Rutiner for styre-, råd og utvalgsbehandling: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
| Linje 16: | Linje 16: | ||
Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde tittel på møtet og møte dato/mnd/år. | Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde tittel på møtet og møte dato/mnd/år. | ||
Arkivreferanse 2011/497 | |||
Innført fom 1.1.2011 | |||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Instituttråd ved institutt for _ 2010''' | |||
''Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|Innkalling (saksliste) møte dato/mnd/år | |||
|X | |||
| | |||
|- | |||
|Referat/protokoll dato/mnd/år | |||
|X | |||
| | |||
|- | |||
|} | |||
| Linje 31: | Linje 60: | ||
=== Mindre råd og utvalg === | === Mindre råd og utvalg === | ||
==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg ==== | ==== Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg ==== | ||
| Linje 36: | Linje 67: | ||
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. | For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. | ||
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år | Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år | ||
Arkivreferanse 2008/644 | |||
Innført fom 1.1.2011 | Innført fom 1.1.2011 | ||
{| class="wikitable" | |||
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 --> | |||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | |||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Råd/utvalg ved institutt for _ 2010''' | |||
''Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet'' | |||
''Primærklassering'': ARKNOK | |||
|- | |||
|- bgcolor="#cedff2" | |||
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]] '''Journalposter''' | |||
|'''dok.''' | |||
|'''u.off''' | |||
|- | |||
|'''Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dato/mnd/år''' | |||
''Vedlegg: saksfremlegg'' | |||
''Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år'' | |||
''NB saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig'' | |||
|X | |||
| | |||
|- | |||
|} | |||
==== Saksfremlegg ==== | ==== Saksfremlegg ==== | ||
Sideversjonen fra 23. mar. 2014 kl. 18:35
Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 10.3.2014
Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling
Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden,52 derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i saks- og arkivsystemet, arkivreferanse 2010/4054. For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler som finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller. De ulike dokumenter skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki
Instituttråd/ instituttstyrebehandling
Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg og sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde tittel på møtet og møte dato/mnd/år.
Arkivreferanse 2011/497
Innført fom 1.1.2011
Sakstittel:  Instituttråd ved institutt for _ 2010
Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet Primærklassering: ARKNOK | |||||
 Journalposter
|
dok. | u.off | |||
| Innkalling (saksliste) møte dato/mnd/år | X | ||||
| Referat/protokoll dato/mnd/år | X | ||||
Saksfremlegg
Oppdatert 2.2.2011
Saksfremleggene registreres i ePhortesakene som omhandler de enkelte temaene. Fremleggene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde nr på forelegg: Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år
Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:
- Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011
Mindre råd og utvalg
Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg
Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall. For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
Arkivreferanse 2008/644
Innført fom 1.1.2011
| Sakstittel: Råd/utvalg ved institutt for _ 2010
Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet Primærklassering: ARKNOK | |||||
| Journalposter
|
dok. | u.off | |||
| Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dato/mnd/år
|
X | ||||
Saksfremlegg
Oppdatert 2.2.2011
Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.