Rutiner for tilsettingssaker

Tilsetting i faste-, midlertidige stillinger, timelønnet og vikariater

Tilsettingssaker føres i saksarkivet, med unntak for tilsettinger uten utlysning, se kapitlene Personalmapper – personalarkiv og Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker på denne Wikien. De ulike dokumentene i tilsettingssakene skjermes i følge Retningslinjer for offentlighet ved UiB

Sakstittel skal inneholde Tilsettingssak – Stillingsnavn stillingsprosent hvis under 100 (midlertidig, eksternt finansiert) ved Enhet, evt. Seksjon

Arkivkoder (ARKNOK):
212.11 Fast stilling	212.22 Midlertidig stilling	212.12 Vikariat	212.21 Stipendiater	212.41 Prosjektengasjement

Kontakt mellom Tilsettingsrådet og fakultetene/ avdelingene

Personalmedarbeider/saksansvarlig har ansvar for at disse jp-ene/ dokumentene er registret i ePhorte før behandlingen tar til i Tilsettingsrådet, se utfyllende retningslinjer i dette kapittelet.

1. Notat hvor instituttet ber fakultetet om å lyse ut en stilling, endelig utlysingstekst må være registrert i saken.
2. Offentlig søkerliste registreres snarest etter at søknadsfristen er gått ut, jf. offentleglova § 25, 2. ledd [1]
3. Utvidet søkerliste
4. Komiteens forslag til innstilling, dette dokumentet må være signert av komiteens medlemmer og skannet til ePhorte.
5. Innstilling til Tilsettingsrådet: Likestillingskomiteen ved likestillingsrådgiver A. Skarsbø skal ha restanse på alle innstillinger til rådet med søkere av begge kjønn. Komiteen har 3 dagers behandlingsfrist og dersom restansen uteblir vil det heller ikke foreligge noe dokumentasjon på at komiteen har vurdert disse.

Tilsettingsråd for Odontologisk klinikk

Unntak: Det er opprettet et eget Tilsettingsråd som skal foreta tilsetting i stillinger som instruktørtannlege, spesialtannlege, instruktørtannlege med godkjent spesialistutdanning og avdelingstannlege ved klinikken. Rådet ble oppnevnt med virkning fra 29.5.2008, i henhold til vedtak i universitetsstyret 14.2.2008, arkivreferanse 2008/7137.

Oppdatert 6.10.2009

Sakstittel: Tilsettingssak – stilling ved klinikk Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Behandling i Tilsettingsrådet – ingen merknad	X	P: § 25, 1. ledd
Behandling i Tilsettingsrådet – merknad	N	P: § 25, 1. ledd
Innstilling til Tilsettingsrådet ved Odontologisk klinikk, vedlegg komiteens vurdering (el. som egen jp)	N	P: § 25, 1. ledd
Komiteens vurdering	N	P: § 25, 1. ledd
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes

Teknisk/administrative stillinger – faste, midlertidige og vikarer

Dokumenter som kan inngå i tilsettingssaker

Hvis ingen blir tilsatt og saken lyses ut på nytt skal ny utlysning registreres på samme saksnummer

Oppdatert 1.5.2010

Sakstittel: Tilsettingssak – Stillingsnavn (stillingsprosent hvis under 100 %, midlertidig, eksternt finansiert) ved Enhet, Seksjon Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK
Journalposter	dok.	u.off
Anmodning om utlysing stillingsbenevnelse	N
Annonse – Utlysning – søknadsfrist dato Fakultetene bruker N-dok til instituttene	X/N
Søker på stilling – navn Søknader til direktørstillinger og instituttledere skal journalføres	I	P: § 25, 1. ledd
Offentlig søkerliste genereres fra Jobbnorge	X
Utvidet søkerliste genereres fra Jobbnorge	X	P: § 25, 1. ledd
Trekker søknad på stilling	I
Oppnevning av komité	X/U
Korrespondanse med konsulentfirma når/hvis firma er brukt	X	vurderes
Notat fra intervju, referanser, konsulentvurderinger Hvis dette er ønskelig	X	P: § 25, 1. ledd
Komiteens forslag til innstilling til innstillingsmyndighet	N	P: § 25, 1. ledd
Innstilling til Tilsettingsrådet Likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver ANSK skal ha restanse på alle innstillinger til Tilsettingsrådet med søkere av begge kjønn. Komiteen har 3 dagers behandlingsfrist og dersom restansen uteblir vil det heller ikke foreligge noe dokumentasjon på at komiteen har vurdert disse. (fra 1.5.2010) sender LAM innstillingen på parallell godkjenningsrunde til Tilsettingsrådet.	N	P: § 25, 1. ledd
Tilsettingsrådets vedtak sak nr. xx/xx – (stillingsbenevnelse) ved – navn på enhet	N	P: § 25, 1. ledd
Signert protokoll om vedtak i Tilsettingsrådet når denne finnes (ansettelse av direktører etc.)	X	P: § 25, 1. ledd
Tilbud om tilsetting som stillingsbenevnelse vedlegg arbeidsavtale fra enheten vedkommende skal jobbe Fakulteter sender ut arbeidsavtalen etter at svarskjema med aksept av stilling er mottatt og legger denne journalposten i Personalmappen	U	P: § 25, 1. ledd
Avslag på tilbud om stilling	I
Annen gangs utlysning Hvis ingen blir tilsatt og saken lyses ut på nytt skal ny utlysning registreres på samme saksnummer
Andre dokumenter som kan forekomme		vurderes