Skrive et brev eller internt notat: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
(32 mellomliggende versjoner av 2 brukere er ikke vist) | |||
Linje 5: | Linje 5: | ||
==Opprette journalpost== | |||
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. | Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. | ||
<br />En journalpost består av | <br />En journalpost består av et hoveddokument med eventuelle vedlegg. | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 13: | Linje 14: | ||
# ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]]. | # ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]]. | ||
# ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | # ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | ||
# ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB | # ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB. | ||
# ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. | # ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. | ||
# ''''Saksframlegg (S)'''' brukes når en skal lage saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter utvalgsmodulen i ePhorte. | |||
# ''''Mappedokument (Y)'''' skal kun brukes unntaksvis. Denne typen dokumenter er ikke del av saksbehandlingen. Dokumenttype Y er å regne som hjelpedokumenter i saker. | |||
Merk at det er innholdet i dokumentene – ikke selve dokumenttypen - som avgjør om dokumentet krever oppfølging. Saksbehandler kan ha opprettet et N-notat og være av den oppfatning at her må mottaker følge opp. Som mottaker avgjør du om du skal følge opp, eller om du bare skal avskrive restansen. Tilsvarende kan du velge å følge opp dokumenter sendt som X-notat. Innhold trumfer dokumenttype. | |||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 24: | Linje 30: | ||
<br /> | <br /> | ||
[[Fil:Saksmappenavn. | [[Fil:Saksmappenavn.JPG|border|1000px]] | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 33: | Linje 39: | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
===Fyll inn metadata=== | |||
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | * Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | ||
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev) | * Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under <br />(i dette bildet for utgående brev) | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 41: | Linje 48: | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, | * Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangsgruppe <br />(fast eller ad hoc), tilgangskode, skjerming av tekst m.m.) | ||
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | * Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | ||
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | * Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | ||
===Når du er ferdig med dokumentet=== | |||
*Klikk tilbake til ePhorteweb | *Klikk tilbake til ePhorteweb | ||
*Vil du lagre endringer, svar ja | *Vil du lagre endringer, svar ja | ||
Linje 64: | Linje 64: | ||
===Ferdigstille journalposten=== | |||
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: | Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 77: | Linje 71: | ||
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes. | ==Redigere dokument== | ||
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".<br /> | |||
Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. <br /> | |||
Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes. | |||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 86: | Linje 83: | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
''' | |||
==Se video - Opprette nytt internt notat== | |||
[https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/d/d9/Foryoutube.ogv <big>'''Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat'''</big>] | |||
==Relaterte lenker== | |||
<br /> | <br /> | ||
[[Legge til og slette vedlegg]] | [[Legge til og slette vedlegg]] | ||
Linje 97: | Linje 101: | ||
<br /> | <br /> | ||
</div> | </div> | ||
Linje 105: | Linje 109: | ||
| width="29%" style="vertical-align:top" | | | width="29%" style="vertical-align:top" | | ||
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | <div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | ||
Siste sideversjon per 21. okt. 2020 kl. 12:33
Opprette journalpostEt brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
Fyll inn metadata
Når du er ferdig med dokumentet
Ferdigstille journalpostenDet er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
Redigere dokumentDersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".
Se video - Opprette nytt internt notatTrykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat Relaterte lenker
|
|