Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Rutiner for økonomisaker

Fra arkiwiki
Revisjon per 24. mar. 2014 kl. 13:51 av St03052 (diskusjon | bidrag)

Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 10.3.2014


Økonomisaker

De ulike dokumentene skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki


Anskaffelser – ANSK

Anbud som kommer inn skal ikke åpnes av DS01 i postmottaket, men stemples med mottatt dato, klokkeslett og sign. utenpå konvolutten. EIA gis melding pr. telefon om innkomne anbud, se rutiner for postsortering. ANSK nummer skal fremgå i sak og jp slik at vi sikrer gjenfinnbarhet samt unngår at disse sakene fragmenteres. Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker.53


Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker [1]


Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg ANSK- 0360-09 Møbler og inventar (Leverandør)

Saksansvarlig: enheten


Primærklassering: ARKNOK: 053.1482

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilbudsbrev


Tilbudsdokumenter er saksdokumenter etter offentliglova og skal journalføres jf. arkivforskriften § 2-6.

vurderes: K § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Anskaffelsesprotokoll – ANSK- 0360-09


Protokollen skrives parallelt med hele prosessen

vurderes
Avvisningsbrev ANSK- 0360-09 Vurderes ift avvisningsgrunn
Tildelingsbrev ANSK- 0360-09 nei
Signerte kontrakter** ANSK- 0360-09


Kontrakter unntas i utgangspunktet med henvisning til § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2. Ved innsynsbegjæring må sladding vurderes konkret

Vurderes
Klage på tildeling ANSK- 0360-09 Vurderes
Klage til KOFA, tilsvar til klage ANSK- 0360-09 Vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme Vurderes





Revisjon av anskaffelser

Innført fom. 14.2.2011 Anskaffelsesrevisjoner ved UiB føres i en sak gjeldende for det året revisjonen gjelder.


Det kan lages toveis lenker mellom de ulike budsjettsakene for å kunne navigere enkelt mellom dem. Instituttene lenker til fakultetets budsjettsak, fakultetene lenker til UiBs budsjettsak og UiBs budsjettsak lenkes til saken om statsbudsjettet


Arkivreferanse 2011/2228


Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Revisjon av anskaffelser ved UiB 20_

Saksansvarlig: enheten


Primærklassering: ARKNOK: 134

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Revisjon av anskaffelser ved UiB 20__


husk forfallsdato

ulike
Andre dokumenter som kan forekomme Vurderes


Rutiner for journalføring av budsjett-, regnskaps og rapporteringssaker

Oppdatert 2.1.2013


Saksnr gjelder pr budsjett år

Saksikon.jpg Sakstittel Jp ikon.jpg Innhold i saken 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Saksikon.jpg Statsbudsjett og rapportering 20__

All korrespondanse mellom UiB og departementet

  • Jp ikon.jpg Styresak – budsjettforslag for 200_
  • Jp ikon.jpg UiBs budsjettinnspill til departementet (høst 2 år før)
  • Jp ikon.jpg Departementets brev om målstruktur
  • Jp ikon.jpg Tildelingsbrev for UiB fra departementet (høsten året før)
  • Jp ikon.jpg Påfølgende styringsdialog mellom UiB og dept.
  • Jp ikon.jpg Brev om evt. tilleggsbevilgninger
  • Jp ikon.jpg Årsrapport for i fjor og årsplan for i år (1. mars år etter)
  • Jp ikon.jpg Etatsstyremøte (i juni året etter)
  • Jp ikon.jpg Referat fra etatsstyremøtet (i juli/ aug. året etter, saken avsluttes med dette)
2006/2103 2007/16040 2007/15364 2008/14770 2009/15567 2010/12719 2011/14477 2012/11598
Saksikon.jpg Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen 20__


All intern korrespondanse mellom sentraladministrasjonen og fakultetene / enhetene, UST-sakene, samt bygningsmessige tiltak

  • Jp ikon.jpg UST-sak: Budsjettforslag 200_
  • Jp ikon.jpg Rundskriv om budsjettprosessen (juni året før)
  • Jp ikon.jpg Budsjettinnspill fra fakultetene/avd. (1. okt. året før)
  • Jp ikon.jpg UST-sak: Budsjett/Årsplan 200_ (november året før)
  • Jp ikon.jpg Bygningsmessige tiltak
  • Jp ikon.jpg Tildelingsbrev (årsplan/budsjettramme) fra UiB til fakultetene/avdelingene (tidlig i januar samme år)
  • Jp ikon.jpg Budsjettendringer/ekstratildelinger gjennom året
  • Jp ikon.jpg Årsrapport 200_ (1. februar året etter)|2006/2103
2006/344 2007/8567 2008/2550 2009/7380 2010/6455 2011/4910 2011/13374 2013/59
Saksikon.jpg Budsjett og rapportering 20__ – Det … Fakultet


*All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

  • Jp ikon.jpg All korrespondanse mellom fakultet og instituttene: budsjettinnspill, tildelingsbrev
  • Jp ikon.jpg Styringsdialog med UiB og med instituttene
  • Jp ikon.jpg Fakultetsst.sak: Budsjettforslag 200_ (høst året før)
  • Jp ikon.jpg Fakultetsst.sak: Budsjettfordeling 200_ (januar)
ulike ulike ulilke ulike ulike ulike ulike ulilke
Saksikon.jpg Budsjett og rapportering 20__ – Institutt for …


*All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

Instituttintern budsjettprosess / tildelingsoversikter ulike ulike ulilke ulike ulike ulike ulike ulilke
Saksikon.jpg Statsregnskap – regnskapsrapportering 20__
  • Jp ikon.jpg UST-saker om tertialregnskap
  • Jp ikon.jpg UST-sak om foreløpig årsregnskap
  • Jp ikon.jpg UST-sak om endelig årsregnskap
  • Jp ikon.jpg Korrespondanse med Riksrevisjonen

Fakultetenes / avdelingenes egne styresaker om økonomisk status gjennom året holdes i egne saksnumre, f.eks en sak pr. år.

2006/1560 2008/700 2008/15782 2010/271 2011/4834 2011/4912 2013/60 2013/63
Saksikon.jpg Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper – beretninger 20__


En sak pr rapporteringsår


All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

  • Jp ikon.jpg Brev fra KD om rapporteringsplikt
  • Jp ikon.jpg Rapportering av statens eierinteresser (ber institusjonene om opplysninger til rapportering til KD)
  • Jp ikon.jpg Opplysninger fra institusjonene
  • Jp ikon.jpg Rapportering til dep.
2006/4106 2006/4106 2010/6789 2011/4210 2012/3194 2012/7841 2013/61 2013/65




Spesielt for økonomisaker ved fakultetene; Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet=