Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv

Fra arkiwiki
Revisjon per 24. mar. 2014 kl. 14:15 av St03052 (diskusjon | bidrag)
(diff) ← Eldre revisjon | Nåværende revisjon (diff) | Nyere revisjon → (diff)

Rutiner for saksarkiv

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB.


UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009.


De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki


Oversikt over saksarkiv

Oppdatert 20.6.2011

Arkivperioder Plassering
Arkivperioden 1948-1972 ordnet materiale
Arkivperioden 1973-1977 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1978-1997 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1992-2006


konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992

ePhortehist


selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene

Arkivperioden 2006 –


UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006

ePhorte
Arkivperioden 2011 –

Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene:


  • Det humanistiske fakultet
  • Det samfunnsvitenskapelige fakultet
  • Det psykologiske fakultet.
ePhorte













Stiftelser, fond og legater

Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.

Unntak Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutinerfor arkiv og oversikt i Post sortering: postboks 7800



Opplæringsmidler, ærespriser, protokoller, avtaler og kontrakter

Opplæringsmidler

Fom 29. okt. 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper jf. kapittel 6 personalmapper - personalarkiv.

Oppdatert 29.10.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Opplæringsmidler - enhet årstall

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 274 /273

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om opplæring, navn på kurs I/ N
Svar på søknad U














Ærespriser

Sakstittel: Saksikon.jpg Ærespriser

Saksansvarlig:

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forslag til Kongens fortjenestemedalje


skal alltid skjermes fra offentligheten ved journalføring – inntil kunngjøring

UO: § 5, 1. ledd

















Protokoll fra lokal lønnsforhandlinger

Arkivreferanse 2008/13768


Sakstittel: Saksikon.jpg Lokale lønnsforhandlinger 2009 – Hovedtariffavtalen

Saksansvarlig: En samlesak pr år ved POA 2190

Primærklassering: ARKNOK 231.3

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Protokoll fra forhandlingsmøte 11.10.2009


Protokollene registreres som X-notat

P: § 23, 1. ledd


















Avtaler og kontrakter

Det er viktig at sakstittelen beskriver tar med evt. kontraktsnr, navn og samarbeidsinstitusjon slik at sakene ikke fragmenteres i saks- og arkivsystemet. Se egne rutiner for anskaffelser ved UiB i Rutiner for økonomisaker.


Oppdatert 27.4.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Avtale/kontrakt_ navn på kontrakt_ evt. kontraktsnr_ institusjon

Saksansvarlig:

Primærklassering: ARKNOK 053.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Oversender kontrakt for signering

det er selve kontraktsvedlegget som vurderes skjermet her

I Vurderes / K: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Andre dokumenter som kan forekomme Vurderes





















Kurs- og konferanse invitasjoner

Invitasjoner til konferanser, møter og kurs i regi av eksterne samarbeidsinstitusjoner, spesielt departementet, hvor tema er av stor betydning for UiB.


Arkivreferanse 2007/15382, 2011/681, 2012/349, 2013/43

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Invitasjoner til kurs, møter og konferanser

Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Invitasjoner til konferanse

Sakene skal kasseres

I




















Forespørsler om adresselister (epostadresser) for ansatte og studenter ved UiB

Generelle henvendelser med spørsmål om adresse lister journalføres med bakgrunn i administrative hensyn, en samlesak pr år.

Arkivreferanse 2011/5307, 2011/14900, 2013/967

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB 201_

Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forespørsler om adresselister (e-postadresser) I


















Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol

Nestenulykker

Nestenulykker registreres i saksarkivet mens arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet, se kap om Personalmapper – Personalarkiv.


Rutinen er innført fom. 5.10.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Nestenulykke ved __ fakultet årstall

Saksansvarlig: En samlesak per år per fakultet

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Melding om nestenulykke ved enhet I/X vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes

















Tilsagn om tilskudd

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i saksarkivet der den som får tilskuddet ikke er ansatt ved UiB, personalmapper ved tilskudd til ansatte, se kapittel om personalmapper. Saksarkiv benyttes også for studenter, se rutiner for studiesaker.


Rutinen er innført fom. 8.2.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV

Saksansvarlig: 2170

Primærklassering: ARKNOK 151

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilsagn om tilskudd I PT:§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes



















Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)

Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Undersøkelse om egenmeldt sykefravær 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB)

Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak

Primærklassering: ARKNOK 208

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Egenmeldt sykefravær 2. kvartal 2011 – RA-0182-1 – Rapportering for: BM, Psykfak, Jurfak, Mofa, Mnfak, Svfak, Hf, Odontologisk klinikk, Administrasjonen


dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for

I
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes















Undersøkelse om ledige stillinger - SSB

Arkivreferanse 2011/3536, 2012/3133, 2013/969

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Undersøkelse ledige stillinger 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB)

Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak

Primærklassering: ARKNOK 208

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Undersøkelse om ledige stillinger for 1. kvartal 2011, RA-0678 - Universitetsmuseet i Bergen


dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for

I
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes
























Høringer

Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.


De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.





Registrering av høringssaker

Arkivreferanse 2011/5085

Oppdatert 11.5.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Høring – Forskrift om_

Saksansvarlig: en samlesak pr høring

Primærklassering: ARKNOK 008

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Høring – Forskrift __


vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser. Vi registrerer også oversendelses mailen som vedlegg for høringer som sendes pr epost

I
Oversender høring på forskift om __ N
Høringssvar fra Det __ fakultet
Svar på høring om forskrift om __ U
Andre dokumenter som kan forekomme











Ulike saksforhold

Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)

UiB og CMI har inngått en 5-årig samarbeidsavtale som bl.a. inkluderer utlysning av midler for å fremme forskningssamarbeid.


Arkivreferanser 2011/7405, 2010/2562, 2008/3688


Oppdatert 24.6.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) 20__


Saksansvarlig: en samlesak pr søkeår, 2120 udir, toveis lenke med forrige sak''

Primærklassering: ARKNOK 081

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB for 20__ U
Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB 20__ I
Andre dokumenter som kan forekomme



















Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern

Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.


Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.


Standardtitler for journalposter og saker ved SFYK


12.8.2011


Det er utarbeidet standardiserte titler som letter søk i saks- og arkivsystemet og SFYK følger opp egne saker og sjekker at saksbehandlerne følger opp egne rutiner for «standard navn» ved oppretting av saker og jper. Dokumentsenteret endrer ikke på disse forkortningene ved journalføring, og heller ikke ved publisering av UiBs offentlige journal.