Vis kilden til Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv

== Rutiner for saksarkiv ==

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB.


UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009.


De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge [[offentlighet ved UiB]], tilgjengelig på Arkiwiki



=== Oversikt over saksarkiv ===



Oppdatert 20.6.2011
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="1" cellspacing="0" align="left"

|- bgcolor="#cedff2"
|'''Arkivperioder'''
|'''Plassering'''
|-
|Arkivperioden 1948-1972
|ordnet materiale
|-
|Arkivperioden 1973-1977
|bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
|-
|Arkivperioden 1978-1997
|bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
|-
|Arkivperioden 1992-2006


''konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992''
|ePhortehist


''selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene''
|-
|Arkivperioden 2006 –


''UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006''
|ePhorte
|-
|Arkivperioden 2011 –
''Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling)
Gjelder fakultetene:''


*Det humanistiske fakultet
*Det samfunnsvitenskapelige fakultet
*Det psykologiske fakultet.
|ePhorte
|-
|}
























== ''Stiftelser, fond og legater'' ==


Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.

'''Unntak'''
Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutiner[[for arkiv]] og oversikt i Post sortering: postboks 7800





== ''Opplæringsmidler, ærespriser, protokoller, avtaler og kontrakter'' ==

=== Opplæringsmidler ===

Fom 29. okt. 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper jf. kapittel 6 personalmapper - personalarkiv.

Oppdatert 29.10.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Opplæringsmidler - enhet årstall'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ARKNOK 274 /273

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Søknad om opplæring, navn på kurs
|I/ N
|
|-
|Svar på søknad
|U
|
|-
|}


























=== Ærespriser ===

{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Ærespriser'''

''Saksansvarlig: ''

''Primærklassering'': ARKNOK

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Forslag til Kongens fortjenestemedalje


''skal alltid skjermes fra offentligheten ved journalføring – inntil kunngjøring''
|
|UO: § 5, 1. ledd
|-
|}

































=== Protokoll fra lokal lønnsforhandlinger ===

Arkivreferanse 2008/13768


{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Lokale lønnsforhandlinger 2009 – Hovedtariffavtalen'''

''Saksansvarlig: En samlesak pr år ved POA 2190''

''Primærklassering'': ARKNOK 231.3

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Protokoll fra forhandlingsmøte 11.10.2009


''Protokollene registreres som X-notat''
|
|P: § 23, 1. ledd
|-
|}



































=== Avtaler og kontrakter ===

Det er viktig at sakstittelen beskriver tar med evt. kontraktsnr, navn og samarbeidsinstitusjon slik at sakene ikke fragmenteres i saks- og arkivsystemet. Se egne rutiner for anskaffelser ved UiB i [[Rutiner for økonomisaker]].



Oppdatert 27.4.2011
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Avtale/kontrakt_ navn på kontrakt_ evt. kontraktsnr_ institusjon'''

''Saksansvarlig: ''

''Primærklassering'': ARKNOK 053.1

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Oversender kontrakt for signering

''det er selve kontraktsvedlegget som vurderes skjermet her''
|I
|Vurderes / K: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|Vurderes
|-
|}









































=== Kurs- og konferanse invitasjoner ===

Invitasjoner til konferanser, møter og kurs i regi av eksterne samarbeidsinstitusjoner, spesielt departementet, hvor tema er av stor betydning for UiB.


Arkivreferanse 2007/15382, 2011/681, 2012/349, 2013/43

Oppdatert 21.1.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Invitasjoner til kurs, møter og konferanser'''

''Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120''

''Primærklassering'': ARKNOK

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Invitasjoner til konferanse

''Sakene skal kasseres''
|I
|
|-
|}






































=== Forespørsler om adresselister (epostadresser) for ansatte og studenter ved UiB ===

Generelle henvendelser med spørsmål om adresse lister journalføres med bakgrunn i administrative hensyn, en samlesak pr år.

Arkivreferanse 2011/5307, 2011/14900, 2013/967

Oppdatert 21.1.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB 201_'''

''Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120''

''Primærklassering'': ARKNOK

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Forespørsler om adresselister (e-postadresser) 
|I
|
|-
|}



































== ''Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol'' ==











=== Nestenulykker ===
Nestenulykker registreres i saksarkivet mens arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet, se kap om Personalmapper – Personalarkiv.


Rutinen er innført fom. 5.10.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Nestenulykke ved __ fakultet årstall'''

''Saksansvarlig: En samlesak per år per fakultet''

''Primærklassering'': ARKNOK

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Melding om nestenulykke ved enhet
|I/X
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}

































=== Tilsagn om tilskudd===


Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i saksarkivet der den som får tilskuddet ikke er ansatt ved UiB, personalmapper ved tilskudd til ansatte, se kapittel om personalmapper. Saksarkiv benyttes også for studenter, se [[rutiner for studiesaker]].


Rutinen er innført fom. 8.2.2010
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV'''

''Saksansvarlig: 2170''

''Primærklassering'': ARKNOK 151

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Tilsagn om tilskudd 
|I
|PT:§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}




































== ''Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)'' ==















=== Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB ===

Oppdatert 21.1.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Undersøkelse om egenmeldt sykefravær 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB)'''

''Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak''

''Primærklassering'': ARKNOK 208

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Egenmeldt sykefravær 2. kvartal 2011 – RA-0182-1 – Rapportering for: BM, Psykfak, Jurfak, Mofa, Mnfak, Svfak, Hf, Odontologisk klinikk, Administrasjonen'''


''dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for''

|I
|
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}




























=== Undersøkelse om ledige stillinger - SSB ===

Arkivreferanse 2011/3536, 2012/3133, 2013/969

Oppdatert 21.1.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Undersøkelse ledige stillinger 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB)
'''

''Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak''

''Primærklassering'': ARKNOK 208

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Undersøkelse om ledige stillinger for 1. kvartal 2011, RA-0678 - Universitetsmuseet i Bergen'''


''dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for''
|I
|
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}














































== ''Høringer'' == 

Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.



De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring.
All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.








=== Registrering av høringssaker ===

Arkivreferanse 2011/5085

Oppdatert 11.5.2011
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Høring – Forskrift om_'''

''Saksansvarlig: en samlesak pr høring''

''Primærklassering'': ARKNOK 008

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Høring – Forskrift __'''


''vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser. Vi registrerer også oversendelses mailen som vedlegg for høringer som sendes pr epost''
|I
|
|-
|Oversender høring på forskift om __
|N
|
|-
|Høringssvar fra Det __ fakultet
|
|
|-
|Svar på høring om forskrift om __
|U
|
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
|-
|}




















== ''Ulike saksforhold'' ==













































































===Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)===

UiB og CMI har inngått en 5-årig samarbeidsavtale som bl.a. inkluderer utlysning av midler for å fremme forskningssamarbeid.


Arkivreferanser 2011/7405, 2010/2562, 2008/3688


Oppdatert 24.6.2011
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]   '''Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) 20__'''


''Saksansvarlig: en samlesak pr søkeår, 2120 udir, toveis lenke med forrige sak''''

''Primærklassering'': ARKNOK 081

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB for 20__'''
|U
|
|-
|Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB 20__
|I
|
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
|-
|}




































== Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern ==


Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.


Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.


'''Standardtitler for journalposter og saker ved SFYK'''


12.8.2011


Det er utarbeidet standardiserte titler som letter søk i saks- og arkivsystemet og SFYK følger opp egne saker og sjekker at saksbehandlerne følger opp egne rutiner for «standard navn» ved oppretting av saker og jper. Dokumentsenteret endrer ikke på disse forkortningene ved journalføring, og heller ikke ved publisering av UiBs offentlige journal.