Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Forskjell mellom versjoner av «Viktige begreper»

Fra arkiwiki
Linje 21: Linje 21:
 
'''Saksstatus''' viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten.  Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken.  Disse statuskodene benyttes:
 
'''Saksstatus''' viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten.  Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken.  Disse statuskodene benyttes:
  
Journalstatus benyttes for å angi hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter. De vanligste journalstatusene er:
+
'''Journalstatus''' angir hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter. De vanligste journalstatusene er:
  
  

Revisjonen fra 25. feb. 2009 kl. 13:11

ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. Dersom du har flere så kan du mer enn gjerne legge dem til her på siden ved å logge deg inn selv.

Sak/Saksmappe

Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak.

Journalpost

Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ ekspedisjon.

Dokumentpost

Dokumenttype

Status

Statuser i ePhorte angir hvor langt saker, journalposter står i et saksbehandlingsforløp.

Saksstatus viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. Disse statuskodene benyttes:

Journalstatus angir hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter. De vanligste journalstatusene er:


Tilgangskode

Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse her:autorisering

Søk

Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk).

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv (1) hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.


Journalføing

Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Arkfane

Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument

Arkfane.JPG