Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
Linje 124: | Linje 124: | ||
'''Unntak''' | '''Unntak''' | ||
Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutiner[[for arkiv]] og oversikt i Post sortering: postboks 7800 | Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutiner[[for arkiv]] og oversikt i Post sortering: postboks 7800 | ||
Linje 129: | Linje 132: | ||
== ''Generelle henvendelser om adresselister, kurs- og konferanser'' == | == ''Generelle henvendelser om adresselister, kurs- og konferanser'' == | ||
=== Kurs- og konferanse invitasjoner === | === Kurs- og konferanse invitasjoner === | ||
== ''Opplæringsmidler, ærespriser, protokoller, avtaler og kontrakter'' == | |||
=== Opplæringsmidler === | |||
Fom 29. okt. 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper jf. kapittel 6 personalmapper - personalarkiv. | |||
Oppdatert 29.10.2013 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Opplæringsmidler - enhet årstall''' | |||
''Saksansvarlig: enheten'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 274 /273 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Søknad om opplæring, navn på kurs | |||
|I/ N | |||
| | |||
|- | |||
|Svar på søknad | |||
|U | |||
| | |||
|- | |||
|Oversender lærekontrakt | |||
|- | |||
|} | |||
===Ærespriser=== | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Ærespriser''' | |||
''Saksansvarlig: '' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Forslag til Kongens fortjenestemedalje | |||
''skal alltid skjermes fra offentligheten ved journalføring – inntil kunngjøring'' | |||
| | |||
|UO: § 5, 1. ledd | |||
|- | |||
|} | |||
===Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger=== | |||
Arkivreferanse 2008/13768 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Lokale lønnsforhandlinger 2009 – Hovedtariffavtalen''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak pr år ved POA 2190'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 231.3 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Protokoll fra forhandlingsmøte 11.10.2009 | |||
''Protokollene registreres som X-notat'' | |||
| | |||
|P: § 23, 1. ledd | |||
|- | |||
|} | |||
===Avtaler og kontrakter=== | |||
Det er viktig at sakstittelen beskriver tar med evt. kontraktsnr, navn og samarbeidsinstitusjon slik at sakene ikke fragmenteres i saks- og arkivsystemet. Se egne rutiner for anskaffelser ved UiB i [Rutiner for økonomisaker]]. | |||
Oppdatert 27.4.2011 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Avtale/kontrakt_ navn på kontrakt_ evt. kontraktsnr_ institusjon''' | |||
''Saksansvarlig: '' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 053.1 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Oversender kontrakt for signering | |||
''det er selve kontraktsvedlegget som vurderes skjermet her'' | |||
|I | |||
|Vurderes / K: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2 | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
|Vurderes | |||
|- | |||
|} | |||
=== Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB === | === Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB === | ||
===Kurs- og konferanse invitasjoner=== | |||
Arkivreferanse 2007/15382, 2011/681, 2012/349, 2013/43 | |||
Oppdatert 21.1.2013 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Invitasjoner til kurs, møter og konferanser''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Invitasjoner til konferanser, møter og kurs i regi av eksterne samarbeidsinstitusjoner, spesielt departementet, hvor tema er av stor betydning for UiB. | |||
''Sakene skal kasseres'' | |||
|I | |||
| | |||
|- | |||
|} | |||
===Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB=== | |||
Generelle henvendelser med spørsmål om adresse lister journalføres med bakgrunn i administrative hensyn, en samlesak pr år. | |||
Arkivreferanse 2011/5307, 2011/14900, 2013/967 | |||
Oppdatert 21.1.2013 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB 201_''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Forespørsler om adresselister (e-postadresser) | |||
|I | |||
| | |||
|- | |||
|} | |||
Linje 142: | Linje 376: | ||
=== Nestenulykker === | === Nestenulykker === | ||
Nestenulykker registreres i saksarkivet mens arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet, se kap om Personalmapper – Personalarkiv. | |||
Rutinen er innført fom. 5.10.2009 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Nestenulykke ved __ fakultet årstall''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak per år per fakultet'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Melding om nestenulykke ved enhet | |||
|I/X | |||
|vurderes | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
|vurderes | |||
|} | |||
=== Tilsagn om tilskudd=== | === Tilsagn om tilskudd=== | ||
Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i saksarkivet der den som får tilskuddet ikke er ansatt ved UiB, personalmapper ved tilskudd til ansatte, se kapittel om personalmapper. Saksarkiv benyttes også for studenter, se [[rutiner for studiesaker]]. | |||
Rutinen er innført fom. 8.2.2010 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV''' | |||
''Saksansvarlig: 2170'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 151 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Tilsagn om tilskudd | |||
|I | |||
|PT:§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
|vurderes | |||
|} | |||
== ''Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)'' == | == ''Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)'' == | ||
=== Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB === | === Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB === | ||
Oppdatert 21.1.2013 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Undersøkelse om egenmeldt sykefravær 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB)''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 208 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Egenmeldt sykefravær 2. kvartal 2011 – RA-0182-1 – Rapportering for: BM, Psykfak, Jurfak, Mofa, Mnfak, Svfak, Hf, Odontologisk klinikk, Administrasjonen''' | |||
''dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for'' | |||
|I | |||
| | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
|vurderes | |||
|} | |||
=== Undersøkelse om ledige stillinger - SSB === | === Undersøkelse om ledige stillinger - SSB === | ||
Arkivreferanse 2011/3536, 2012/3133, 2013/969 | |||
Oppdatert 21.1.2013 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Undersøkelse ledige stillinger 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB) | |||
''' | |||
''Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 208 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|'''Undersøkelse om ledige stillinger for 1. kvartal 2011, RA-0678 - Universitetsmuseet i Bergen''' | |||
''dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for'' | |||
|I | |||
| | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
|vurderes | |||
|} | |||
Linje 158: | Linje 553: | ||
De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. | De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. | ||
All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte. | All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte. | ||
Arkivreferanse 2011/5085 | |||
Oppdatert 11.5.2011 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Høring – Forskrift om_''' | |||
''Saksansvarlig: en samlesak pr høring'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK 008 | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|'''Høring – Forskrift __''' | |||
''vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser. Vi registrerer også oversendelses mailen som vedlegg for høringer som sendes pr epost'' | |||
|I | |||
| | |||
|- | |||
|Oversender høring på forskift om __ | |||
|N | |||
| | |||
|- | |||
|Høringssvar fra Det __ fakultet | |||
| | |||
| | |||
|- | |||
|Svar på høring om forskrift om __ | |||
|U | |||
| | |||
|- | |||
|Andre dokumenter som kan forekomme | |||
| | |||
| | |||
|-|} | |||
=== Registrering av høringssaker === | === Registrering av høringssaker === |
Sideversjonen fra 23. mar. 2014 kl. 17:52
Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 19.3.2014
Rutiner for saksarkiv
Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB. UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009. De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki
Oversikt over saksarkiv
Oppdatert 20.6.2011
Arkivperioder | Plassering |
Arkivperioden 1948-1972 | ordnet materiale |
Arkivperioden 1973-1977 | bortsettingsarkiv (uordnet materiale) |
Arkivperioden 1978-1997 | bortsettingsarkiv (uordnet materiale) |
Arkivperioden 1992-2006
|
ePhortehist
|
Arkivperioden 2006 –
|
ePhorte |
Arkivperioden 2011 –
Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene:
|
ePhorte |
Stiftelser, fond og legater
Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.
Unntak Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutinerfor arkiv og oversikt i Post sortering: postboks 7800
Generelle henvendelser om adresselister, kurs- og konferanser
Kurs- og konferanse invitasjoner
Opplæringsmidler, ærespriser, protokoller, avtaler og kontrakter
Opplæringsmidler
Fom 29. okt. 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper jf. kapittel 6 personalmapper - personalarkiv.
Oppdatert 29.10.2013
Ærespriser
Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger
Arkivreferanse 2008/13768
Avtaler og kontrakter
Det er viktig at sakstittelen beskriver tar med evt. kontraktsnr, navn og samarbeidsinstitusjon slik at sakene ikke fragmenteres i saks- og arkivsystemet. Se egne rutiner for anskaffelser ved UiB i [Rutiner for økonomisaker]].
Oppdatert 27.4.2011
Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB
Kurs- og konferanse invitasjoner
Arkivreferanse 2007/15382, 2011/681, 2012/349, 2013/43
Oppdatert 21.1.2013
Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB
Generelle henvendelser med spørsmål om adresse lister journalføres med bakgrunn i administrative hensyn, en samlesak pr år.
Arkivreferanse 2011/5307, 2011/14900, 2013/967
Oppdatert 21.1.2013
Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol
Nestenulykker
Nestenulykker registreres i saksarkivet mens arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet, se kap om Personalmapper – Personalarkiv.
Rutinen er innført fom. 5.10.2009
Tilsagn om tilskudd
Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i saksarkivet der den som får tilskuddet ikke er ansatt ved UiB, personalmapper ved tilskudd til ansatte, se kapittel om personalmapper. Saksarkiv benyttes også for studenter, se rutiner for studiesaker.
Rutinen er innført fom. 8.2.2010
Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)
Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB
Oppdatert 21.1.2013
Undersøkelse om ledige stillinger - SSB
Arkivreferanse 2011/3536, 2012/3133, 2013/969
Oppdatert 21.1.2013
Høringer
Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.
De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.
Arkivreferanse 2011/5085
Oppdatert 11.5.2011
Registrering av høringssaker
Universitetsmuseet i Bergen, De kulturhistoriske samlinger
Takkediplomer fra DKS
oppdatert 14.7.2011 Takkediplomer for innleverte flintøkser og lignende som finnes i museets gjenstandsoversikt og er slik ikke arkivverdige, dersom BM av administrative årsaker likevel ønsker å oppbevare disse midlertidig i ePhorte gjøres dette i en samle sak pr år hvor dokumentene registreres som Y dokument (Y – Dokumentpost i saksmappe) Dermed er dokumentene tilgjengelige for DKS men disse vil ikke avleveres sammen med resten av UiBs saksarkiv.
- Referanse 2006/3298, 2008/309, 2009/3015, 2011/7847
Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern
Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.
Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.
- arkivreferanse 2007/2545