Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Rutiner for økonomisaker

Fra arkiwiki
Revisjon per 1. sep. 2014 kl. 10:14 av Mgu039 (diskusjon | bidrag)

Økonomisaker

De ulike dokumentene skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki


Anskaffelser – ANSK

Anbud som kommer inn skal ikke åpnes av DS01 i postmottaket, men stemples med mottatt dato, klokkeslett og sign. utenpå konvolutten. EIA gis melding pr. telefon om innkomne anbud, se rutiner for postsortering. ANSK nummer skal fremgå i sak og jp slik at vi sikrer gjenfinnbarhet samt unngår at disse sakene fragmenteres. Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker.


Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker


Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg ANSK- 0360-09 Møbler og inventar (Leverandør)

Saksansvarlig: enheten


Primærklassering: ARKNOK: 053.1482

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilbudsbrev


Tilbudsdokumenter er saksdokumenter etter offentliglova og skal journalføres jf. arkivforskriften § 2-6.

vurderes: K § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Anskaffelsesprotokoll – ANSK- 0360-09


Protokollen skrives parallelt med hele prosessen

vurderes
Avvisningsbrev ANSK- 0360-09 Vurderes ift avvisningsgrunn
Tildelingsbrev ANSK- 0360-09 nei
Signerte kontrakter** ANSK- 0360-09


Kontrakter unntas i utgangspunktet med henvisning til § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2. Ved innsynsbegjæring må sladding vurderes konkret

Vurderes
Klage på tildeling ANSK- 0360-09 Vurderes
Klage til KOFA, tilsvar til klage ANSK- 0360-09 Vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme Vurderes
































Revisjon av anskaffelser

Innført fom. 14.2.2011 Anskaffelsesrevisjoner ved UiB føres i en sak gjeldende for det året revisjonen gjelder.


Det kan lages toveis lenker mellom de ulike budsjettsakene for å kunne navigere enkelt mellom dem. Instituttene lenker til fakultetets budsjettsak, fakultetene lenker til UiBs budsjettsak og UiBs budsjettsak lenkes til saken om statsbudsjettet


Arkivreferanse 2011/2228


Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Revisjon av anskaffelser ved UiB 20_

Saksansvarlig: enheten


Primærklassering: ARKNOK: 134

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Revisjon av anskaffelser ved UiB 20__


husk forfallsdato

ulike
Andre dokumenter som kan forekomme Vurderes




Rutiner for journalføring av budsjett-, regnskaps og rapporteringssaker

Oppdatert 2.1.2013


Saksnr gjelder pr budsjett år

Saksikon.jpg Sakstittel Jp ikon.jpg Innhold i saken 2012 2013 2014 2015
Saksikon.jpg Statsbudsjett og rapportering 20__

All korrespondanse mellom UiB og departementet

  • Jp ikon.jpg Styresak – budsjettforslag for 200_
  • Jp ikon.jpg UiBs budsjettinnspill til departementet (høst 2 år før)
  • Jp ikon.jpg Departementets brev om målstruktur
  • Jp ikon.jpg Tildelingsbrev for UiB fra departementet (høsten året før)
  • Jp ikon.jpg Påfølgende styringsdialog mellom UiB og dept.
  • Jp ikon.jpg Brev om evt. tilleggsbevilgninger
  • Jp ikon.jpg Årsrapport for i fjor og årsplan for i år (1. mars år etter)
  • Jp ikon.jpg Etatsstyremøte (i juni året etter)
  • Jp ikon.jpg Referat fra etatsstyremøtet (i juli/ aug. året etter, saken avsluttes med dette)
2010/12719 2011/14477 2012/11598
Saksikon.jpg Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen 20__


All intern korrespondanse mellom sentraladministrasjonen og fakultetene / enhetene, UST-sakene, samt bygningsmessige tiltak

  • Jp ikon.jpg UST-sak: Budsjettforslag 200_
  • Jp ikon.jpg Rundskriv om budsjettprosessen (juni året før)
  • Jp ikon.jpg Budsjettinnspill fra fakultetene/avd. (1. okt. året før)
  • Jp ikon.jpg UST-sak: Budsjett/Årsplan 200_ (november året før)
  • Jp ikon.jpg Bygningsmessige tiltak
  • Jp ikon.jpg Tildelingsbrev (årsplan/budsjettramme) fra UiB til fakultetene/avdelingene (tidlig i januar samme år)
  • Jp ikon.jpg Budsjettendringer/ekstratildelinger gjennom året
  • Jp ikon.jpg Årsrapport 200_ (1. februar året etter)|2006/2103
2011/4910 2011/13374 2013/59
Saksikon.jpg Budsjett og rapportering 20__ – Det … Fakultet


*All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

  • Jp ikon.jpg All korrespondanse mellom fakultet og instituttene: budsjettinnspill, tildelingsbrev
  • Jp ikon.jpg Styringsdialog med UiB og med instituttene
  • Jp ikon.jpg Fakultetsst.sak: Budsjettforslag 200_ (høst året før)
  • Jp ikon.jpg Fakultetsst.sak: Budsjettfordeling 200_ (januar)
ulike ulike ulilke
Saksikon.jpg Budsjett og rapportering 20__ – Institutt for …


*All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

Instituttintern budsjettprosess / tildelingsoversikter ulike ulike ulilke
Saksikon.jpg Statsregnskap – regnskapsrapportering 20__
  • Jp ikon.jpg UST-saker om tertialregnskap
  • Jp ikon.jpg UST-sak om foreløpig årsregnskap
  • Jp ikon.jpg UST-sak om endelig årsregnskap
  • Jp ikon.jpg Korrespondanse med Riksrevisjonen

Fakultetenes / avdelingenes egne styresaker om økonomisk status gjennom året holdes i egne saksnumre, f.eks en sak pr. år.

2011/4912 2013/60 2013/63
Saksikon.jpg Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper – beretninger 20__


En sak pr rapporteringsår


All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene

  • Jp ikon.jpg Brev fra KD om rapporteringsplikt
  • Jp ikon.jpg Rapportering av statens eierinteresser (ber institusjonene om opplysninger til rapportering til KD)
  • Jp ikon.jpg Opplysninger fra institusjonene
  • Jp ikon.jpg Rapportering til dep.
2012/7841 2013/61 2013/65




Spesielt for økonomisaker ved fakultetene; Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet=