saksmappe Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak. Journalpost Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ ekspedisjon. Tilgangskode Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Søk Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk). Arkivdel Journalføing