Viktige begreper: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
(11 mellomliggende versjoner av 4 brukere er ikke vist) | |||
Linje 4: | Linje 4: | ||
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; "> | <div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; "> | ||
ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her | ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. | ||
===Arkfane=== | ===Arkfane=== | ||
ePhortes [[Inndelingen av skjermen|detaljvisningsbilde]] inneholder metadata (utfyllende informasjon) om journalposten (brevet eller notatet). Ulike informasjon er organisert under uliker arkfaner. En arkfane innholder altså avgrensete informasjonsbolker om journalposten, for eksempel om | ePhortes [[Inndelingen av skjermen|detaljvisningsbilde]] inneholder metadata (utfyllende informasjon) om journalposten (brevet eller notatet). Ulike informasjon er organisert under uliker arkfaner. En arkfane innholder altså avgrensete informasjonsbolker om journalposten, for eksempel om antall dokumenter, om det er merknader til journalposten, hvem som er avsender (for inngående brev) eller mottaker (både hovedmottaker og kopimottaker) av journalposten og dokumentdato, journaldato og skjermingsinformasjon (under arkfanen "journalpostdetaljer"). | ||
===Arkivdel=== | ===Arkivdel=== | ||
En vilkårlig definert del av et arkiv | En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det. | ||
===Journalføring=== | ===Journalføring=== | ||
Linje 20: | Linje 20: | ||
===Journalpost=== | ===Journalpost=== | ||
Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ ekspedisjon. | Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. En journalpost er ikke det samme som et dokument. Journalposten er som en konvolutt. En oppretter dokumenter (hoveddokument og eventuelle vedlegg) inne i journalposten/konvolutten. | ||
===Sak/Saksmappe=== | ===Sak/Saksmappe=== | ||
Linje 27: | Linje 27: | ||
===Status=== | ===Status=== | ||
Statuser i ePhorte angir hvor langt saker | Statuser i ePhorte angir hvor langt saker og journalposter er kommet i et saksbehandlingsforløp. | ||
'''Saksstatus''' viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. | '''Saksstatus''' viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. | ||
Linje 43: | Linje 43: | ||
De vanligste journalstatusene er: | De vanligste journalstatusene er: | ||
:''R - Reservert.'' Journalposten er opprettet av saksbehandler og under arbeid | :''R - Reservert.'' Journalposten er opprettet av saksbehandler og er under arbeid | ||
:''S - Registrert av saksbehandler.'' Status når saksbehandler/leder har opprettet inngående brev/epost til UiB | :''S - Registrert av saksbehandler.'' Status når saksbehandler/leder har opprettet inngående brev/epost til UiB | ||
:''G - Sendt til godkjenning.'' Journalposten er sendt til én leder for [[Enkel godkjenning for saksbehandler|godkjenning]] | :''G - Sendt til godkjenning.'' Journalposten er sendt til én leder for [[Enkel godkjenning for saksbehandler|godkjenning]] | ||
:''F - Ferdig.'' Journalposten er ferdig fra saksbehandler/leder. Interne notater er da "sendt", mens utgående brev kan | :''F - Ferdig.'' Journalposten er ferdig fra saksbehandler/leder. Interne notater er da "sendt", mens utgående brev kan ekspederes i henhold til rutiner ved Universitetet | ||
:''J - Journalført.'' Journalposten er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten og opplysningene kan legges ut på [http://www.uib.no/info/offjournal/ offentlig journal for UiB] | :''J - Journalført.'' Journalposten er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten og opplysningene kan legges ut på [http://www.uib.no/info/offjournal/ offentlig journal for UiB] | ||
Linje 52: | Linje 52: | ||
===Søk=== | ===Søk=== | ||
Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk). | Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte (verktøylinjen) vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk). | ||
===Tilgangskoder=== | ===Tilgangskoder=== | ||
Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til | Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til Seksjon for dokumentasjonsforvaltning sine Arkiwiki-sider (http://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php/Hovedside). | ||
Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument | Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument | ||
Linje 73: | Linje 72: | ||
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | <div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | ||
{{:ephortemeny}} | |||
Siste sideversjon per 24. nov. 2020 kl. 08:31
ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. ArkfaneePhortes detaljvisningsbilde inneholder metadata (utfyllende informasjon) om journalposten (brevet eller notatet). Ulike informasjon er organisert under uliker arkfaner. En arkfane innholder altså avgrensete informasjonsbolker om journalposten, for eksempel om antall dokumenter, om det er merknader til journalposten, hvem som er avsender (for inngående brev) eller mottaker (både hovedmottaker og kopimottaker) av journalposten og dokumentdato, journaldato og skjermingsinformasjon (under arkfanen "journalpostdetaljer"). ArkivdelEn vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det. JournalføringSystematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. JournalpostJournalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. En journalpost er ikke det samme som et dokument. Journalposten er som en konvolutt. En oppretter dokumenter (hoveddokument og eventuelle vedlegg) inne i journalposten/konvolutten. Sak/SaksmappeSaksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak. StatusStatuser i ePhorte angir hvor langt saker og journalposter er kommet i et saksbehandlingsforløp. Saksstatus viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. Disse statuskodene benyttes:
De vanligste journalstatusene er:
SøkVi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte (verktøylinjen) vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk).
TilgangskoderKode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til Seksjon for dokumentasjonsforvaltning sine Arkiwiki-sider (http://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php/Hovedside). Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument
|
Brukerveiledning ePhorteTilgang og påloggingOpprette en sak eller skrive et brev
GodkjenningsfunksjonalitetRestanser - brev og notater som må følges oppTilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter
E-postStyrebehandlingOfte stilte spørsmål om Ephorte |