Rutiner for styre-, råd og utvalgsbehandling
Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling
Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden, derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i sak- og arkivsystemet (se ephorte - sak 2010/4054).
For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler som finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller. De ulike dokumenter skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki
Instituttråd/ instituttstyrebehandling
Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg og sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde tittel på møtet og møte dato/mnd/år.
Arkivreferanse 2011/497
Innført fom 1.1.2011
Saksfremlegg
Oppdatert 2.2.2011
Saksfremleggene registreres i ePhortesakene som omhandler de enkelte temaene. Fremleggene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde nr på forelegg: Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år
Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:
Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011
Mindre råd og utvalg
Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg.
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
Arkivreferanse 2008/644
Innført fom 1.1.2011
Saksfremlegg
Oppdatert 2.2.2011
Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.