Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv

Rutiner for saksarkiv

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB.

UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009.

De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki

Oversikt over saksarkiv

Oppdatert 20.6.2011

Arkivperioder	Plassering
Arkivperioden 1948-1972	ordnet materiale
Arkivperioden 1973-1977	bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1978-1997	bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1992-2006 konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992	ePhortehist selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene
Arkivperioden 2006 – UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006	ePhorte
Arkivperioden 2011 – Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene: Det humanistiske fakultet Det samfunnsvitenskapelige fakultet Det psykologiske fakultet.	ePhorte

Stiftelser, fond og legater

Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.

Unntak Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutinerfor arkiv og oversikt i Post sortering: postboks 7800

Opplæringsmidler, ærespriser, protokoller, avtaler og kontrakter

Opplæringsmidler

Fom 29. okt. 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper jf. kapittel 6 personalmapper - personalarkiv.

Oppdatert 29.10.2013

Sakstittel: Opplæringsmidler - enhet årstall Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK 274 /273
Journalposter	dok.	u.off
Søknad om opplæring, navn på kurs	I/ N
Svar på søknad	U

Ærespriser

Sakstittel: Ærespriser Saksansvarlig: Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Forslag til Kongens fortjenestemedalje skal alltid skjermes fra offentligheten ved journalføring – inntil kunngjøring		UO: § 5, 1. ledd

Protokoll fra lokal lønnsforhandlinger

Arkivreferanse 2008/13768

Sakstittel: Lokale lønnsforhandlinger 2009 – Hovedtariffavtalen Saksansvarlig: En samlesak pr år ved POA 2190 Primærklassering: ARKNOK 231.3
Journalposter	dok.	u.off
Protokoll fra forhandlingsmøte 11.10.2009 Protokollene registreres som X-notat		P: § 23, 1. ledd

Avtaler og kontrakter

Det er viktig at sakstittelen beskriver tar med evt. kontraktsnr, navn og samarbeidsinstitusjon slik at sakene ikke fragmenteres i saks- og arkivsystemet. Se egne rutiner for anskaffelser ved UiB i Rutiner for økonomisaker.

Oppdatert 27.4.2011

Sakstittel: Avtale/kontrakt_ navn på kontrakt_ evt. kontraktsnr_ institusjon Saksansvarlig: Primærklassering: ARKNOK 053.1
Journalposter	dok.	u.off
Oversender kontrakt for signering det er selve kontraktsvedlegget som vurderes skjermet her	I	Vurderes / K: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Andre dokumenter som kan forekomme		Vurderes

Kurs- og konferanse invitasjoner

Invitasjoner til konferanser, møter og kurs i regi av eksterne samarbeidsinstitusjoner, spesielt departementet, hvor tema er av stor betydning for UiB.

Arkivreferanse 2007/15382, 2011/681, 2012/349, 2013/43

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Invitasjoner til kurs, møter og konferanser Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120 Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Invitasjoner til konferanse Sakene skal kasseres	I

Forespørsler om adresselister (epostadresser) for ansatte og studenter ved UiB

Generelle henvendelser med spørsmål om adresse lister journalføres med bakgrunn i administrative hensyn, en samlesak pr år.

Arkivreferanse 2011/5307, 2011/14900, 2013/967

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB 201_ Saksansvarlig: En samlesak per år, 2120 Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Forespørsler om adresselister (e-postadresser)	I

Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol

Nestenulykker

Nestenulykker registreres i saksarkivet mens arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet, se kap om Personalmapper – Personalarkiv.

Rutinen er innført fom. 5.10.2009

Sakstittel: Nestenulykke ved __ fakultet årstall Saksansvarlig: En samlesak per år per fakultet Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Melding om nestenulykke ved enhet	I/X	vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes

Tilsagn om tilskudd

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i saksarkivet der den som får tilskuddet ikke er ansatt ved UiB, personalmapper ved tilskudd til ansatte, se kapittel om personalmapper. Saksarkiv benyttes også for studenter, se rutiner for studiesaker.

Rutinen er innført fom. 8.2.2010

Sakstittel: Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV Saksansvarlig: 2170 Primærklassering: ARKNOK 151
Journalposter	dok.	u.off
Tilsagn om tilskudd	I	PT:§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes

Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)

Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Undersøkelse om egenmeldt sykefravær 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB) Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak Primærklassering: ARKNOK 208
Journalposter	dok.	u.off
Egenmeldt sykefravær 2. kvartal 2011 – RA-0182-1 – Rapportering for: BM, Psykfak, Jurfak, Mofa, Mnfak, Svfak, Hf, Odontologisk klinikk, Administrasjonen dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for	I
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes

Undersøkelse om ledige stillinger - SSB

Arkivreferanse 2011/3536, 2012/3133, 2013/969

Oppdatert 21.1.2013

Sakstittel: Undersøkelse ledige stillinger 20__ - Statistisk sentralbyrå (SSB) Saksansvarlig: En samlesak pr rapporteringsår ved POA 2190, lenkes toveis til forrige sak Primærklassering: ARKNOK 208
Journalposter	dok.	u.off
Undersøkelse om ledige stillinger for 1. kvartal 2011, RA-0678 - Universitetsmuseet i Bergen dersom disse registreres som en samlepost må det fremgå av jp-tittel hvem det rapporteres for	I
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes

Høringer

Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.

De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.

Registrering av høringssaker

Arkivreferanse 2011/5085

Oppdatert 11.5.2011

Sakstittel: Høring – Forskrift om_ Saksansvarlig: en samlesak pr høring Primærklassering: ARKNOK 008
Journalposter	dok.	u.off
Høring – Forskrift __ vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser. Vi registrerer også oversendelses mailen som vedlegg for høringer som sendes pr epost	I
Oversender høring på forskift om __	N
Høringssvar fra Det __ fakultet
Svar på høring om forskrift om __	U
Andre dokumenter som kan forekomme

Ulike saksforhold

Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)

UiB og CMI har inngått en 5-årig samarbeidsavtale som bl.a. inkluderer utlysning av midler for å fremme forskningssamarbeid.

Arkivreferanser 2011/7405, 2010/2562, 2008/3688

Oppdatert 24.6.2011

Sakstittel: Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) 20__ Saksansvarlig: en samlesak pr søkeår, 2120 udir, toveis lenke med forrige sak'' Primærklassering: ARKNOK 081
Journalposter	dok.	u.off
Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB for 20__	U
Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB 20__	I
Andre dokumenter som kan forekomme

Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern

Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.

Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.

Standardtitler for journalposter og saker ved SFYK

12.8.2011

Det er utarbeidet standardiserte titler som letter søk i saks- og arkivsystemet og SFYK følger opp egne saker og sjekker at saksbehandlerne følger opp egne rutiner for «standard navn» ved oppretting av saker og jper. Dokumentsenteret endrer ikke på disse forkortningene ved journalføring, og heller ikke ved publisering av UiBs offentlige journal.