UiBs arkiver

Historisk arkiv

Bestandsoversikt

UiB er geografisk spredd over store områder og arkivbestanden er foreløpig bare delvis satt bort i sentrale lokaler.Et bortsettingsarkiv er et arkiv som inneholder saker som ikke lenger er i aktivt bruk. Ved overføring av arkiv til bortsettingsarkiv er det viktig at arkivene beholder sin indre orden og sammenheng; sin proveniens. Arkiver som overføres til bortsetting bør være ryddet, jf. arkivforskriftens § 3-14 [1], men dette prinsippet kan fravikes dersom tungtveiende hensyn taler for det.

Et trekk ved UiBs arkivbestand er at den er svært mangfoldig og uensartet. Arkivene har vokst fram i ulike administrative sammenhenger, og kulturer med varierende arkivfaglig fokus og kompetanse, noe som preger arkivtilstanden.

for mer om bestandsoversikt se Arkivplan for UiB

Bortsettingsarkivet - Bestandsoversikt etter reol nummer

Oppdatert 29.2.2014

Plassering	Arkivserie	Enhet		Tidsrom	Hyllemeter
Umerket reol		Bergen Museum		historisk arkiv	17 hyller
Reol 22	A, B, C	Sentraladministrasjonen	Arbeidsmiljøutvalg	1991-2004	2,2
Reol 22	P	Det medisinsk-odontologiske fakultet	Inst. for samfunnsmed	1972-1985	0,1
Reol 22 og 21	A, B, C, D og P		Bergensmodellen	1994-1999	3,8
Reol 22	D Dr. grader ved UiB alle doktorgradsavhandlinger inkludert sakspapirer og tilskudd til trykking av dr. grader
Reol 22	D		Dr. grader ved UiB og Dr. Philos	1997-2003	1,7
Reol 22	D		Det psykologiske fakultet, Dr. grader og Dr. Psychol	1980-2002	0,9
Reol 22	D	SV – fakultetet, Dr. grader	1971-2002	3,1
Reol 22	D		Odontologisk Fakultet, Dr. grader	1967-2002	0,6
Reol 22	D		Det medisinske fakultet, Dr. grader	1952-2003	2,9
Reol 22	D		Det matematisk naturvitenskaplige fakultet, Dr. grader	1952-2003	8,4
Reol 22	D		Dr. grader ved UiB og Dr. Philos	1997-2003	1,7
Reol 22	D		Det juridiske fakultet, Dr. grader	1983-2003	0,7
Reol 22	D		HF – fakultetet, Dr. grader	1953-2003	4,7
Reol 21 A	D	Sentraladministrasjonen	Forskningsadministrativ avdeling	1985-1990	2,7
Reol 21 A	D		Unifob	1985-1990	1
Reol 21	P		Personalarkiv	1968-1994	14,6
Reol 20	Z	Fakulteter og UiB adm		1951-1991	5,6
Reol 20	D	UiB administrasjon	Arkivmateriale fra Det akademiske kollegium (DAK)	1949-2003	4,7
Reol 20	D		CMR, Høyteknologisenteret, M. Lerheims arkiv, Flood m.m
Reol 19	B	UiB administrasjon	Kopibøker, annonser	1949-2001	9
Reol 18, 17 og 16	D		Rullearkiv tidligere hos DS01	1978-1997	192?
Reol 17,16 og 15	D	ulike arkivskapere	adm. saksarkiv	1952-2001	71,1
Reol 16	D		UiB administrasjon saksarkiv	1948-1971	31
Reol 14	Fa	Fakultetene	Eksamens besvarelser	1970-1980	18,1
	F	Eksamensprotokoller	Merk: protokoller fra ped.sem; 1955-1981 er oppbevart hos SA. kontakt Elin Angerman	1955-1981
	F	Eksamensprotokoller	Merk protokoller fra ped.sem; 1982- er oppbevart hos Psyfa. kontakt Guri Myrvoll	1982-
Reol 14	F	Studieadministrativ avdeling	Eksamensprotokoller;Det humanistiske fakultet	1982-1999
Reol 14	F	Studieadministrativ avdeling	Eksamensprotokoller;Det humanistiske fakultet	1982-1999
Reol 14	F	Studieadministrativ avdeling	Eksamensprotokoller;Det samfunnsvitenskapelige fakultet	1982-1999
Reol 14	F	Studieadministrativ avdeling	Eksamensprotokoller;Det psykologiske fakultet, samt pedagogikk og helsefag	1976-1999
Reol 14	F	Studieadministrativ avdeling	Eksamensprotokoller;Ex.Phil	1983-1998
Reol 13	A, B, C, D og P	Sentraladministrasjonen	IT avdelingen	1962-2006
Reol 11	D	Det psykologiske fakultet		1974-1990	83 permer
Reol 11	D	Det psykologiske fakultet		1971-2000	23,5
Reol 9		Det samfunnsvitenskapelige fakultet	Dr.gradskandidater	1986-2006	4,1
Reol 9 og 8		ulike arkivskapere		1971-2006	59,8
Reol 7 og 6	A, B, C og D	Det medisinsk-odontologiske fakultet		1949-1997	14,9
Reol 6			Rek Vest, prosjekt	1985-2004	19
Reol 1	A, B, C, D og Fb	Det humanistiske fakultet		1955-2006	22,9 + ca 3 hm på tralle
Arkivskap *ved inngangsdør		UiB administrasjon			14 skap*

Oversikt over saksarkiv ved UiB

Oppdatert 20.6.2011

Arkivperioder	Plassering
Arkivperioden 1948-1972	bortsettingsarkiv (ordnet materiale)
Arkivperioden 1973-1977	bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1978-1997	bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1992-2006 konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992	ePhortehist selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene
Arkivperioden 2006 – UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006	ePhorte
Arkivperioden 2011 – Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene: Det humanistiske fakultet Det samfunnsvitenskapelige fakultet Det psykologiske fakultet.	ePhorte

Oversikt over personalmapper ved UiB

Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009

Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.

Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009

Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen

Oppdatert 12.8.2010

Personalmapper ved UiB	Plassering
Arkivperioden før 1968 inneholder lønnsbilag mv.	tilfluktsrom JUS samme rom som fakturaer oppbevares
Arkivperioden 1968-1994	bortsettingsarkiv
Arkivperioden 1994-2002	Personal- og organisasjonsavdelingen
Arkivperioden 2002-2009	enhetene
Arkivperioden 2009 UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.	ePhorte