Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Rutiner for studiesaker

Fra arkiwiki
Revisjon per 15. aug. 2018 kl. 10:52 av Tas020 (diskusjon | bidrag) (→‎Tilrettelegging ved eksamen)
(diff) ← Eldre revisjon | Nåværende revisjon (diff) | Nyere revisjon → (diff)

Eksamensprotokoller


Rutinen omfatter alle protokoller med eksamensdato fra og med 2017 jf. saknr.: 2017/593-2 se ellers også rutiner for kvalitetssikring av registering av papirbaserte eksamensprotokoller / vurderingsprotokoller i ePhorte

  • Sakstittel: Saksikon.jpg Eksamensprotokoller fakultet tidsrom semester
  • f.eks: Saksikon.jpg Eksamensprotokoller Det medisinsk-odontologiske fakultet 2017


  • Den enkelte eksamensprotokoll registreres med journalpost tittel: Jp ikon.jpg Eksamensprotokoll emnekode semester årstall
  • f.eks: Jp ikon.jpg Eksamensprotokoll INTG314 vår 2017


Sakstittel: Saksikon.jpg Eksamensprotokoller fakultet tidsrom semester
  • Saksansvarlig: en sak pr. fakultet
  • Primærklassering:373
Jp ikon.jpg Journalposter dok u.off
Eksamensprotokoll emnekode semester årstall

* saksbehandler registrer protokollen som x-notat uten mottaker

X S: § 26, 1. ledd





















Kvalitetssikring av registering av papirbaserte eksamensprotokoller / vurderingsprotokoller i ePhorte

Rutinen omfatter alle protokoller med eksamensdato fra og med 2017 jf. saknr.: 2017/593-2


1. Den eksamensansvarlige på fakultetet: mottar den papirbaserte eksamensprotokollen, skanner og registrerer denne som en journalpost i ePhorte, etter arkivrutiner for eksamensprotokoller, kontroller samtidig at den innskannede versjonen av protokollen er identisk med den papirbaserte versjonen.

  • Dersom det ikke allerede er opprett en eksamensprotokoll-sak for ditt fakultet, opprettes en ny iht. arkivrutinene. Her er det er viktig at Den eksamensansvarlige må søke i ePhorte etter den årvise samlesaken som tilhører deres fakultet, før ny sak evt. opprettes, slik at vi unngår fragmentering av saker.
  • Den papirbaserte protokollen benyttes som utgangspunkt for innskanning og registering i ePhorte, slik sikrer vi at protokollens autentisitet og integritet blir ivaretatt ved registrering.
  • Det settes to skranker for å sikre at den elektroniske eksamensprotokollen er likelydende med den papirbaserte protokollen, samt at innføringene i FS er likelydende med innføringene i selve protokollen. Dvs: når den eksamensansvarlige er ferdig med registreringen av journalposten; skal kontrollen mot innføringene i fagsystemet FS foretas av en annen administrativt ansvarlig. Når innføringene i det innskannede dokumentet er kvalitetssikret ferdigstilles journalposten i ePhorte; journalpoststatus endres fra status R- reservert til status F – Ferdig.
  • Etter registrering i ePhorte sender den eksamensansvarlige den papirbaserte protokollen til Dokumentsenteret som vil oppbevare denne i et halvt år før den destrueres.


2. Dokumentsenteret: får journalposten til journalføring og arkivering i ePhorte; journalføringen utføres etter faste rutiner for kvalitetssikring av journalføring, disse er beskrevet i UiBs arkivplan. Journalpoststatus endres fra status F-Ferdig til status J-Journalført.


  • Presisering i forhold til valg av navn (dvs. :søkbar metadata) i saksarkivet (ePhorte). Saksbehandlere omtaler protokollen som vurderingsprotokoll, vi beholder likefult navnet eksamensprotokoll ved registrering til arkiv da det er denne dokumentasjonen som oppbevares og senere skal avleveres. Jf. Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsvedtak 2006/5831-14 med retningslinjer ved kassasjon av eksamensmateriale, lavere grad og masternivå.

















































































Eksamensoppgaver

Eksamensoppgavene skal registreres i ePhorte. Det opprettes en sak for hvert emne, samme saksnummer løper i hele arkivperioden. NB! Må legges inn i ePhorte etter at eksamen er avviklet. ARKNOK 372 De enkelte journalpostene blir X-notater med innhold emnekode + semester (nynorsk- / engelskversjoner blir vedlegg).

Saker til Den sentrale klagenemnd

De ulike dokumentene i klagesakene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki https://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php/Offentlighet_ved_UiB





Oppsett av klagesaker som skal til den sentrale klagenemnd

Oppdatert 26.11.2010

Det vil være ulike typer sakstitler på saker til nemnda alt etter hvilken type klagesak som oversendes; for eksempel Mistanke om plagiat PED936 V-11 derfor er det viktig at sakstitlene beskriver hvilket klageforhold saken omfatter. Det vil også være ulik type korrespondanse fra fakultetet eller evt. fra Studieadministrativ avdeling, SA, alt etter hva klagen omhandler og hvor dette behandles før saken oversendes Nemnden.

  • Det skal opprettes en sak pr klage til nemnden, dvs. at dokumenter som ligger i samlesaker o.l. overføres til klagesaken.
  • Alle dokumenter i klagesaken skal registreres i ePhorte fra enheten/saksbehandler som oversender saken til Nemnden
  • Dersom det mangler dokumenter i kagesaken er det sekretæren for utvalget sitt ansvar å kontakte avsender (saksbehandlende enhet) og få dokumentene inn i saken
  • ePhorusrapporter registreres også
  • Alle dokumenter i saken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet.
  • NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.
  • DS01 registrerer kun inngående post adressert til Nemnden. (Unntak: det signerte vedtaket/protokollen leveres i papir til KS, som så registrerer dette som vedlegg på det utgående brevet til studenten.)


saksansvarlig setter tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet på sak og jp slik at nemnden kan lese alle dokumentene i saken og behandle klagen

SX: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Vedtak – møte i Den sentrale klagenemnd sak, dato

nemndens vedtak oversendes studenten

SX: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Utsatt studiestart, utestengning, klage på opptak o.l

Vedtak om utstenging og bortvisning etter UHL §4-8

F.eks. arkivreferanse 2008/5175, 2011/238, 2011/14913, 2013/970

DS01 avventer avklaring på rutiner for registrering dersom UiB selv fatter slike vedtak og informerer andre universiteter og høyskoler.

Rutinen er innført fom. 11.8.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – 20__

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak per virksomhets år

Primærklassering: ARKNOK: 525

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven

registreres ufordelt 2180 SA

I SX: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1












Klage på opptak – NOM

arkivreferanse 2012/6912, 2013/8155

klage til klagenemnden går i egne saker jf. Oppsett av klagesaker som skal til den sentrale klagenemnd


Rutinen er innført fom. 13.8.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på opptak Nasjonal Opptaksmodell (NOM) 20_

Saksansvarlig: 2180 SA

en årlig samlesak ved 2180 SA

Primærklassering: ARKNOK: 515

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på avslag om opptak I Vurderes
Angående søknad om opptak vurderes














Søknader om vurdering av generell studiekompetanse

Rutinen er innført fom. 4.5.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Vurdering av generell studiekompetanse 20_

Saksansvarlig: 2180 SA

en årlig samlesak ved 2180 SA

Primærklassering: ARKNOK: 512.2

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om vurdering av generell studiekompetanse

ikke behov for vedleggene i ePhorte SA sendes søknad og vedlegg i papir

I S: offl. § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1, skjerm ID
Svar på søknad om vurdering av generell studiekompetanse U S: offl. § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1, skjerm ID












Klage på avslag om opptak til norskkurs

Oppdatert fom. 25.1.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på avslag om opptak til norskkurs 20_

Saksansvarlig:

en årlig samlesak

Primærklassering: ARKNOK: 515

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på avslag om opptak _ I S: offl. § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1, skjerm ID
Svar på søknad om opptak_ U S: offl. § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1, skjerm ID









Norsk Språktest

Oppdatert 22.3.2011

Søknader eller klager til Norsk Språktest journalføres ikke – papirene videre sendes: Norsk Språktest, Allègaten 36. (jf. Post sortering 7800, Kap 1). Norsk Språktest er et samarbeid mellom Studieforbundet Folkeuniversitetet og Universitetet i Bergen, UiBs sider http://www.uib.no/lle/artikler/2009/01/Norsk-spraaktest el Språktestens hjemmeside http://www.fu.no/default.asp?avd=231








Lister over studenter – Vernepliktsverket

Rutinen er innført fom. 21.9.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Vernepliktsverket – lister over mannlige studenter 20_

Saksansvarlig: 2180 SA

en årlig samlesak ved 2180 SA

Primærklassering: ARKNOK: 571

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Anmodning om lister over mannlige studenter I
Oversender lister over mannlige studenter

dersom listene registreres i ePhorte skal dette ligge som vedlegg: skjerming: SX § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

vurderes

















Opptak; realkompetanse, kvote- og selvfinansierte studenter

Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse

Arkivreferanse 2013/1145

oppdatert 23.1.2012

Sakstittel: Saksikon.jpg Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse vår 20_

Saksansvarlig: 2180 SA

en årlig samlesak ved 2180 SA

Primærklassering: ARKNOK: 371

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om særskilt eksamen grunnet realkompetanse semester- år (f.eks. V-13) I
Svar på søknad

dersom listene registreres i ePhorte skal dette ligge som vedlegg: skjerming: SX § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

vurderes
















Kvoteordningen

Fom. 31.3.2011


En sentral sak om selve ordningen, løper i 3 år, som omfatter administreringen av kvoteordningen. Saken omfatter korrespondanse med departementet, oppnevning av arbeidsgruppe, tilbakemelding fra enhetene, saksfremlegg samt kontakt med Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (SIU).


F.eks. arkivreferanse 2010/6587


Sakstittel: Saksikon.jpg Kvoteordningen 20__-20__

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak, løper i 3 år

Primærklassering: ARKNOK: 513

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
oppnevning av arbeidsgruppe N
tilbakemelding fra enhetene X
saksforelegg X
tilbakemelding til SIU U
korrespondanse med departementet U/I
evt. andre dokumenter som kan forekomme












Opptak av kvotestudenter

Fom. 31.3.2011


Opptak av kvotestudenter og selvfinansierte studenter er to ulike opptak jf. to ulike saksforløp for disse opptakene. Fakultetenes egne opptaksbrev til studentene ligger i lokale saker.



Arkivreferanse 2011/4356

Oppdatert 10.5.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Opptak av kvotestudenter 20__

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak, løper i 3 år

Primærklassering: ARKNOK: 513

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
notat om opptak og venteliste fra fakultetene


søknad desember året før en sak pr år

N
evt. andre dokumenter som kan forekomme









Begrunnelse for avslag – kvoteopptak

Opptak av kvotestudenter 2011 – begrunnelse for avslag, opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå.


Arkivreferanse 2011/5861

Oppdatert 10.5.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Opptak av kvotestudenter 20__ – begrunnelse for avslag

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak, løper i 3 år

Primærklassering: ARKNOK: 513

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
notat om opptak og venteliste fra fakultetene N
evt. andre dokumenter som kan forekomme












Opptak av selvfinansierte studenter (INTGRAD)

Opptak av selvfinansierte studenter 20__ – begrunnelse for avslag (INTGRAD), opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå. Fakultetenes egne opptaksbrev til studentene ligger i lokale saker.

Arkivreferanse 2011/4375


Oppdatert 10.5.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Opptak av selvfinansierte studenter 20__ – begrunnelse for avslag (INTGRAD)

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak, løper i 3 år

Primærklassering: ARKNOK: 512.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
notat om opptak og venteliste fra fakultetene

søknad desember året før, en sak pr år

N
evt. andre dokumenter som kan forekomme

















Begrunnelse for avslag (INTGRAD)

Opptak av selvfinansierte studenter 2011 – begrunnelse for avslag (INTGRAD), opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå.


Arkivreferanse 2011/5857

Oppdatert 10.5.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Opptak av selvfinansierte studenter 20__ – begrunnelse for avslag (INTGRAD)

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak, løper i 3 år

Primærklassering: ARKNOK: 512.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
notat om opptak og venteliste fra fakultetene N
evt. andre dokumenter som kan forekomme








Studieprogrammer, stipend og avtaler med utenlandske institusjoner

Erasmusavtaler

Erasmusprogrammet: innebærer først og fremst vanlig studentutveksling, men som del av Program for livslang læring er det også åpnet opp for utveksling for å gjennomføre praksisopphold ved organisasjoner og virksomheter i EU-land.


UiB har rundt 650 Erasmusavtaler med 270 ulike universitet.


Oppdatert fom 2.12.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Erasmusavtale med Universitet __

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak

Primærklassering: ARKNOK: 306

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Signert Erasmusavtale med Universitet 20__-20__


HEBJ oppbevarer originalene i arkiv ved SA, DS01 mottar kopier og registrerer disse i ePhorte. EU-krav sier at avtalene skal oppbevares i 5 år.

I














Tilbakebetaling av Erasmusstipend

Oppdatert fom 25.6.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Tilbakebetaling av Erasmusstipend 20__

Saksansvarlig: 2180 SA

en samlesak

Primærklassering: ARKNOK: 306

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilbakebetaling av Erasmusstipend I S: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1, skjerm ID
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes












Student utveksling

De ulike dokumentene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki



Utveksling inn


Sakstittel: Saksikon.jpg Utveksling fra University of __, høst/vår 20__ – Navn (medisinstudent)

Saksansvarlig:

Erasmus/Nordplus/Bilaterale avtaler, Søknadsfrist 2 ganger pr. år: 15. oktober og 15. mai

Primærklassering: ARKNOK: 306

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
E-postkorrespondanse vedr. aktuelle fag I
SA til Med.fak: forespørsel om studieplass N
Letter of acceptance fra Med.fak til studenten


kopi til studiested pluss til alle interne institutter som blir berørt

U
”Transcript of records” ECTS (skjema) fra Med.fak til studenten når de drar tilbake U
Evt. søknad / svar om bytte av kurs etc. I
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes
















Utveksling ut


Sakstittel: Saksikon.jpg Utveksling fra University of __, høst/vår 20__ – Navn (medisinstudent)

Saksansvarlig:

Erasmus/Nordplus/Bilaterale avtaler, Søknadsfrist 2 ganger pr. år: 15. oktober og 15. mai

Primærklassering: ARKNOK: 306

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om delstudier gjennom UiB (felles UiB-skjema)


Vedlegg: karakterutskrift, letter of motivation. NB! Noen sendes først til SA

I
E-postkorrespondanse med lærestedene de søker seg til opptaksbrev til studenten fra lærestedet de skal til


Kopi til Med.fak (skannes)

Brev til berørte institutter ved Med.fak med forespørsel om vurdering av forhåndsgodkjenning N
Brev til studenten om forhåndsgodkjenning fra Med.fak U
Rapport fra studenten ved retur


Vedlegg: dokumentasjon på oppholdet, karakterutskrift, ”transcript of records”

I
Søknad om endelig godkjenning av delstudium / studieopphold i utlandet (skjema) I
Brev til studenten fra Med.fak med endelig godkjenning


Kopi til berørte institutter

U
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes



























Eurasiaprogrammet

Eurasiaprogrammet administreres av SIU og omfatter: Armenia, Aserbajdsjan, Georgia, Kasakhstan, Kirgisistan, Kviterussland, Moldova, Tadsjikistan, Turkmenistan og Ukrania. Programmet støtter både flerårige samarbeidsprosjekt og mer kortvarige aktiviteter. Til dette kommer en eigen stipendordning, der norske høyere utdanningsinstitusjoner kan søke om stipendplasser: det er pr i dag lyst ut midler til to ulike formål som en del av dette programmet, såkornmidler (Seed Money) og studentstipend. Det kommer nye utlysninger hvert år, men ikke i så stort omfang som f. eks Kvoteprogrammet, Erasmus eller andre store program UiB deltar i – saksmappen i ePhorte knyttes derfor ikke til et bestemt studieår.


Arkivreferanse 2010/13728


Innført fom. 26.4.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Utlysinger Eurasiaprogrammet – Studentstipend og såkornmidler

Saksansvarlig: 2180

Primærklassering: ARKNOK: 331

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Informasjon om utlysning X
Forespørsel om samarbeid I
Eurasiaprogrammet – Studentstipend og såkornmidlar N
Påminning – studentstipend Eurasia – frist __ I
Eurasiaprogrammet – søknad til SIU U
Søknad om endelig godkjenning av delstudium / studieopphold i utlandet (skjema) I
Sak xx/xx Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte dd.mm.åååå X
Tildeling av stipendplasser i Eurasia-programmet
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes



















Godkjenningsrutine for enkelte internasjonale avtaler forvaltet av SA

Rutinen er ment som en oppklaring av den praktiske bruken av ePhorte i godkjenningsprosesser mellom SA og universitetsledelsen i saker om avtaleinngåelse med utenlandske samarbeidsinstitusjoner.


Rutinen er innført fom. 3.6.2009 Brev (med kontrakter) til samarbeidsinstitusjoner i utlandet som krever rektors /andre ved UDIRs kontor sin godkjenning registreres som utgående brev. Rektor/UDIR skal legges på som siste godkjenner i det utgående brevet/ oversendelsesbrevet til samarbeidsinstitusjonen (Avtalen legges til som vedlegg). Dersom SA vurderer at det er behov for å sende et notat i forkant som begrunner kontraktsinnholdet eller forklarer policy sender SA et X- notat ufordelt til UDIR om dette. Dette kan f. eks fungerer som viktig dokumentasjon i nåtid og ettertid. Selve kontrakten skal ikke ligge som vedlegg til denne journalposten, jf. forrige pkt. Den signerte kontrakten skannes inn ved retur til UiB. Dersom UiB signerer sist må den kontrasignerte kontrakten sendes til DS01 for skanning.







Tilrettelegging, tilsagn om tilskudd ved NAV div. utredninger

Utredning for lese- og skrivevansker

Det opprettes en saksmappe per år for saker om henvisning fra Studieadministrativ avdeling (SA) til utredning for lese- og skrivevansker, disse registreres i ePhorte av sakebehandlings hensyn. SA registrerer selv henvisningene som utgående brev, skjemaet skannes inn ved SA. For at saksbehandlere ved SA skal få lesetilgang til sak og dokumenter påføres tilgangsgruppen ”UA utredning” på saken og alle journalpostene. Det er primært saksbehandler som registrer de utgående brevene som har ansvar for å føre på tilgangsgruppen.




Rutinen er innført fom. 12.3.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Utredning av lese- og skrivevansker 20__

Saksansvarlig: 2180

tilgangsgruppen UA utredning på sak og jp

Primærklassering: ARKNOK: 371

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Utredning av lese- og skrivevansker – *Fornavn Etternavn


utbev til Stadped Vest eller Voksenopplæringen i Bergen avhengig av studentens hjemkommune. Kortkode: Statped.: ”SPED” og Voksenoppl. ”VOKS”Informasjon om utlysning

U ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes





' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte









Tilsagn om tilskudd til utdanning

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i en årlig samlemappe, i saksarkiv, for studenter og der personen ikke har et ansettelsesforhold ved UiB, se kapittel om saksarkiv – ulike saksforhold. Personalmapper benyttes der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, se Personalmapper – personalarkiv



Tilsagn om tilskudd til utdanning – NAV – 20__


Oppdatert 17.11.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Tilsagn om tilskudd til utdanning – NAV – 20__

Saksansvarlig: 2180

en samlesak pr. år

Primærklassering: ARKNOK: 151

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilsagn om tilskudd til utdanning – *Fornavn Etternavn U ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes



' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte








Opplysninger om utdanning – NAV 20__



Oppdatert 17.11.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Opplysninger om utdanning – NAV 20__

Saksansvarlig: 2180

en samlesak pr. år

Primærklassering: ARKNOK: 151

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forespørsel om opplysninger color=red> 'Fornavn Etternavn I ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes




' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte








Tilrettelegging ved eksamen

Fom. høsten 2018 vil søknader og dokumentasjon mottas og automatisk som Digiforms skjemadata Fom. oktober 2013 mottas søknader om tilrettelegging primært som Skjemaker-skjema på epost til post@uib.no.


(DS01 overtok registreringen av tilretteleggings søknader fra og med uke 36 i 2009). Mottatte søknader/ dokumentasjon oppbevares på DS01 i egen postlistemappe til eksamensavviklingen det aktuelle semesteret er avsluttet – deretter makuleres disse.



arkivreferanse 2008/10597


Oppdatert 15.08.2018

Sakstittel: Saksikon.jpg Tilrettelegging ved eksamen ved UiB

Saksansvarlig: 2180

Tilgangsgruppe på sak og jp UA tilrettelegging

Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt

Dersom saken oversendes Klagenemnden settes tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet på sak og jp

Primærklassering: ARKNOK: 371

Sekundærklassering: SNR: <studentnummer>, Uoff

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om tilrettelegging ved eksamen H09 I ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Dokumentasjon


studenten føres som avsender på denne typen dokumentasjon fra ulike sakkyndige som mottas etter at søknadsskjemaet er registrert i saken.

I ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Svar på søknad om tilrettelegging ved eksamen U ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Tilbakemelding etter dysleksiutredning I ST: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes


















  • Hver student har en saksmappe som følger studenten gjennom hele studiet. Saksmappen skal hete Tilrettelegging ved eksamen ved UiB. Ved nye søknader må det derfor undersøkes om en student allerede har en saksmappe, eller om en ny må opprettes. Eksisterende saksmappe finnes ved å søke på Studentnummer i sekundær klassering.
  • Søknadsskjema registreres slik: Søknad om tilrettelegging ved eksamen, SemesterÅr (eks: V18). Journalpostene skal unntas offentlighet med kode ST og legges til tilgangsgruppe UA tilrettelegging.
  • Ettersendt dokumentasjon: Legeattester, logopedattester og andre registreres som egen jp, med tittel Dokumentasjon. Jp-ene skal unntas offentlighet med kode ST og legges til tilgangsgruppe UA tilrettelegging.
  • I forbindelse med ny ePhorte-integrert Digiforms skjemaløsning, registreres skjema og evt. dokumentasjon automatisk inn i ePhorte som separate jp. Dersom studenten har krysset av på ettersending av dokumentasjon i skjemaet, vil det i bekreftelses-epost fra registreringen av skjema inngå en lenke til eget skjema for ettersending av dokumentasjon til aktuelt saksnummer.
  • I forbindelse med nåværende søknadsskjema (Skjemaker/Machform), mottas søknadskjemaene pr epost til post@uib.no , studenten sender dokumentasjon (attester o.l.) til postmottaket. Dette medfører at søknadene registreres/importeres etter hvert som disse mottas i epostmottaket, og dokumentasjonen skannes og etterregistrers etter hvert som denne mottas.
  • Hvis det er stor forskjell mellom når søknaden er mottatt og når den er datert, bør det gjøres en merknad om dette.
  • Søknader som sendes i posten sendes direkte til DS01. Søknader som leveres i skranken på SAs infosenter eller på fakultetenes infosentre sendes til DS01.

Studiesaker ved fakultetene; Det juridiske fakultet, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Det medisinsk-odontologiske fakultet, Det psykologiske fakultet

Informasjon om studiesaker ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet se [[1]]



De ulike dokumentene i studiesakene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki



Dispensasjon fra tregangersregelen / søknad om 4. gangs eksamen

Det juridiske fakultet og det psykologiske fakultet



Det juridiske fakultet


Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.

Sakstittel: Saksikon.jpg Dispensasjon fra tregangersregelen

Saksansvarlig: 1600 jurfak

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om dispensasjon fra tregangersregelen i JUS114 V-12 I Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Vedtak om dispensasjon fra tregangersregelen i JUS114 V-12 U Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)














Det psykologiske fakultet:


Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.


Sakstittel: Saksikon.jpg Dispensasjon fra tregangersregelen – Emne(r)

Saksansvarlig: 1700 psyk.fak

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om dispensasjon fra tregangersregelen i emen(r) I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-eks
Svar på søknad om dispensasjon U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-eks












Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet


Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.

Sakstittel: Saksikon.jpg Søknad om 4. gangs eksamen emnekode

Saksansvarlig: 1201 mat.nat fak.

Primærklassering: ARKNOK 371

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om 4. gangs eksamen i MAT112 I Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Svar på søknad om 4. gangs eksamen emnekode U Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)

Studiesaker spesielt for det juridiske fakultet

Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet

Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på karakterfastsetting i emnekode semester

Saksansvarlig: 1201 mat.nat fak

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på karakterfastsetting i emnekode semester I Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Klage på karakterfastsetting i emnekode semester N Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Svar på klage på karakterfastsetting i emnekode semester U Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)

Det opprettes en sak for hver student.


















Sakstittel: Saksikon.jpg Søknad om tidlig eksamen påfølgende semester

Saksansvarlig: 1201 mat.nat fak.

Primærklassering: ARKNOK 371

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om tidlig eksamen påfølgende semester emnekode I Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Svar på søknad om tidlig eksamen påfølgende semester emnekode U Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)

Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.














Sakstittel: Saksikon.jpg Søknad om innpassing/godkjenning

Saksansvarlig: 1201 mat.nat fak.

Primærklassering: ARKNOK 376.1/ 376.2

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om innpassing/godkjenning

alt. Application for recognition of foreign credentials

I
Svar på søknad om innpassing/godkjenning U


Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.











Sakstittel: Saksikon.jpg Permisjon fra masterstudium, inst

Saksansvarlig: inst

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om permisjon fra masterstudiet I Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Svar på søknad om permisjon U Vurderes: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)


Det opprettes en sak for hver student.















Det juridiske fakultet

Obligatorisk kursoppgave/eksamensoppgave/sensorveiledning

Det opprettes en sak for hvert emne, samme saksnummer løper i hele arkivperioden. SB har ansvar for å registrere eksamensoppgaver og eventuelt sensorveiledninger. NB! Registreres i ePhorte ETTER at eksamen er avviklet. På engelske spesialemner er det ikke sensorveiledning. De enkelte journalpostene blir x-notater med innhold emnekode + semester (husk nynorsk- / engelskversjoner). Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester.


Til informasjon: sensorveiledninger og eksamensoppgaver i tidsperioden 2009-2013 er registrert i ePhorte. Tidsperioden fra før 2009 finnes her: http://org.uib.no/jur/Studier/eksamen/default.html


Sakstittel: Saksikon.jpg Obligatorisk kursoppgave /eksamensoppgave /sensorveiledning Emnekode Emnenavn

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 372

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Eksamensoppgave /rettveiledning /sensorveiledning JUS241 V-12 X

Klage på sensurvedtak (samlesak)

Det opprettes en sak per emne per semester. Alle restanser i saken avskrives når ny eksamensprotokoll registreres. Eksamensprotokoll registreres av SB som en x-notat (dokumenttype) og saken markeres som Ferdig. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi Side og Student Web. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01.


Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på sensurvedtak Emne Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 375

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på sensurvedtak JUS122 H-12 I S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Protokoll JUS122 X S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Protokoll JUS122 X S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID












Klage på sensurvedtak – kontinuasjonseksamen (samlesak)

Det opprettes en sak per emne per semester. Alle restanser i saken avskrives når ny eksamensprotokoll registreres. Eksamensprotokoll registreres av SB som en x-notat (dokumenttype) og saken markeres som Ferdig. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi Side og Student Web. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01. Konte-eksamener avholdes som regel i august måned.



Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på sensurvedtak Emne Kontinuasjonseksamen Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 375

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på sensurvedtak JUS122 kontinuasjonseksamen H-12 I S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Protokoll JUS122 Skadebot kontinuasjonseksamen H-12 X S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID













Klage på sensurvedtak på obligatorisk kursoppgave (samlesak)

Det opprettes en sak per emne per semester. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01

Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på sensurvedtak på obligatorisk kursoppgave Emne Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 375

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Klage på sensurvedtak på obligatorisk kursoppgave JUS243 V-12 I S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Svar på klage på sensurvedtak på obligatorisk kursoppgave JUS243 V-12 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID












Forhåndsvarsel og vedtak om tap av eksamensrett (samlesak)

SB oppretter en sak for hvert emne pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Klage på vedtak om tap av eksamensrett registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak


Sakstittel: Saksikon.jpg Forhåndsvarsel og vedtak om tap av eksamensrett Emne Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forhåndsvarsel om tap av eksamensrett i JUS111 Forvaltningsrett I H-11 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om tap av eksamensrett i JUS111 Forvaltningsrett H-11 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Klage på forhåndsvarsel om tap av eksamensrett i JUS111 Forvaltningsrett H-11 I S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID












Sletting av ugyldig eksamensmelding / vurderingsmelding - forhåndsvarsel og vedtak (samlesak)

SB oppretter en sak pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. Klage på vedtak om sletting av ugyldig eksamensmelding / vurderingsmelding registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak

Sakstittel: Saksikon.jpg Sletting av ugyldig eksamensmelding / vurderingsmelding Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forhåndsvarsel om sletting av ugyldig eksamensmelding i JUS111 H-11 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om sletting av ugyldig eksamensmelding i JUS111 H-11 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Klage på forhåndsvarsel om sletting av ugyldig eksamensmelding i JUS111 H-11 I S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
























Dispensasjon fra reglene om gjentakskvote

Det opprettes en sak for hver student

Sakstittel: Saksikon.jpg Dispensasjon fra reglene om gjentakskvote

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om dispensasjon fra reglene om gjentakskvote i JUS114 V-12 I Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Vedtak om dispensasjon fra reglene om gjentakskvote i JUS114 V-12 U Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Dispensasjon fra "kvoteregulering" av gjentakseksamener U Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Avslag på søknad om dispensasjon fra kvote for gjentak U Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)





















Kontinuasjonseksamen / konte-eksamen

Det opprettes en sak per student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. De fleste studenter blir automatisk oppmeldt til kontinuasjonseksamen på grunn av at de stryker til eksamen, er syk eller ikke møter. Da er alt i FS og ikke i ePhorte. Kun de som søker ekstraordinært er i ePhorte. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke)

Sakstittel: Saksikon.jpg Kontinuasjonseksamen

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om kontinuasjonseksamen / ny eksamen i JUS114 V-12V-12 I Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Vedtak om kontinuasjonseksamen i JUS114 V-12 U Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)
Ettersendt dokumentasjon I Vurderes ut i fra begrunnelse for søknad og/eller svar: S/SX/ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID (vurderes)

















Melding om tregangersregelen og tap av studierett (samlesak)

SB oppretter en sak hvert vårsemester der studentene får melding om oppbrukt eksamensforsøk (tre ganger), 3. studieår - NIST, 4. studieår – LIR. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel

Sakstittel: Saksikon.jpg Melding om tregangersregelen og tap av studierett År (studieår)

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Melding om tregangerregelen og tap av studierett U S: offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Forhåndsvarsel om tap av studierett ved Det juridiske fakultet U S: offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Forhåndsvarsel: 3 eksamensforsøk og tap av studierett U S: offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID













Gyldig fravær ved eksamen (samlesak)

Det opprettes en sak per semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. SB må gi beskjed til arkivet hvis journalposttittel er ufullstendig. Det står ikke alltid hvilke emne legeattesten gjelder.

Sakstittel: Saksikon.jpg Gyldig fravær ved eksamen Semester - Det juridiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 379

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Dokumentasjon ved fravær JUS256-2-A H-12 I S: offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID












Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett

Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester

Sakstittel: Saksikon.jpg Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett År

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om utvidet studierett I Vurderes, S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Søknad om gjenopprettelse av studierett I Vurderes, S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Vedtak om utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett U Vurderes, S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID













Forhåndsvarsel og vedtak om tap av studierett (samlesak)

Det opprettes en sak for hvert emne pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Klage på vedtak om tap av studierett registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak.



Sakstittel: Saksikon.jpg Forhåndsvarsel og vedtak om tap av studierett Emne Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forhåndsvarsel om tap av studierett U S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Vedtak om tap av studierett U S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Klage på forhåndsvarsel om tap av studierett I S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID














Oppsigelse av studieplass/studierett (samlesak)

Det opprettes en sak for hvert semester. Det er ingen reell forskjell mellom studieplass og studierett. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester.


Sakstittel: Saksikon.jpg Oppsigelse av studieplass Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Melding om oppsigelse av studieplass U Vurderes: S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Svar om melding om oppsigelse av studieplass I Vurderes: S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID















Vurderingsmelding / oppmelding etter frist (samlesak)

Det opprettes en sak for hvert semester. Med etteroppmelding siktes det til vurderingsmelding etter ordinær frist. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester


Sakstittel: Saksikon.jpg Vurderingsmelding / oppmelding etter frist Semester ved Det juridiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om vurderingsmelding / oppmelding etter frist i JUS114 V-12 I Nei/ vurderes: S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID














Mangler ved eksamensretten / søknad om sensur (samlesak)

Det opprettes en sak per semester. Det juridiske fakultet har ikke hatt privatister de siste semestrene. Så når fakultetet har studenter som møter i eksamenslokalene uten gyldig vurderingsmelding, så er det snakk om ordinære studenter med MAJUR-studierett. Studenten fyller ut skjema i eksamenslokalet og må søke fakultetet om å få sensur innen x-antall dager. Søknaden skal sendes til Dokumentsenter 1 for registrering (ikke oppgavebesvarelsen). Fra og med høst 2012 skal fakultetet behandle søknader om sensur / melding om mangler ved eksamensretten.

Sakstittel: Saksikon.jpg Mangler ved eksamensretten Semester ved Det juridiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 379

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om sensur i emne(r) I Nei, vurderes: S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID
Svar på søknad om sensur i emne(r) U Nei, vurderes: S/ SX/ ST : offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1. Skjerm ID














Særskilt eksamen / privatistsøknader – se Særskilt studierett

Særskilt studierett til spesialemner (samlesak)

Det opprettes en sak for hvert semester. Engelske søknader og svar (metadata) – fakultetet trenger statistikk på antall engelske søknader. Karakterutskrift / vitnemål som registreres skal sendes til fakultetet. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. Kandidater som er kvalifisert kan søke om særskilt studierett til spesialemner fremfor å søke om å avlegge særskilt eksamen (privatisteksamen). Det juridiske fakultet har ikke hatt privatistsøknader de siste semestrene.

Sakstittel: Saksikon.jpg Særskilt studierett til spesialemner Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om særskilt studierett til spesialemne JUS257-2-B Aksjeselskapsrett V-12 I Nei, Karakterutskrift / vitnemål er u.off – S: offl. § 26, 1. ledd
Vedtak om særskilt studierett til JUS257-2-B Aksjeselskapsrett V-12 U Nei, Karakterutskrift / vitnemål er u.off – S: offl. § 26, 1. ledd
Extraordinary admission to specialized courses in JUS275-2-A Terrorism in international and European criminal Law, JUS276-2-A Human rights law and JUS278-2- A Comparative private law, spring semester 2012 U Nei, Karakterutskrift / vitnemål er u.off – S: offl. § 26, 1. ledd
Admission to specialized / elective courses JUS250-2-C, JUS273-2- A and JUS283-2-A at The Faculty of Law, spring semester 2012 U Nei, Karakterutskrift / vitnemål er u.off – S: offl. § 26, 1. ledd













Underkjennelse av arbeidsgruppeoppgave / kommentering

Det opprettes en sak for hvert studieår


Sakstittel: Saksikon.jpg Underkjennelse av arbeidsgruppeoppgave / kommentering 1. studieår – studieåret 2012/2013

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Underretning om underkjennelse av kommentering i JUS111 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Underretning om underkjennelse av innlevering i JUS111 Forvaltningsrett I 2012/2013 U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Underkjenning av arbeidsgruppeoppgåve og åtvaring på kommentarar på same oppgåve til medstudent U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID














Frammøtelister - kontroll av signatur

Det opprettes en sak per semester per emne. Fakultetet gjør rutinemessig kontroll av frammøtelister i forbindelse med beregning av fravær.

Sakstittel: Saksikon.jpg Frammøtelister - kontroll av signatur, Emne Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Frammøtelister - kontroll av signatur vurderes, S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID

















Endring av utdanningsplan

Det opprettes en sak for hver student / ny type søknad  Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne / semester. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke). Karakterutskrift / vitnemål skal forevises Studieadministrativt avdeling, hvis de kommer til registrering kan de etterpå sendes til SA. Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling

Sakstittel: Saksikon.jpg Endring av utdanningsplan

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om endring av utdanningsplan / redusert progresjon I S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Søknad om dispensasjon / fritak for spesialemne og / eller masteroppgave I S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Ettersendt dokumentasjon I S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
















Utsatt innleveringsfrist

Det opprettes en sak for hver student.  Husk å spesifisere journalposttittel med emne og semester. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke).


Sakstittel: Saksikon.jpg Utsatt innleveringsfrist

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om utsatt innleveringsfrist JUS280-2-A H-12 I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Søknad om utsatt innleveringsfrist av masteroppgave H-12 I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Svar på søknad om utsatt frist U Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID















Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart (samlesak)

Det opprettes en sak for hvert semester.  Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling.


Sakstittel: Saksikon.jpg Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart Semester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad / melding om fravær I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Søknad om fritak fra obligatorisk oppmøte I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om fravær / fritak U Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
















Permisjon

Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester / periode. Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling


Sakstittel: Saksikon.jpg Permisjon

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om permisjon / fravær / avbrudd fra studiet I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om permisjon / fravær / avbrudd fra studiet I Vurderes, S/ SX/ ST - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
















Forhåndsvarsel og vedtak om revisjon av utdanningsplan (samlesak) – tvungen revisjon av utdanningsplan

SB oppretter en samlesak hvert høstsemester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel.


Sakstittel: Saksikon.jpg Forhåndsvarsel og vedtak om revisjon av utdanningsplan Smester

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forhåndsvarsel om revisjon av utdanningsplan (Innkalling til justeringssamtale) U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om revisjon av utdanningsplan U S - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID












Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere

UiB har fått en ny forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB, effektiv fra 01.08.12. Det er nå fakultetene som administrerer spørsmål og søknader tilknyttet semesterregistrering, utdanningsplan, undervisnings‐ og vurderingsmeldinger. Frist for bekreftelse av undervisnings‐ og vurderingsmelding og betaling av semesteravgift er for høstsemesteret er 1. september og for vårsemesteret er 1. februar. I forkant av frist blir det sendt forhåndsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Meldinger / tilsvar fra studenter sendes direkte til studieveileder epostmottaket. Disse skal ikke registreres i ePhorte. Etter fristen sendes det vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Det opprettes en sak per semester.

Sakstittel: Saksikon.jpg Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere – Semester Det juridiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Forhånsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere

Utgående journalpost: Hoveddokument er eposten og vedlegg er navneliste på mottakerne

U
Vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere

Utgående journalpost: Hoveddokument er eposten og vedlegg er navneliste på mottakerne

Begrunnet klage på vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere I S - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Svar på klage (innvilget - omgjøring av vedtak) U S - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID












Saken videresendes til Den sentrale klagenemnd

Om fakultetet opprettholder sitt vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere, skal saken sendes til Den sentrale klagenemnd for endelig behandling. Det skal da opprettes en sak per klage til Den sentrale klagenemnden, dvs. at begrunnet klage på vedtak som ligger i samlesaken flyttes til klagesaken. Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken. Alle dokumenter i klagesaken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet. NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.


se rutiner for saker til Den sentrale klagenmnd











Tilrettelegging av undervisning / studie

Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Søknader om tilrettelegging av eksamen behandles av Studieadministrativt avdeling. Fakultet får kopi av vedtaksbrevet hvis vedtaket innebærer at studenten ikke skal sitte i vanlig lokale eller om det er noe annet spesielt. Hvis studenten bare får mer tid, da får ikke fakultetet kopi.

Sakstittel: Saksikon.jpg Tilrettelegging av undervisning / studie

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 371

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om tilrettelegging av undervisning / studie I S / SX/ ST - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID
Vedtak om tilrettelegging av undervisning / studie















Veiledningsforhold

Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester.

Sakstittel: Saksikon.jpg Bytte av veileder

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 532

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om bytte av veileder av praktiske årsaker I Vurderes
Søknad om bytte av veileder av personlige årsaker I Vurderes, S/ SX, ST - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Skjerm ID

















Oppnevning av sensor (samlesak)

Godkjenning som veileder for masteroppgaver (samlesak)

Masterstudiet i rettsvitenskap - programsensorrapporter

Delstudium i utlandet

Avslag på utveksling

Innpassing

Learning agreement for utenlandske studenter

Tekstsammenfall i skriftlige arbeider på grunn av gjenbruk av andres materiale

Tekstsammenfall i skriftlige arbeider på grunn av gjenbruk av eget materiale

Brudd på bestemmelser om hjelpemidler til eksamen (samlesak)

Brudd på bestemmelser om hjelpemidler til eksamen (mistanke om fusk)

Studieutvalget

Saker til Den sentrale klagenemnd

Utgåtte rutiner:

1. Semesterregistrering etter frist (utgår etter høst 2012)

Studiesaker spesielt for det Psykologiske fakultet

Opptak

Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) / masterprogram

Arkivkode: 512.1

Saksnivå: en sak per semester

Sakstittel: ”Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) H-09”

Sakstittel: ”Opptak til Masterprogram H-09 - Det psykologiske fakultet” - inkluderer opptak til Gender and Development, Barnevern, Pedagogikk, IKT, Internasjonal Health Promotion og arbeids- og organisasjonspsykologi

Alle søknadspapirer som kommer til fakultetet i forbindelse med søknad om opptak (omslagsark med attester/karakterutskrifter) sendes direkte til saksbehandler.

NB! Alle brev (tilbud, opptak, venteliste og ikke kvalifisert) skal registreres i ePhorte.

Alle brev / e-post (tilbud, venteliste, ikke kvalifisert og opptak) som går ut til søkere skal registreres i ePhorte som en PDF fil, samt en liste over navn på søkere. Brevene og listen kan genereres i FS.

Altså vil ePhorte saken ha en journalpost som heter for eksempel.: ”Tilbud / venteliste / ikke kvalifisert – opptak til masterprogram H-09”. Dokumentet vil være en PDF fil som inneholder alle brev / e-post som er gått ut til søkere. I tillegg registrerer vi en navneliste over alle søkerne for hvert enkelt program, som er delt inn i tre lister: opptak – venteliste – ikke kvalifisert. Hver journalpost skal sendes på enkel godkjenning til leder.

UNNTAK ved registrering: Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU)

Det brukes flette funksjonen i ePhorte i og med alle søkere får likelydende brev om opptak, venteliste eller ikke kvalifisert.





Opptak til profesjonsstudiet i psykologi

Arkivkode: 512.1

Saksnivå: en sak per studieår

Sakstittel: ”Opptak til psykologstudiet studieåret H-12 og V-13 - Det psykologiske fakultet”

Før gjorde fakultetet opptak to ganger i året, men nå gjennomføres opptak kun en gang per år. Halvparten som tas opp i opptaket høst 2012 starter høstsemesteret 2012 og halvparten starter vårsemesteret 2013.

Mer informasjon finner du her: http://www.uib.no/psyfa/utdanning/opptak/psykologstudiet#soslashknadsfrist





Politiattester og erklæringer om taushet- og skikkethet

Det opprettes en sak for alle programmene.

Arkivkode: 510

Alle studenter som tas opp profesjonsstudiet i psykologi, praktisk pedagogisk utdanning og integrert adjunkt- og lektorutdanning (MN og HF sine studieprogram) må levere inn politiattester og erklæringer om taushet- og skikkethet. Etter hvert opptak, når disse dokumentene er levert til saksbehandler, sender saksbehandler dokumentene til dokumentsenteret for registrering i ePhorte.

Studenter som tas opp til masterprogrammet i health promotion må signere og levere inn taushetserklæringer. Disse skal sendes til dokumentsenteret for bunkeskanning.


Dokumentsenteret bunkeskanner dokumentene ut ifra semester og studieprogram. Det vil si at dokumentsenteret registrerer tre filer, en for PPU, en for psykologstudiet og en for masterprogram i helsefremmende arbeid.




Godkjenning i ePhorte

Godkjenning i ePhorte av gruppelederne

Gruppelederne ved Det psykologiske fakultet, studieseksjonen, har alle tre superbrukerrolle i ePhorte, tilgangskodene S og SX på person- og enhetsnivå og lese- og skrivetilgang til psyfa-eks og psyfa-progr.

Studiesjefen har informert at saksbehandlerne på studieseksjonen skal sende alle brev og notater til sine gruppeledere for godkjenning. Så avgjør gruppeleder om studiesjefen skal også inn i lupen / godkjenne.

Superbrukerne vil kunne godkjenne og fordele journalposter som er skjermet med S og SX, men ikke ST.

Om gruppelederne skal godkjenne journalposter som er skjermet med tilgangkode ST, vil de kun kunne gjøre dette om saksbehandler har husket å sette på riktig tilgangsgruppe (i tillegg til tilgangskode).




Studier

Arbeidsavtaler og taushetserklæringer: timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp

Arkivkode: 212.2

Det er opprettet syv ulike saker for midlertidig ansatte (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) per år:

  • 2012/14128 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Profesjonsstudiet i psykologi - 2013
  • 2013/258 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for klinisk psykologi (Christiesgate 12) - 2013
  • 2013/260 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for pedagogikk (Christiesgate 13) - 2013
  • 2013/261 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Det psykologiske fakultet - 2013
  • 2013/255 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer, ekstrahjelp) - Institutt for biologisk og medisinsk psykologi (BB-bygget) - 2013
  • 2013/257 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) - Hemil-senteret (Christiesgate 13) - 2013
  • 2013/259 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for samfunnspsykologi (Christiesgate 12) - 2013


Hvor arbeidsavtalene og taushetserklæringer arkiveres er avhengig av hvor vedkommende tilsettes.

Viktig å huske at signert arbeidsavtale (restansen) skal registreres der tjenestested for vedkommende er.

Saksbehandler på journalpostene (arbeidsavtale og taushetserklæring) vil være den som har skrevet under arbeidsavtalen på vegne av fakultetet/instituttet, altså arbeidsgiver.

Alle kontaktpersoner på fakultetet og instituttene er bedt om å legge riktig saksnummer i malen for slike arbeidsavtaler slik at registreringsarbeidet for dokumentsenteret blir lettere og mer effektivt.

OBS!

Fakultetet har overtatt behandling av alle timelæreravtaler på profesjonsstudiet i psykologi.

Alle de signerte arbeidsavtaler og taushetserklæringer arkiveres i en egen sak (2012/14128). Journalpostene skal påføres tilgangsgruppe PSYFA-Progr, slik at de på fakultetet og instituttene som har behov for lesetilgang får det.






Rutiner for registrering av veiledning av Bachelor- og masteroppgaver og profesjon (veiledningskontrakt)

Saksnivå: En sak per program per år.

Arkivnøkkel: 532

Programkoordinator er mottaker i ePhorte, og får slik beskjed om at kontrakt er inngått. Institutt v/adm.sjef. er kopimottaker i ePhorte.

I og med at programkoordinator er mottaker og adm.sjef kopimottaker, så må dokumentet registreres som Inngående. Det skaper restanse hos mottaker som da må avskrive denne når veiledningsforholdet er registrert i FS.

Programkoordinator registrerer veiledningsforholdet i FS, under fanen 'Veiledning' i Student samlebilde. Kontrakt i ePhorte kan tas til etterretning først når dette er gjort (restansen avskrives av programkoordinator).


Informasjon om veiledningskontrakter på studieseksjonens egen wiki side: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studiestart_og_-slutt#Rutiner_for_registrering_av_veiledning_og_BA.2FMA-oppgaver

Gamle veiledningskontrakter kan sendes til Dokumentsenter 1 for bunkeskanning.




Vurderingsmelding / undervisningsmelding - oppmelding etter frist

Det opprettes en sak for hvert semester

Sakstittel: Saksikon.jpg Vurderingsmelding / undervisningsmelding - oppmelding etter frist Semester ved Det psykologiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe
Søknad om vurderingsmelding / oppmelding etter frist i emne(r) I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. psyfa-progr
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr











Utgått rutine fra vår 2012

Den nye rutinen SA har innført innbærer at de vil at fakultetene skal skrive opp studentene som skal meldes etter frist i et excel-ark, for så å sende dette excel-arket til SA. Siden flere av fakultetene ikke ville ha dette excel-arket liggende i infosenteret (men ønsket å kvalitetssikre de dataene som går til SA), ble det laget et skjema som alle fakultetene kan bruke i infosenteret. Dette skjemaet er derfor kun ment som en måte å samle sammen det som skal skrives inn i excel-arket og sendes videre til SA. Det er SA som evt. skal melde opp studentene. Det er altså kun ment som et internt kontrollark som studentene får på Infosenteret. Disse skal normalt leveres inn manuelt på Infosenteret og så kontrollerer studieseksjonen her skjemaene. SA vil deretter ha et Excel-ark fra fakultetet med navn på studenter og hvilke fag de ønsker å ettermelde seg til. Det er altså ikke noe som behøver å tas vare på eller registreres i ePhorte, da oppmeldingen til eksamen vil være registrert i FS.





Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett

Det opprettes en sak for hver student

Sakstittel: Saksikon.jpg Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe
Søknad om utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. psyfa-progr
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr













Poststudierett

Saksnivå: en sak for hvert studieår (høst og vår)

I denne saken registreres det utgående eposter som sendes til de som har søkt om poststudierett. Vilkår for å få tildelt poststudierett er fullført bachelor- eller mastergrad/profesjonsstudiet ved fakultetet. De som oppfyller vilkårene kan få poststudierett, mens de som ikke oppfyller vilkårene får ikke.

Saksbehandler bruker dokumenttype "ny utgående epost" i ePhorte for å sende ut disse epostene. Ingen godkjenning nødvendig fra leder.

Sakstittel: Saksikon.jpg Poststudierett H-12 / V-13

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe
Vedrørende poststudierett ved Det psykologiske fakultet U














Hospitantstudierett

Saksnivå: en sak for hvert semester

Arkivkode: 512.7

Sakstittel: "Hospitant ved Det psykologiske fakultet H-13"

Studenter ved andre utdanningsinstitusjoner kan søke om hospitantstudierett ved fakultetet for å ta ulike fag. Det skal foreligge dokumentasjon med søknaden som bekrefter at søker er student ved en annen utdanningsinstitusjon.


Sakstittel: Saksikon.jpg Hospitant ved Det psykologiske fakultet H-13

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.7

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe
Søknad om hospitantstudierett i PSYK106 H-13 I Vedlegg som eksamensbesvarelse / karakterutskrift / vitnemål er unntatt offentlighet, S- studentsaker - offl. § 26, 1. ledd. psyfa-progr
Svar på søknad om hospitantstudierett PSYK100 H-13 U psyfa-progr











Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart

Saksnivå: en sak for hvert semester

Sakstittel: "Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart Semester ved Det psykologiske fakultet"

Arkivkode: 377

I denne saken registreres det meldinger/eposter fra studenter som ikke kan møte opp til obligatoriske orienteringsmøter og lignende ved semesterstart.




Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere

Saksnivå: Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet

Det opprettes en sak per semester.

Arkivkode: 377

UiB har fått en ny forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB, effektiv fra 01.08.12. Det er nå fakultetene som administrerer spørsmål og søknader tilknyttet semesterregistrering, utdanningsplan, undervisnings- og vurderingsmeldinger.

Frist for bekreftelse av undervisnings- og vurderingsmelding og betaling av semesteravgift er for høstsemesteret er 1. september og for vårsemesteret er 1. februar.

I forkant av frist blir det sendt forhåndsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Meldinger / tilsvar fra studenter sendes direkte til studieveileder epostmottaket. Disse skal ikke registreres i ePhorte.

Etter fristen sendes det vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere.

Sakstittel: Saksikon.jpg Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe
Forhåndsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere U: Utgående journalpost: Hoveddokument er eposten og vedlegg er navneliste på mottakerne Vedlegg som eksamensbesvarelse / karakterutskrift / vitnemål er unntatt offentlighet, S- studentsaker - offl. § 26, 1. ledd.
Vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere U: Utgående journalpost: Hoveddokument er eposten og vedlegg er navneliste på mottakerne
Begrunnet klage på vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av din rett til å studere I S - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn
Svar på klage (innvilget - omgjøring av vedtak) U S - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn

















Saker til Den sentrale klagenemnd

Om fakultetet opprettholder sitt vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere, skal saken sendes til Den sentrale klagenemnd for endelig behandling.

Det skal da opprettes en sak per klage til Den sentrale klagenemnden, dvs. at begrunnet klage på vedtak som ligger i samlesaken flyttes til klagesaken.

Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken.

Alle dokumenter i klagesaken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet

NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.


Sakstittel: Saksikon.jpg Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Begrunnet klage på vedtak I SX- § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet Journalposten flyttes fra samlesaken til klagesaken
Oversending av klage til Den sentrale klagenemnd (fakultetet opprettholder sitt vedtak om terminering) N-notat fra fakultetet til enhet 2120 SX- § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet OBS! Forhåndsvarsel og vedtak legges som vedlegg til oversendingen
Ev. uttalelse / korrespondanse med student I/U SX - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet
Vedrørende saksbehandling i Den sentrale klagenemnd U SX - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet
Vedrørende saksbehandling i Den sentrale klagenemnd U SX - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet Informasjon til studenten
Vedtak – Møte i Den sentrale klagenemnd dato og sak U SX - § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm navn Tilgangsgruppen Den sentrale klagenemnd – sekretariatet Nemndens vedtak oversendes studenten



























Endring av utdanningsplan

Arkivkode: 377

OBS! Sjekk ALLTID om studenten har en lignende sak fra før i ePhorte.

'Saksnivå: en sak per student

OBS! På søknadsskjemaene står det hvilke studieprogram studenten er tatt opp i / går på.

Sakstittel: Saksikon.jpg Endring av utdanningsplan – Masterprogram i barnevern

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om endring av utdanningsplan I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr Søknaden kan gjelde: planen utvides / redusert studieprogresjon / fritak / dispensasjon / annet
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr
























Endring av utdanningsplan

Eksempel på sakstittel: ”Endring av utdanningsplan – Masterprogram i barnevern”

Sakstittel: Saksikon.jpg Endring av utdanningsplan – Masterprogram i barnevern

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om endring av utdanningsplan I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr Søknaden kan gjelde: planen utvides / redusert studieprogresjon / fritak / dispensasjon / annet
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr




























Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan

Arkivkode: 377

'Saksnivå: en sak per år

Sakstittel: ”Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan Årstall”

Eksempel på sakstittel: ”Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan 2011”


Fakultetet sender ut likelydende brev til de studenter som må justere utdanningsplanen. De bes ta kontakt med fakultetet ved saksbehandler for å sette opp ny plan.

Universitetet i Bergen har som målsetning å gi hver enkelt student en god oppfølging gjennom hele studiet. For studenter som ved utgangen av et høstsemester står til rest med 30 studiepoeng eller mer i forhold til den progresjonen som utdanningsplanen angir, skal fakultetet snarest mulig ta kontakt med studenten og varsle at den gjeldende utdanningsplanen ikke lenger kan legges til grunn for videre studier. Fakultetet og studenten skal deretter i fellesskap komme fram til hvilke endringer som må gjøres i utdanningsplanen for at den skal kunne gjelde framover (jfr. § 6a i Grads- og studiereglement for UiB).

Dette brevet går derfor ut til alle studenter som ved oppstart inneværende semester er forsinket med 30 studiepoeng eller mer i forhold til gjeldende utdanningsplan.

Sakstittel: Saksikon.jpg Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan Årstall

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan I S- § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm ID psyfa-progr
Svar / tilbakemelding vedrørende melding om behov for justering av individuell utdanningsplan I S- § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 - Skjerm ID psyfa-progr Noen ganger sendes studentene et svar / tilbakemelding angående mottatt brev.

















Melding om avbrutt studium

Sakstittel: Saksikon.jpg Melding om avbrutt studium – Masterprogram i barnevern

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Melding om avbrutt studium I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks
Svar / tilbakemelding vedrørende melding om behov for justering av individuell utdanningsplan I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks



















Permisjon / fravær

Sakstittel: Saksikon.jpg Permisjon – Masterprogram i barnevern

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om permisjon semester I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks Søknaden kan gjelde: sykdom / omsorg for barn / uten begrunnelse / reise / utveksling / tvungen verneplikt
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks


















Utsatt studiestart

OBS! Reservasjon av studieplass gjennom Samordna opptak - Sentralisert saksbehandling gjennom SA.

Eksempel på sakstittel: ”Utsatt studiestart – Masterprogram i barnevern”


Sakstittel: Saksikon.jpg Utsatt studiestart – Masterprogram i barnevern

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 377

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om utsatt studiestart I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr /psyfa-eks








































Utsatt / utvidet innleveringsfrist

Oppretter en sak per student.

Eksempel på sakstittel: "Utsatt innleveringsfrist PED321 H-12"

I slike saker søker studenten om utvidet tid ved hjemmeeksamen eller andre typer innleveringer. Ofte er begrunnelsen sykdom under eksamenstid og da må journalposter skjermes med tilgangskode ST og hjemmel offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1.






Bytt av studieplass

Oppretter en sak per student.

Ekspempel på sakstittel: "Bytte av studieplass - Psykologistudiet"


Sakstittel: Saksikon.jpg Bytte av studieplass - Psykologistudiet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 512.5

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om bytte av studieplass I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-progr
















Praktisk pedagogisk utdanning (PPU)

Omslagsark

Hvert semester oppretter saksbehandler følgende sak: "Omslagsark praktisk pedagogisk utdanning Semester-År"

Her registreres omslagsark fra studenter som har søkt opptak, der de andre fakultetene må vurdere studiekompetansen før de kan tas opp ved PPU.

Saksbehandler oppretter et N-notat for hver student.

Husk at vitnemål / karakterutskifter er unntatt offentlighet: S- studentersaker UiB, hjemmel u.off: offl. § 26, 1. ledd.





Vurdering av opptaksgrunnlag til praktisk pedagogisk utdanning

Søknader om vurdering av opptaksgrunnlagt til PPU sendes til det aktuelle fakultetssekretariatet for vurdering og saksbehandling. Utenom PSYFA er det HF, SV og MAT.NAT. som behandler slike søknader.

Emnekode: 376.1 / 376.2

Det blir opprettet en sak per søker. Saken registreres ufordelt til enhet 1700.

Om søknaden skal behandles av en av de andre fakultetene, må dokumentsenteret få beskjed slik at riktig enhet får restanse på søknaden.

Dokumentasjon som vitnemål / karakterutskrift skjermes i ePhorte: S- offl. § 26, 1. ledd og sendes til fakultetet etter registrering.







Pedagogisk-psykologisk praksistjeneste - PSYK373

Godkjenning av pedagogisk-psykologisk praksistjeneste ÅR - PSYK373

Det opprettes en samlesak for hvert år der godkjenninger av praksistjenesten (PSYK373) blir registrert.

Om en student ikke får praksistjenesten sin godkjent, kan det opprettes en egen sak for studenten.



Melding om veiledning av studenter i pedagogisk-psykologisk praksis (PSYK373) i ÅR

Det opprettes en samlesak for hvert år der melding om veiledning blir registrert. I dette skjemaet gir veileder beskjed om hun/han kan ta i mot studenter til veiledning.








Innpassing / Delstudium i utlandet

Innpassing

Saksnivå: en sak per student


Sakstittel: Saksikon.jpg Innpassing – Studieprogram

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 376.1 (utenlandsk utdanning) ELLER 376.2 (norsk utdanning)

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om innpassing av tidligere ekstern / intern utdanning I Vedlegg: Karakterutskrift / vitnemål må skjermes: S- offl. § 26, 1. ledd psyfa-progr OBS: Vitnemål/karakterutskrifter sendes til fakultetet etter skanning, slik at studenten får det tilbake
Registreringsskjema vedr. innpassing av ekstern utdanning X psyfa-progr
Svar på søknad U psyfa-progr
















Delstudium i utlandet

Saksnivå: en sak per student

Eksempel på sakstittel: ”Delstudium i utlandet - Profesjonsstudiet”

OBS! Opplysningsskjema / egenerklæring for studenter - dette skjemaet skal ikke registreres i ePhorte, men sendes direkte til fakultetet.


Sakstittel: Saksikon.jpg Delstudium i utlandet - Studieprogram

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 376.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om forhåndsgodkjenning I psyfa-progr Søknad kan gjelde både utdanning og / eller praksisplass
Svar på søknad U psyfa-progr Svar kan gjelde både utdanning og / eller praksisplass
Søknad om innpassing av delstudium ved avsluttet utvekslingsopphold I Vedlegg: Karakterutskrift / vitnemål må skjermes: S- offl. § 26, 1. ledd psyfa-progr OBS! Vitnemål/karakterutskrifter sendes til fakultetet etter skanning, slik at studenten får det tilbake.
Søknad kan gjelde både utdanning og / eller praksisplass
Svar / tilbakemelding vedrørende melding om behov for justering av individuell utdanningsplan U psyfa-progr Svar kan gjelde både utdanning og / eller praksisplass



















Avtaler om ekstern fordypningspraksis - Psykologstudiet

Eksempel på sakstittel: Avtaler om ekstern fordypningspraksis vår 2013 - Psykologstudiet


Det opprettes en sak per semester.


Sakstittel: Saksikon.jpg Avtaler om ekstern fordypningspraksis vår 2013 - Psykologstudiet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 306

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Signert avtale om ekstern fordypningspraksis vår 2013 for studentens navn I til IKP / 1734 psyfa-progr
Signert avtale om ekstern fordypningspraksis vår 2013 for studentenes navn I til IKP / 1734 psyfa-progr


















Eksamen

Gyldig fravær ved eksamen

Eksempel på sakstittel: ”Gyldig fravær ved eksamen H-12 - Det psykologiske fakultet”

Arkivkode: Det opprettes en sak per semester

Saksbehandler må gi beskjed til dokumentsenteret hvis journalposttittel er ufullstendig. Det står ikke alltid hvilke emne(r) en legeattest gjelder. Skriv gjerne på legeattesten hvilke emne(r) det gjelder (hvis det ikke står på). Informasjon om håndtering av legeerklæringer finner du her: Håndtering av legeerklæringer


Sakstittel: Saksikon.jpg Gyldig fravær ved eksamen H-12 - Det psykologiske fakultet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 379

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Dokumentasjon ved fravær og søknad om ny eksamen PSYK100 H-12 I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. Legeattester er unntatt offentlighet, tilgangskode ST og hjemmel offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

NB: Viktig for saksbehandler at det skilles mellom a)hvilke legeerklæringer som har kommet med søknad og b)hvilke som har kommet alene

psyfa-eks Som oftest gjelder dette studenter som har vært syke på eksamensdagen
Dokumentasjon ved fravær PSYK100 H-12 I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. Legeattester er unntatt offentlighet, tilgangskode ST og hjemmel offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

NB: Viktig for saksbehandler at det skilles mellom a)hvilke legeerklæringer som har kommet med søknad og b)hvilke som har kommet alene

psyfa-eks Som oftest gjelder dette studenter som har vært syke på eksamensdagen
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet psyfa-eks


























Tilrettelegging av studie / undervisning

Saksnivå: en sak per student

Arkivkode: 371

Sakstittel: Tilrettelegging av studie / undervisning

Journalposttittel:

  • Søknad om tilrettelegging av studier H-13
  • Søknad om individuelt tilrettelagt undervisning i PSYK106 V-13

OBS! Tilrettelegging av eksamen saksbehandles av Studieadministrativt avdeling / 2180.


Klage på karakterfastsetting

Saksnivå: en sak per emne og semester

Eksempel på sakstittel: "Klage på karakterfastsetting PSYK102 H-08"

Sakstittel: Saksikon.jpg Klage på karakterfastsetting EMNE SEMESTER

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 375

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Klage på karakterfastsetting PSYK102 H-08 I S- offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 psyfa-eks Skjerm ID
Protokoll - Klage på karakterfastsetting PSYK102 H-08 X S- offl. § 26, 1. ledd psyfa-eks




















Nye saksbehandlingsrutiner i forbindelse med klage på sensur - fra og med våren 2012

På jus praktiseres en enklere måte å saksbehandle klagesaker enn det vi i dag praktiserer. Det blir blant annet ikke skrevet brev til hver enkel person som har klaget på sensuren.


Følgende rutine blir brukt:

1. Det lages en sak per emne per semester i Ephorte. Det vil si at alle klagene i et emne blir plassert i samme mappe hvert semester. Eksempelvis «Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12»

2. Oppgavene sendes ut til ny kommisjon på vanlig måte.

3. Når protokollene fra klagekommisjonen kommer i retur blir de samlet og lagt inn i saken i ePhorte som X-notat av saksbehandler.

4. Marker alle journalpostene (restansene) og avskriv alle i en operasjon. Deretter markeres saken som ferdig.

5. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi side og på studentweb.


Dette medfører at:

• Vi må oppdatere nettsidene våre/eventuelt få inn informasjon om hvordan svar på klage blir gitt.

• Informere studentene på Mi Side om når klagesensuren vil falle. Kan være dette blir problematisk i forhold til sen klagesensur og studenter som slutter hos oss. I motsetning til på jus har vi studenter med studierett på kun ett år. Det kan derfor være at det er gunstig å sende epost fra FS til studentene som klager på sensuren i de ulike emnene om når ny sensur faller i tillegg til melding på Mi side. På jus legger de ut en liste på gruppen «juridisk fakultet» og oppdaterer denne når nye frister på de ulike emnene blir klare.


Mangler ved eksamensretten (søknad om sensur)

Saksnivå: Det opprettes en sak per semester

Arkivkode: 379

Eks. : Mangler ved eksamensretten V-12 ved Det psykologiske fakultet

Fra og med vår 2012 skal fakultetet behandle søknader om sensur / melding om mangler ved eksamensretten.

Eksempel på inngående journalposter: Søknad om å sensur av eksamen i emne(r) / Melding om mangler ved eksamen i emne(r)

Denne saken gjelder privatister og studenter som ved eksamensdagen finner ut at de mangler eksamensrett. De gjennomfører eksamen likevel og søker om å få den sensurert. De leverer søknaden sammen med oppgavebesvarelsen. Dokumentsenter 1 skal motta søknadene (ikke oppgavebesvarelser).

Informasjon om eksamensdagen: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studentsaker#Etter_eksamensdagen







Særskilt eksamen ved Det psykologiske fakultet (privatister)

Saksnivå: Det opprettes en sak per semester

Eks.: Særskilt eksamen ved Det psykologiske fakultet H-12 (privatister)

Fra og med høstsemesteret 2012 er det fakultetene som skal behandle disse søknadene og ikke Studieadministrativt avdeling. Å avlegge særskilt eksamen er det som samme privatist eksamen. Det er kandidater uten studierett som ønsker å avlegge eksamen ved UiB.


OBS! Fakultetet skal ikke behandle "Søknad om å få avlegge eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse".

Søknad om å avlegge eksamen skal behandles av fakultetet, men det er SA som skal vurdere om søker har OK realkompetanse. Så når søkere søker om å få ta f.eks. PSYK110 på bakgrunn av realkompetanse, skal de enten legge ved eller på forhånd ha sendt inn egen søknad om slik vurdering til SA.

Folkeuniversitetet sender samlede søknader for sine kandidater 15. februar, men om noen av disse skal ha vurdert realkompetanse, sender de akkurat den søknaden direkte til UiB, så skal søknaden om å avlegge selve eksamen via Folkeuniversitetet komme senere til fakultetet.


Sakstittel: Saksikon.jpg Særskilt eksamen ved Det psykologiske fakultet H-12 (privatister)

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Søknad om å avlegge særskilt eksamen i emne(r) semester I fra enkeltpersoner Vitnemål/karakterutskrift som vedlegg til søknaden - HUSK at dette er u.off. S - offl. § 26, 1. ledd. og skal sendes til fakultetet etter skanning psyfa-eks
Oversending av søknader om å avlegge særskilt eksamen i emner semester I fra Folkeuniversitetet Oversikten/listen med navn registreres som hoveddokument og alle søknadene med attesterte kopier registreres som vedlegg psyfa-eks Vitnemål/karakterutskrift som vedlegg til søknaden - HUSK at dette er u.off. S - offl. § 26, 1. ledd. og skal sendes til fakultetet etter skanning
Svar fra fakultetet U fra fakultetet psyfa-eks
Korrespedanse mellom fakultetet og Studieadministrative avdeling N/X psyfa-eks




















Registrering av søknader fra Folkeuniversitetets (FU):

FU sender en liste med emnekode, navn og personalia for kandidater som ønsker å gjennomføre eksamen ved UiB det aktuelle semesteret. Denne listen følges av utfylt søknadsskjema fra hver kandidat, samt attesterte kopier av dokumentasjon på generell studiekompetanse (GSK), evt. realkompetanse (REA). Dette oversendes Dokumentsenteret som skanner alle dokumenter og oppretter journalpost. Dokumentsenteret gjør oversikten/listen med navn til hoveddokument og alle søknadene med attesterte kopier til vedlegg.

Mer informasjon: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Kandidater_uten_studierett_og_Folkeuniversitetene#Innkomne_s.C3.B8knader









Eksamensoppgaver

Fra og med januar 2008 skal alle eksamensoppgaver registreres i ePhorte. Eksamensoppgaver fra skriftlig eksamen skal ifølge arkivloven arkiveres, og som en del av innføringen av ePhorte skal nå eksamensoppgavene arkiveres elektronisk.

Gruppeleder i eksamensgruppen får kopi av ALLE eksamensoppgaver på Det psykologiske fakultet og sender oppgavene for skanning / importering til Dokumentsenteret 7. Husk å oppgi emnekode og emnetittel.

Det opprettes egen sak for hvert emne. Tittelen på saken blir "Eksamensoppgaver - Emnekode Emnetittel" Eksempel: "Eksamensoppgaver PSYK106 Personalpsykologi". På hver sak opprettes det én journalpost for hvert semester eksamenen avholdes.


Sakstittel: Saksikon.jpg "Eksamensoppgaver - Emnekode Emnetittel

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK 372

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Skoleeksamen H-08 X psyfa-eks Annen målform/ eng. versjon ev. som vedlegg
Skoleeksamen V-08 Flervalgsspørsmål / essay X psyfa-eks Annen målform/ eng. versjon ev. som vedlegg
Skoleeksamen V-09 X psyfa-eks Annen målform/ eng. versjon ev. som vedlegg














NB: Eksamensoppgavene legges inn i ePhorte først etter at eksamen er avviklet







Godkjenning som sensor

Saksnivå: en sak per studieår

Eksempel på sakstittel: "Godkjenning som sensor ved Det psykologiske fakultet H-12/V-13"

Eksempel på journalpost: "Søknad om godkjenning som sensor"

Vi oppretter en slik sak for hvert semester for å registrere henvendelser fra faglige som ønsker å være sensor ved fakultetet.









Rapportering av eksamenssavvikling ved Det psykologiske fakultet

Opprettes en sak per år.

Arkivkode: 371

KUE ber alle programutvalgene om å skrive rapport om eksamensavviklingen på emnene som tilhører programmet, sett fra et faglig ståsted. Disse rapportene skrives semestervis, og det er utvalgssekretæren som skal følge opp dette med program utvalgene.

For historikk, se ePhortesak 11/3979.









Den sentrale klagenemnd

Saker til Den sentrale klagenemnd

  • Sakstittel skal beskrive hvilke klageforhold saken omfatter.
  • Det vil være ulike typer sakstitler på saker til nemnda alt etter hvilke type klagesak som oversendes; for eksempel «Klagesak – Klage på opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) høst 2012».
  • Det skal opprettes en sak per klage til nemnden, det vil si at dokumenter som ligger i samlesaker flyttes til klagenemndsaken. For eksempel kan samlesaken hete «Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12», mens klagenemndsaken heter «Klagesak - Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12». Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken.
  • Journalposter som flyttes fra samlesaken til klagenemnd-saken – vurdere offentlighet på nytt og skjerme dokumenter og / eller avsender / mottaker
  • Dokumenter i klagenemndsaken skal ikke sendes på epost – eposter og papirpost skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte. Det er enheten / saksbehandler sitt ansvar å påse at alle dokumenter er registrert i klagenemndsaken. Dersom det mangler dokumenter i klagenemndsaken er det sekretær for klagenemnda sitt ansvar å kontakte avsender (saksbehandlende enhet) for å få dokumentene registrert i saken.
  • Dokumentsenteret registrerer inngående post adressert til saksbehandlende enhet og / eller klagenemnda.
  • Den sentrale klagenemnd tilhører i ePhorte enheten 2120 / Universitetsdirektørens kontor.
  • Dokumenter i saken skal som oftest skjermes med tilgangskode og hjemmel: SX- § 13, 1.ledd, jf. Fvl. §13, 1. ledd nr. 1





Utdanningsmelding

Forskningsmelding, forskerutdanningsmelding og Utdanningsmelding Årstall - Det psykologiske fakultet

Saksnivå: en sak per år

OBS! All saksbehandling på fakultetet om disse meldingene registreres i fakultetets egen sak. Resultatet / selve meldingene når de er ferdig utarbeidet registreres i den sentrale saken. Eks. ePhorte sak 10/2601 og 10/954



Skikkethetsvurdering ved Det psykologiske fakultet

Arkivering av skikkethetsvurderinger ved Det psykologiske fakultet

Retningslinjer for programkoordinator:

  • Skikkethetsansvarlige ved fakultetet er visedekan for utdanning (faglig ansvarlig) og seksjonssjef for studieseksjonen.
  • Administrativ ansvarlig på fakultetet for å følge opp slike saker er programkoordinator for Psykologprogrammet og programkoordinator for Lærerutdanningen.
  • Bekymringsmeldinger, oppfølging og tiltak i alle faser skal dokumenteres, også når saken løses på et lavere nivå.
  • Saker om skikkethet skal utlukkende dokumenteres i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem, i regi av programkoordinator.
  • Dokumentasjonen lagres slik at personvernet er fullt ut ivaretatt.
  • Det er kun dokumenter som tilhører saken som skal lagres.
  • Det er programkoordinator sitt ansvar å påse at all relevant dokumentasjon i saken er kun registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem.
  • Det er programkoordinator sitt ansvar å påse at kopier av dokumentasjonen (både fysiske og elektroniske versjoner) slettes etter registrering i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem.
  • Programkoordinator skal sende påminning til visedekan for utdanning, seksjonssjef for studieseksjonen og andre faglige ansvarlige i saken om at all dokumentasjon i saken skal slettes etter registrering. Dokumentasjonen skal kun registreres i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem og skal ikke oppbevares andre steder.


Intern rutine for registrering av skikkethetsvurderinger ved Det psykologiske fakultet:

  • Det opprettes en sak i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem for hver student. På denne måten vil et saksnummer knyttes til en student og løper i hele arkivperioden.
  • De ulike dokumentene i saken skjermes etter UiBs retningslinjer for offentlighet i studentsaker. For å ivareta personvernet til den aktuelle studenten og eventuelt andre involverte skal dokumentene skjermes med tilgangskode SX – sensitive studentsaker.
  • For å ivareta historikken, så skal nytt dokumentasjon / ny sak om skikkethet registreres i den allerede opprettede saken – forutsatt at det gjelder samme student.
  • Eksempel:


Sakstittel: Saksikon.jpg *Etternavn, Fornavn mellomnavn - Sikkethetsvurdering

Eksamensoppgaver - Emnekode Emnetittel

Saksansvarlig: Programkoordinator ved fakultetet arkivdel: saksarkiv Primærklassering: ARKNOK 372

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Melding om uskikkethet / dokumentsskjema / korrespondanse med aktuell student

Korrespondanse mellom ansvarlige på fakultetet / referat fra møte

I/U/X SX – sensitive studentsaker - offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1









*Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte







Programsensor - oppnevning / rapportering

Programsensorrapporter

Det opprettes en felles sak for alle rapporter per år.

Saken skal inneholde rapporter, programutvalgssaker og KUE-saker.





Oppnevning av programsensorer

En sak for hver periode.

Arkivreferanse: 2012/3495




Utgåtte rutiner

Semesterregistrering etter frist

Det opprettes en sak per semester.

Arkivkode: 519

I denne saken registreres meldinger og søknader fra studenter som ikke har meldt seg opp til eksamen eller som ikke har betalt semesteravgiften.

First for semesterregistrering er 1. september (høstsemesteret) og 1. februar (vårsemesteret)

OBS! Dette er en foreløpig rutine, da Studieadministrativt avd. og fakulteten samarbeider om nye rutiner tilknyttet studenters rett til å studere. UTGÅR etter høst 2012. Gjeldende rutine er: Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studier_ePhorte#Terminering_av_utdanningsplan_og_inndragning_av_rett_til_.C3.A5_studere



Fravær / eksamen

Eksempel på sakstittel: ”Fravær / eksamen – Emne(r)”


Sakstittel: Saksikon.jpg Fravær / eksamen – Emne(r)

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off tilgangsgruppe merknad
Melding om fravær på eksamen og søknad om ny eksamen I Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. psyfa-eks Som oftest gjelder dette studenter som har vært syke på eksamensdagen
Svar på søknad U Begrunnelse for søknad avgjør om dokumentet er offentlig eller unntatt offentlighet. psyfa-eks




























Unntak fra godkjenning

Etter avtale med studiesjefen er det ikke nødvendig å sende svar på klage på karakterfastsetting til godkjenning.

UTGÅR! Se rutiner for Klage på karakterfastsetting.