Søkemuligheter

Som nevnt har du flere predefinerte søk i venstremenyen. Noen ganger behøver man å søke etter saker, journalposter, dokumenter og så videre utover disse. Da kan du bruke alternativene "Hurtigsøk", "Søk" og "Avansert søk" som du finner helt øverst på skjermen. Hver av disse søkevinduene gir ulike muligheter for informasjonsgjenfinning. Hurtigsøk Kommer opp som et eget vindu (popup). Inneholder søkekriteriene Saksnr (år/nr), Løpenr (nr/år) og Dokumentnr. Dette søket er for deg som allerede vet saksnummeret (og eventuelt dokumentnummeret) du vil se på. Du skriver inn årstall/saksnummer (8/503) i feltet og klikker "Søk" for å finne saken. Det er ikke nødvendig å skrive hele årstallet (2008). Om du kjenner til løpenummeret kan du også søke på det, da skal årstallet stå sist, og løpenummeret først (Feks 23093/2007, her må du skrive inn hele årstallet). Søk Standard søk Valget Søk gir tilgang til å utføre et søk ved hjelp av et sett enkle kriterier, mens Avansert søk gir deg tilgang til å utføre søk med flere kriterier. For å utføre et søk skal du gå frem på følgende måte: Velg hva du skal søke etter – f. eks Saksmappe eller journalpost Sett inn søkekreterier Trykk på verktøyknappen Søk nå for å starte søket og vise forekomster som tilfredsstiller dine kriterier eller ”Søk antall” for å vise antall forekomster som tilfredsstiller kriteriene Avansert søk Når du skal bruke avansert søk må du først bestemme deg for hva du skal søke etter. Ønsker du å søke etter en sak med journalposter eller kun journalposter. Maksimum antall poster er som oftest stilt med default 100, husk å endre tallverdien dersom du ønsker flere/ferre treff. Søk med flere kriterier Hvis du søker på journalposter/dokumentposter med innhold signert avtale, dokumenttype I og Adm. enhet 2160 - Forskningsavdelingen vil du få tilslag på alle journalposter/dokumentposter som tilfredsstiller disse kriteriene. Søkekriterier i datofelt Når du skal søke frem poster som er opprettet i ett datointervall, skal fra og til dato registreres på formen: Fra dato, mellomrom, bindestrek, mellomrom, til dato f. eks 05.01.02 – 10.01.02. Hvordan øke treffsikkerheten For å utføre et søk basert på innhold av tittel skal du legge merke til følgende: All søking er optimalisert for å gi hurtig tilslag på en avgrenset mengde saker og journalposter. Hvis søket gir mange tilslag, vil søket returnere de første postene som tilfredsstiller dine søkekriterier. Du bør da snevre inn søket ved å angi flere ord. Registrer først de ordene som best kjennetegner saken / journalposten for å øke treffsikkerheten og hastigheten på søket. Eks:Du skal søke frem en post som inneholder ordene "enebolig Grasbakken". Velg ”Søk etter journalpost”. I feltet ”Innholdsbeskrivelse” bør du skrive inn: Grasbakken enebolig, fordi ordet Grasbakken forekommer sjeldnere enn ordet enebolig. ePhorte vil først avgrense søket til alle journalposter som inneholder Grasbakken, deretter alle forekomster som inneholder kombinasjonen Grasbakken og enebolig. Utelatt trivielle / hyppige forekommende fyllord som og, eller, men, for, i, under, på, den, det, dette osv. Du kan angi også kombinere søket med et datointervall for å avgrense søkeresultat hvis søket gir mange tilslag.

Brukerveiledning ePhorte Tilgang og pålogging Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Venstremeny Navigering Opprette en sak eller skrive et brev Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Skrive et brev eller internt notat Erstatte et dokument med nytt Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon Ferdigstill sak ePhorte og Windows 7, Office 2010 Godkjenningsfunksjonalitet Enkel godkjenning Godkjenningsrunde Restanser - brev og notater som må følges opp Følg opp restanser Rapport over enhetens restanser Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter Tilgangsgruppe - fast og ad.hoc Overføring av fast tilgangsgruppe til alle journalposter i saken Søkemuligheter E-post Importere epost Styrebehandling Styrebehandling - skrive saksframlegg Behandling i Tilsettingsrådet Ofte stilte spørsmål om Ephorte