Skrive et brev eller internt notat: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
(45 mellomliggende versjoner av 3 brukere er ikke vist) | |||
Linje 4: | Linje 4: | ||
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; "> | <div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; "> | ||
==Opprette journalpost== | |||
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. | |||
<br />En journalpost består av et hoveddokument med eventuelle vedlegg. | |||
<br /> | |||
<br /> | |||
<br />Det finnes ulike typer dokument: | |||
# ''Internt notat (N)'' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''restanse''). | # ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]]. | ||
# ''Internt notat (X)'' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | # ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | ||
# ''Utgående'' er brev som skal sendes ut fra UiB | # ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB. | ||
# ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. | |||
# ''''Saksframlegg (S)'''' brukes når en skal lage saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter utvalgsmodulen i ePhorte. | |||
# ''''Mappedokument (Y)'''' skal kun brukes unntaksvis. Denne typen dokumenter er ikke del av saksbehandlingen. Dokumenttype Y er å regne som hjelpedokumenter i saker. | |||
Merk at det er innholdet i dokumentene – ikke selve dokumenttypen - som avgjør om dokumentet krever oppfølging. Saksbehandler kan ha opprettet et N-notat og være av den oppfatning at her må mottaker følge opp. Som mottaker avgjør du om du skal følge opp, eller om du bare skal avskrive restansen. Tilsvarende kan du velge å følge opp dokumenter sendt som X-notat. Innhold trumfer dokumenttype. | |||
<br /> | |||
<br /> | |||
* For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre. | * For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre. | ||
* Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]] | * Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]] | ||
<br /> | |||
<br /> | |||
* Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel ''Nytt notat (N)'' | [[Fil:Saksmappenavn.JPG|border|1000px]] | ||
<br /> | |||
<br /> | |||
* Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel ''''Nytt notat (N)'''' . | |||
<br /> | |||
[[Bilde:Opprettnyjournalpos_2010.JPG]] | [[Bilde:Opprettnyjournalpos_2010.JPG]] | ||
<br /> | |||
<br /> | |||
===Fyll inn metadata=== | |||
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | * Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | ||
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev) | * Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under <br />(i dette bildet for utgående brev) | ||
<br /> | |||
<br /> | |||
[[Fil:Innholdsfelt utbrev.JPG]] | [[Fil:Innholdsfelt utbrev.JPG]] | ||
<br /> | |||
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, | <br /> | ||
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangsgruppe <br />(fast eller ad hoc), tilgangskode, skjerming av tekst m.m.) | |||
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | * Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | ||
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | * Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | ||
===Når du er ferdig med dokumentet=== | |||
Når du er ferdig med dokumentet | |||
*Klikk tilbake til ePhorteweb | *Klikk tilbake til ePhorteweb | ||
*Vil du lagre endringer, svar ja | *Vil du lagre endringer, svar ja | ||
Linje 45: | Linje 64: | ||
[[ | ===Ferdigstille journalposten=== | ||
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: | |||
<br /> | |||
<br /> | |||
[[Fil:Ferdigstilldokument_utførboksen_2010.JPG]] | |||
==Redigere dokument== | |||
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".<br /> | |||
Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. <br /> | |||
Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes. | |||
<br /> | |||
<br /> | |||
[[Bilde:Redigertekstdokument_2010.JPG]] | |||
Se også funksjonaliteten "Ny versjon" [[Ny dokumentversjon]] | |||
[[ | <br /> | ||
<br /> | |||
==Se video - Opprette nytt internt notat== | |||
[https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/d/d9/Foryoutube.ogv <big>'''Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat'''</big>] | |||
==Relaterte lenker== | |||
<br /> | |||
[[Legge til og slette vedlegg]] | |||
<br /> | |||
[[Utsjekkede dokumenter]] | |||
<br /> | |||
[[Ny dokumentversjon]] | |||
<br /> | |||
<br /> | |||
</div> | </div> | ||
Linje 72: | Linje 109: | ||
| width="29%" style="vertical-align:top" | | | width="29%" style="vertical-align:top" | | ||
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | <div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | ||
Siste sideversjon per 21. okt. 2020 kl. 12:33
Opprette journalpostEt brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
Fyll inn metadata
Når du er ferdig med dokumentet
Ferdigstille journalpostenDet er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
Redigere dokumentDersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".
Se video - Opprette nytt internt notatTrykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat Relaterte lenker
|
|