Rutiner for forskningssaker

Forskningssaker

Oppdatert 18.4.2012

Bevilgninger i forbindelse med forskningsprosjekter sendes Forskningsadministrativ avdelingen (FA) i papir etter registrering i saks- og arkivsystemet. Kvittering på mottatt søknad fra NFR videresendes ikke til FA men oppbevares hos DS01 i 1 kalenderår, se rutiner for sentralt epost mottak for DS01.

De ulike dokumentene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet Offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki

Material Transfer Agreement

Arkivreferanse 2011/1939

Oppdatert 8.3.2010

Sakstittel: Material Transfer Agreement – Materiale fra Max-Planck-Institute Dresden til UiB, Institutt for biomedisin, navn på prosjektleder Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 482
Journalposter	dok.	u.off
Signert MTA – prosjekt Andre dokumenter som kan forekomme		Vurderes: K: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2

NFR prosjekter

Kontrakter /kontraktsendringer sendes FA etter registrering i ePhorte. Avslag registreres ikke – sendes FA jf. rutiner for post sortering ved DS01, se rutiner for arkiv. Etter parafering skannes kontrakten på nytt. Utenlandske kontrakter arkiveres i papir i skuff

Oppdatert 8.3.2010

Sakstittel: Prosjekt ”Metabolic scaling in teleosts” ved Institutt for biologi, prosjektnr 197859/V10 Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 482
Journalposter	dok.	u.off
Oversendelse av kontrakt – 197859/V10 Kontrakter /kontraktsendringer sendes FA etter registrering i ePhorte		vurderes: K § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Oversendelse av kontrakt prosjektnr 197859/V10 til institutt for parafering		vurderes
Oversendelse av endring til kontrakt prosjektnr 197859/V10 signert kontrakt til NFR		Vurderes
Innfrielse av tilsagn 2009 prosjektnr 197859/V10 signert kontrakt til NFR		Vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme		Vurderes

REK-Vest prosjekter hvor UiB er forskningsansvarlig

Samme saks struktur gjelder for prosjektene enten det er REK Sør-Øst eller REK – Vest.

Fra og med 2016 opprettes det én saksmappe pr. REK-prosjekt. Alle dokumenter i prosjektet skal legges på samme ePhortesak. Sakseierskapet legges på fakultetet og restansene legges ufordelt på fakultetet.

Rutinen er endret fom. 12.01.2018

Sakstittel: "REK - [REK sitt prosjektnr/saksnr.] - [prosjekttittel] - [prosjektleder]" det opprettes det én saksmappe pr. REK-prosjekt Saksansvarlig: fakultetet Primærklassering: ARKNOK: 482
Journalposter	dok.	u.off
REK vest – Godkjenning – Effekt av selvhjelpsbok mot søvnproblemer, ved Institutt for samfunnsmedisinske fag Inn brev ufordelt til fakultetet, oversendelses mailen registreres ikke	I

Arkivreferanse for utgått rutine fom. 4.2.2010 tom 31.12.2015: 2010/1726, 2011/247 se også 2011/3044 – Helseforskningsprosjekter ifm REK Sør-Øst 2011.

Cotutelle avtaler

Dette er avtaler med UiB og utenlandske Universitet, angående PhD studenter som både tar en grad ved UiB og en ved et annet Universitet. 2160/FA registrer signerte Cotutelleavtaler i ePhorte, DS01 oppbevarer de signerte avtalene i papir.

Arkivreferanse 2010/2048

Innført fom. 2.2.2011

Sakstittel: Cotutelle avtale – tema, mellom UiB institutt og utenlandsk Universitet Saksansvarlig: Primærklassering: ARKNOK: 482
Journalposter	dok.	u.off
Cotutelleavtale for ___	I
Andre dokumenter som kan forekomme	I

PhD saker

Hele forskerutdanningen samles i en sak pr. PhD kandidat – eventuelle personalsaker på kandidaten holdes utenom kandidatens forskerutdannings sak – dette føres som egne separate saker, se kapittel om Personalmapper – personalarkiv på arkiwiki.

De ulike dokumentene i PhD sakene skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki. Se Offentlighet i studentsaker hvor siste del omhandler skjerming ved Phd-studium.

Arkivreferanse 2006/3923

Rutinen er oppdatert fom. 7.6.2010

Sakstittel: Doktorgrad (PhD) – Ola Normann Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 474
Journalposter	dok.	u.off
Søknad om opptak	I
Anbefaling av opptak til PhD programmet for søkere med utenlandsk utdannelse
Opptak el – avslagsbrev	U
PhD avtale	I
Svarbrev på PhD-avtale	U
Søknad om bytte av veileder el tilleggs veileder	I
Svarbrev	U
Søknad om endringer i opplæringsdelen	I
Svarbrev – godkjenning av endringer i opplæringsdelen med alle vedlegg (vedlegg skal kun være med dersom det ikke er skrevet protokoll til studiepoeng registrering i FS el. dokumentene ikke er registrert i ePhorte tidligere)	U
Søknad om å få avhandlingen bedømt	I
Godkjent bedømmelseskomité	X
Oppnevning av komité	U
Orientering om avslutning av forskerutdanning	U
Papirer til leder for disputas	X
Orientering om disputas for dr.philos	U
Habilitetserklæringer	I
Bedømmelseskomiteens innstilling	I
Oversender komiteens innstilling til kandidaten	U
Merknad fra kandidaten	I
Tilsvar fra komiteen	U
Bedømmelseskomiteens innstilling – underkjent	I
Oversender underkjent innstilling til kandidaten dersom underkjent innstilling	U
Fakultetsstyresak Opprettholder underkjenning Overstyrer underkjenning dersom underkjent innstilling	X
Oversender fakultetsstyrets vedtak til kandidaten om fakultetsstyret opprettholder underkjenning	U
Klage på fakultetsstyrets vedtak fra kandidaten om fakultetsstyret opprettholder underkjenning	I
Ny fakultetsstyre sak Klagen tas til følge Opprettholder underkjenning om fakultetsstyret opprettholder underkjenning	X
Oversender fakultetsstyrets vedtak til kandidaten om fakultetsstyret opprettholder underkjenning	U
Saken oversendes til Universitetsstyret for endelig behandling / vedtak om fakultetsstyret opprettholder underkjenning	N
Forslag til tema for prøveforelesning dersom komiteen innstiller kandidaten forstsetter saken slik	I
Godkjenning av prøveforelesning	I
Godkjenning av disputas	I
Bedømmelse for PhD-graden	I
Det __fakultet innstiller kandidaten til graden	N
Dekanus godkjenner avhandlingen	X
Kreerer kandidaten til graden – UST-fullmakt	U
Andre dokumenter som kan forekomme	U

Avtale om finansiering av stilling i prosjekter som FA administrerer

Sakstittelen inneholder stillingsbeskrivelse, institutt – avtale med institusjon: feks: Professor II i industriell organisk kjemi – Kjemisk institutt – Avtale med Norsk Hydro – Herøya Industripark

Arkivreferanse 2011/3755

Innført 11.3.2011

Sakstittel: Professor II ved institutt – Avtale med institusjon Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 482
Journalposter	dok.	u.off
Kontrakt om retter og plikter for professorat II i industriell organisk kjemi		Vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme

Spesielt for forskningssaker ved fakultetene; Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet

Wikisider for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet: [[1]]