Vis kilden til Skrive et brev eller internt notat

{| width="100%"
|-
|style="vertical-align:top" |
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">


==Opprette journalpost==
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. 
<br />En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg.
<br />
<br />
<br />Det finnes ulike typer dokument:

# ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]].
# ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
# ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB
# ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. 
<br />
<br />

* For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.

* Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]]
<br />
<br />

[[Fil:Saksmappenavn.JPG|border|1000px]]

<br />
<br />
* Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel ''''Nytt notat (N)'''' .
<br />
[[Bilde:Opprettnyjournalpos_2010.JPG]]
<br />
<br />
===Fyll inn metadata===
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet

* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev)
<br />
<br />
[[Fil:Innholdsfelt utbrev.JPG]]
<br />
<br />
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, [[Tilgangsgruppe_-_fast_og_ad.hoc|tilgangskode]], skjerming av tekst mm)

*I brev ut fra UiB legger du til mottakere som vist på bildet under 
<br />
<br />
[[Fil:Mottakere til utbrev.JPG|border|1000px]]


* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.

* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
<br />
<br />
===Når du er ferdig med dokumentet===
*Klikk tilbake til ePhorteweb
*Vil du lagre endringer, svar ja
*Klikk ”Utfør” 
*Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
*Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
*Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at  arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J)  og legger det ut på offentlig journal. 
*Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. 


[[ePhorte og Windows 7, Office 2010]]
*tilbake til ePhorteweb knappen ligger her under Add-Ins knappen, slik:

[[Fil:Add-Ins2.JPG]]


===Ferdigstille journalposten===
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
<br />
<br />
[[Fil:Ferdigstilldokument_utførboksen_2010.JPG]] 

==Redigere dokument==
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".<br />
Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. <br />
Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
<br />
<br />
[[Bilde:Redigertekstdokument_2010.JPG]]


Se også funksjonaliteten "Ny versjon" [[Ny dokumentversjon]]
<br />
<br />
==Relaterte lenker== 
<br />
[[Legge til og slette vedlegg]]
<br />
[[Utsjekkede dokumenter]]
<br />
[[Ny dokumentversjon]]
<br />

<br />
</div>

==Se instruksjonsvideo==

[[Kategori:Ephorte]]


| width="29%" style="vertical-align:top" |
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">

{{:ephortemeny}}