Denne siden er under arbeid sist oppdatert 18.3.2014
Historisk arkiv
Bestandsoversikt
UiB er geografisk spredd over store områder og arkivbestanden er foreløpig bare delvis satt bort i sentrale lokaler.Et bortsettingsarkiv er et arkiv som inneholder saker som ikke lenger er i aktivt bruk. Ved overføring av arkiv til bortsettingsarkiv er det viktig at arkivene beholder sin indre orden og sammenheng; sin proveniens. Arkiver som overføres til bortsetting bør være ryddet, jf. arkivforskriftens § 3-14 [1], men dette prinsippet kan fravikes dersom tungtveiende hensyn taler for det.
Et trekk ved UiBs arkivbestand er at den er svært mangfoldig og uensartet. Arkivene har vokst fram i ulike administrative sammenhenger, og kulturer med varierende arkivfaglig fokus og kompetanse, noe som preger arkivtilstanden.
for mer om bestandsoversikt se Arkivplan for UiB
Bortsettingsarkivet - Bestandsoversikt etter reol nummer
Oppdatert 25.11.2013
| Plassering
|
Arkivserie
|
Enhet
|
|
Tidsrom
|
Hyllemeter
|
| Reol 22
|
A, B, C
|
Sentraladministrasjonen
|
Arbeidsmiljøutvalg
|
1991-2004
|
2,2
|
| Reol 22
|
P
|
Det medisinsk-odontologiske fakultet
|
Inst. for samfunnsmed
|
1972-1985
|
0,1
|
| Reol 22 og 21
|
A, B, C, D og P
|
|
Bergensmodellen
|
1994-1999
|
3,8
|
| Reol 22
|
D
Dr. grader ved UiB alle doktorgradsavhandlinger inkludert sakspapirer og tilskudd til trykking av dr. grader
|
|
|
|
|
| Reol 22
|
D
|
|
Dr. grader ved UiB og Dr. Philos
|
1997-2003
|
1,7
|
| Reol 22
|
D
|
|
Det psykologiske fakultet, Dr. grader og Dr. Psychol
|
1980-2002
|
0,9
|
| Reol 22
|
D
|
SV – fakultetet, Dr. grader
|
1971-2002
|
3,1
|
| Reol 22
|
D
|
|
Odontologisk Fakultet, Dr. grader
|
1967-2002
|
0,6
|
| Reol 22
|
D
|
|
Det medisinske fakultet, Dr. grader
|
1952-2003
|
2,9
|
| Reol 22
|
D
|
|
Det matematisk naturvitenskaplige fakultet, Dr. grader
|
1952-2003
|
8,4
|
| Reol 22
|
D
|
|
Dr. grader ved UiB og Dr. Philos
|
1997-2003
|
1,7
|
| Reol 22
|
D
|
|
Det juridiske fakultet, Dr. grader
|
1983-2003
|
0,7
|
| Reol 22
|
D
|
|
HF – fakultetet, Dr. grader
|
1953-2003
|
4,7
|
| Reol 21
|
P
|
|
Personalarkiv
|
1968-1994
|
14,6
|
| Reol 20
|
Z
|
|
Fakulteter og UiB adm
|
1951-1991
|
5,6
|
| Reol 20
|
D
|
UiB administrasjon
|
Arkivmateriale fra Det akademiske kollegium (DAK)
|
1949-2003
|
4,7
|
| Reol 20
|
D
|
|
CMR, Høyteknologisenteret, M. Lerheims arkiv, Flood m.m
|
|
|
| Reol 19
|
B
|
UiB administrasjon
|
Kopibøker, annonser
|
1949-2001
|
9
|
| Reol 18, 17 og 16
|
D
|
|
Rullearkiv tidligere hos DS01
|
1978-1997
|
192?
|
| Reol 17,16 og 15
|
D
|
ulike arkivskapere
|
adm. saksarkiv
|
1952-2001
|
71,1
|
| Reol 16
|
D
|
|
UiB administrasjon saksarkiv
|
1948-1971
|
31
|
| Reol 14
|
Fa
|
Fakultetene
|
Eksamens besvarelser
|
1970-1980
|
18,1
|
Oversikt over saksarkiv ved UiB
Oppdatert 20.6.2011
| Arkivperioder
|
Plassering
|
| Arkivperioden 1948-1972
|
bortsettingsarkiv (ordnet materiale)
|
| Arkivperioden 1973-1977
|
bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
|
| Arkivperioden 1978-1997
|
bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
|
| Arkivperioden 1992-2006
konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992
|
ePhortehist
selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene
|
| Arkivperioden 2006 –
UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006
|
ePhorte
|
| Arkivperioden 2011 –
Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling)
Gjelder fakultetene:
- Det humanistiske fakultet
- Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Det psykologiske fakultet.
|
ePhorte
|
Oversikt over personalmapper ved UiB
Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009
Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.
Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009
Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen
Oppdatert 12.8.2010
| Personalmapper ved UiB
|
Plassering
|
| Arkivperioden før 1968
inneholder lønnsbilag mv.
|
tilfluktsrom JUS
samme rom som fakturaer oppbevares
|
| Arkivperioden 1968-1994
|
bortsettingsarkiv
|
| Arkivperioden 1994-2002
|
Personal- og organisasjonsavdelingen
|
| Arkivperioden 2002-2009
|
enhetene
|
| Arkivperioden 2009
UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.
|
ePhorte
|
Journalsystemer
|
