- En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg. Det finnes ulike typer dokument; internt notat (N), internt notat (X), inngående (I) og utgående (U).
- Internt notat (N) er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en restanse).
- Internt notat (X) er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
- Utgående er brev som skal sendes ut fra UiB
- For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
- Klikk på
- Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel Nytt notat (N)
- Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
- Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet), mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
- Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
- Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på
Når du er ferdig med dokumentet:
- Klikk tilbake til ePhorteweb
- Vil du lagre endringer, svar ja
- Klikk ”Utfør”
- Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
- Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
- Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal.
- Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
Se også funksjonaliteten "Ny versjon" Ny dokumentversjon