Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
Ingen redigeringsforklaring
Linje 1: Linje 1:
<font color=red>'' Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 10.3.2014 ''</font>
== Rutiner for saksarkiv ==
== Rutiner for saksarkiv ==



Sideversjonen fra 21. mar. 2014 kl. 17:44

Rutiner for saksarkiv

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB. UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009. De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki


Oversikt over saksarkiv

Oppdatert 20.6.2011

Arkivperioder Plassering
Arkivperioden 1948-1972 ordnet materiale
Arkivperioden 1973-1977 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1978-1997 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1992-2006


konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992

ePhortehist


selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene

Arkivperioden 2006 –


UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006

ePhorte
Arkivperioden 2011 –

Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene:


  • Det humanistiske fakultet
  • Det samfunnsvitenskapelige fakultet
  • Det psykologiske fakultet.
ePhorte































Stiftelser, fond og legater

Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.

Unntak Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutinerfor arkiv og oversikt i Post sortering: postboks 7800



Generelle henvendelser om adresselister, kurs- og konferanser

Kurs- og konferanse invitasjoner

Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB

Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol

Nestenulykker

Tilsagn om tilskudd

Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)

Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB

Undersøkelse om ledige stillinger - SSB

Høringer

Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.


De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.

Registrering av høringssaker

Universitetsmuseet i Bergen, De kulturhistoriske samlinger

Takkediplomer fra DKS

oppdatert 14.7.2011 Takkediplomer for innleverte flintøkser og lignende som finnes i museets gjenstandsoversikt og er slik ikke arkivverdige, dersom BM av administrative årsaker likevel ønsker å oppbevare disse midlertidig i ePhorte gjøres dette i en samle sak pr år hvor dokumentene registreres som Y dokument (Y – Dokumentpost i saksmappe) Dermed er dokumentene tilgjengelige for DKS men disse vil ikke avleveres sammen med resten av UiBs saksarkiv.

  • Referanse 2006/3298, 2008/309, 2009/3015, 2011/7847



Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern

Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.


Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.

  • arkivreferanse 2007/2545

Standardtitler for journalposter og saker ved SFYK

Ulike saksforhold

Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)

Spesielt ved ulike saksforhold - saksarkiv ved fakultetene; Det Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet=