Rutiner for økonomisaker

Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 10.3.2014

Økonomisaker

De ulike dokumentene skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki

Anskaffelser – ANSK

Anbud som kommer inn skal ikke åpnes av DS01 i postmottaket, men stemples med mottatt dato, klokkeslett og sign. utenpå konvolutten. EIA gis melding pr. telefon om innkomne anbud, se rutiner for postsortering. ANSK nummer skal fremgå i sak og jp slik at vi sikrer gjenfinnbarhet samt unngår at disse sakene fragmenteres. Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker.53

Se også Riksarkivarens retningslinjer for journalføring av anbudssaker [1]

Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: ANSK- 0360-09 Møbler og inventar (Leverandør) Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 053.1482
Journalposter	dok.	u.off
Tilbudsbrev Tilbudsdokumenter er saksdokumenter etter offentliglova og skal journalføres jf. arkivforskriften § 2-6.		vurderes: K § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2
Anskaffelsesprotokoll – ANSK- 0360-09 Protokollen skrives parallelt med hele prosessen		vurderes
Avvisningsbrev ANSK- 0360-09		Vurderes ift avvisningsgrunn
Tildelingsbrev ANSK- 0360-09		nei
Signerte kontrakter** ANSK- 0360-09 Kontrakter unntas i utgangspunktet med henvisning til § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2. Ved innsynsbegjæring må sladding vurderes konkret		Vurderes
Klage på tildeling ANSK- 0360-09		Vurderes
Klage til KOFA, tilsvar til klage ANSK- 0360-09		Vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme		Vurderes

Revisjon av anskaffelser

Innført fom. 14.2.2011 Anskaffelsesrevisjoner ved UiB føres i en sak gjeldende for det året revisjonen gjelder.

Det kan lages toveis lenker mellom de ulike budsjettsakene for å kunne navigere enkelt mellom dem. Instituttene lenker til fakultetets budsjettsak, fakultetene lenker til UiBs budsjettsak og UiBs budsjettsak lenkes til saken om statsbudsjettet

Arkivreferanse 2011/2228

Oppdatert 23.6.2011

Sakstittel: Revisjon av anskaffelser ved UiB 20_ Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK: 134
Journalposter	dok.	u.off
Revisjon av anskaffelser ved UiB 20__ husk forfallsdato		ulike
Andre dokumenter som kan forekomme		Vurderes

Rutiner for journalføring av budsjett-, regnskaps og rapporteringssaker

Oppdatert 2.1.2013

Saksnr gjelder pr budsjett år

Sakstittel	Innhold i saken	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Statsbudsjett og rapportering 20__ All korrespondanse mellom UiB og departementet	Styresak – budsjettforslag for 200_ UiBs budsjettinnspill til departementet (høst 2 år før) Departementets brev om målstruktur Tildelingsbrev for UiB fra departementet (høsten året før) Påfølgende styringsdialog mellom UiB og dept. Brev om evt. tilleggsbevilgninger Årsrapport for i fjor og årsplan for i år (1. mars år etter) Etatsstyremøte (i juni året etter) Referat fra etatsstyremøtet (i juli/ aug. året etter, saken avsluttes med dette)	2006/2103 Avsluttet	2007/16040 Avsluttet	2007/15364 Avsluttet	2008/14770 Avsluttet	2009/15567	2010/12719	2011/14477	2012/11598
Budsjett, budsjettprosess og rapportering ved Universitetet i Bergen 20__ All intern korrespondanse mellom sentraladministrasjonen og fakultetene / enhetene, UST-sakene, samt bygningsmessige tiltak	UST-sak: Budsjettforslag 200_ Rundskriv om budsjettprosessen (juni året før) Budsjettinnspill fra fakultetene/avd. (1. okt. året før) UST-sak: Budsjett/Årsplan 200_ (november året før) Bygningsmessige tiltak Tildelingsbrev (årsplan/budsjettramme) fra UiB til fakultetene/avdelingene (tidlig i januar samme år) Budsjettendringer/ekstratildelinger gjennom året Årsrapport 200_ (1. februar året etter)|2006/2103	2006/344 Avsluttet	2007/8567 Avsluttet	2008/2550 Avsluttet	2009/7380	2010/6455	2011/4910	2011/13374	2013/59
Budsjett og rapportering 20__ – Det … Fakultet *All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene	All korrespondanse mellom fakultet og instituttene: budsjettinnspill, tildelingsbrev Styringsdialog med UiB og med instituttene Fakultetsst.sak: Budsjettforslag 200_ (høst året før) Fakultetsst.sak: Budsjettfordeling 200_ (januar)	ulike	ulike	ulilke	ulike	ulike	ulike	ulike	ulilke
Budsjett og rapportering 20__ – Institutt for … *All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene	Instituttintern budsjettprosess / tildelingsoversikter	ulike	ulike	ulilke	ulike	ulike	ulike	ulike	ulilke
Statsregnskap – regnskapsrapportering 20__	UST-saker om tertialregnskap UST-sak om foreløpig årsregnskap UST-sak om endelig årsregnskap Korrespondanse med Riksrevisjonen Fakultetenes / avdelingenes egne styresaker om økonomisk status gjennom året holdes i egne saksnumre, f.eks en sak pr. år.	2006/1560 Avsluttet	2008/700 Avsluttet	2008/15782 Avsluttet	2010/271	2011/4834	2011/4912	2013/60	2013/63
Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper – beretninger 20__ En sak pr rapporteringsår All korrespondanse mellom fakultetet og instituttene / intern prosess ved sentralavdelingene	Brev fra KD om rapporteringsplikt Rapportering av statens eierinteresser (ber institusjonene om opplysninger til rapportering til KD) Opplysninger fra institusjonene Rapportering til dep.	2006/4106 Avsluttet	2006/4106 Avsluttet	2010/6789 Avsluttet	2011/4210 Avsluttet	2012/3194	2012/7841	2013/61	2013/65