Viktige begreper

ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her. Dersom du har flere så kan du mer enn gjerne legge dem til her på siden ved å logge deg inn selv. Arkfane Arkivdel En vilkårlig definert del av et arkiv (1) hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det. Journalføring Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Journalpost Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ ekspedisjon. Dokumentpost Dokumenttype Sak/Saksmappe Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak. Status Statuser i ePhorte angir hvor langt saker, journalposter er kommet i et saksbehandlingsforløp. Saksstatus viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken. Disse statuskodene benyttes: R - Reservert. Viser at en sak er opprettet av saksbehandler eller leder B - Under behandling. Status som viser at saksopplysningene er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten F - Ferdig. Saken er ferdigstilt av sakseier. Ingen flere journalposter kan da opprettes i saken A - Avsluttet. Saken er avsluttet av arkivtjenesten Journalstatus angir hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter. De vanligste journalstatusene er: R - Reservert. Journalposten er opprettet av saksbehandler og under arbeid S - Registrert av saksbehandler. Status når saksbehandler/leder har opprettet inngående brev/epost til UiB G - Sendt til godkjenning. Journalposten er sendt til én leder for godkjenning F - Ferdig. Journalposten er ferdig fra saksbehandler/leder. Interne notater er da "sendt", mens utgående brev kan skrives ut, signeres og postlegges i henhold til rutiner ved Universitetet J - Journalført. Journalposten er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten og opplysningene kan legges ut på offentlig journal for UiB Søk Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk). Tilgangskoder Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til Dokumentsenter 1 sine sider på UiB sitt intranett Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument

Brukerveildedning for ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Inndelingen av skjermen Venstremeny Navigering Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Opprett/ Rediger journalpost Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Enkel godkjenning for saksbehandler Enkel godkjenning for leder Godkjenningsrunde - saksbehandler Godkjenningsrunde - leder Følg opp restanser Fordele journalposter Søkemuligheter Importere epost Sette opp dokumentflyt Lage Ad Hoc tilgangsgruppe Brukerstøtte Vanlige feil Ofte stilte spørsmål om Ephorte