Rutiner for styre-, råd og utvalgsbehandling: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
mIngen redigeringsforklaring
 
(7 mellomliggende versjoner av 2 brukere er ikke vist)
Linje 1: Linje 1:
<font color=red>'' Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 10.3.2014 ''</font>
== Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling ==


Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden, derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i sak- og arkivsystemet (se ephorte - sak 2010/4054).
For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler. Disse finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller.
De ulike dokumenter skjermes i følge retningslinjer for [[offentlighet ved UiB]], tilgjengelig på Arkiwiki


== Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling ==


Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden,52 derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i saks- og arkivsystemet, arkivreferanse 2010/4054.
For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler som finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller.
De ulike dokumenter skjermes i følge UiBs [[retningslinjer for offentlighet]], tilgjengelig på Arkiwiki






=== Instituttråd/ instituttstyrebehandling ===
=== Instituttråd/ instituttstyrebehandling ===


==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller ====
==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller ====
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg og sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall.
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall.
Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde tittel på møtet og møte dato/mnd/år.
Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato/mnd/år.
 
 
Eksempel: sak 2011/497
 
 
Innført fom 1.1.2011
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]  '''Instituttråd ved institutt for _ 2010'''
 
''Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet''
 
 
''Primærklassering'': ARKNOK
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Innkalling (saksliste) møte dato/mnd/år
|X
|
|-
|Referat/protokoll dato/mnd/år
|X
|
|-
|}
 


tabell her:




Linje 26: Linje 59:
Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:
Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:


*Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011
Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011






=== Mindre råd og utvalg ===
=== Mindre råd og utvalg ===


==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg ====
==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg ====
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg.
 
 
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg.
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
Arkivreferanse 2008/644


Innført fom 1.1.2011
Innført fom 1.1.2011
tabell her:
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]  '''Råd/utvalg ved institutt for _ 2010'''
 
''Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet''
 
 
''Primærklassering'': ARKNOK
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dato/mnd/år'''
 
 
''Vedlegg: saksfremlegg''
''Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år''
 
 
''NB saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig''
|X
|
|-
|}
 
 


==== Saksfremlegg ====  
==== Saksfremlegg ====  
Linje 45: Linje 116:


Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.
Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.
= Spesielt for styre råd og utvalgssaker ved fakultetene; Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet =

Siste sideversjon per 7. mar. 2022 kl. 15:05

Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling

Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden, derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i sak- og arkivsystemet (se ephorte - sak 2010/4054).

For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler. Disse finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller. De ulike dokumenter skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki



Instituttråd/ instituttstyrebehandling

Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller

Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato/mnd/år.


Eksempel: sak 2011/497


Innført fom 1.1.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Instituttråd ved institutt for _ 2010

Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet


Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Innkalling (saksliste) møte dato/mnd/år X
Referat/protokoll dato/mnd/år X



Saksfremlegg

Oppdatert 2.2.2011


Saksfremleggene registreres i ePhortesakene som omhandler de enkelte temaene. Fremleggene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde nr på forelegg: Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:

Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011


Mindre råd og utvalg

Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg

Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.


For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år


Arkivreferanse 2008/644

Innført fom 1.1.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Råd/utvalg ved institutt for _ 2010

Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet


Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dato/mnd/år


Vedlegg: saksfremlegg Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år


NB saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig

X


Saksfremlegg

Oppdatert 2.2.2011


Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.


Spesielt for styre råd og utvalgssaker ved fakultetene; Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet