Presentasjon fra informasjonsmøtet, SDP - sentralisert utskrift og forsendelse

Vi takker for fremmøtet, og mange gode og relevante spørsmål. (om du kjenner til noen som ikke fikk med seg møtet, tips dem om Hvordan abonnere på ePhorte driftsmeldinger!)

Under finner du presentasjonene fra møtet:

Vi benytter også anledningen til å henvise til vår e-læringsvideo om hvordan en ekspederer til Sikker Digital Postkasse (SDP): Video - ePhorte digital forsendelse

Spørsmål og svar

Spørsmål: Dersom journalposten under fanen Avsender/Mottaker blir stående i med forsendelsesstatus "Under sending", hvordan løser vi dette?

Svar: Velg nedtrekksmenyen til venstre for mottaker, og velg "Rediger". I feltet Forsendelsesstatus, velg "Klar for sending", og deretter "Lagre" øverst i bildet. ePhorte vil da gjøre et nytt forsøk på å sende

Spørsmål: Hvordan hente fram mottakere?

Svar: To måter å gjøre dette på. Enten ved å skrive inn fødselsnummer (i feltet for kortnavn) eller ved å skrive inn navn på mottaker OG postnummer. (Tips angående det siste her: Får en mer enn ett treff så vær obs på at du sjekker at adressen til mottaker stemmer. En kan noen (sjeldne) ganger oppleve at mer enn en person – bosatt ved samme postnummer – dukker opp i søket en gjør.

Spørsmål: Hvordan sjekker jeg status på forsendelsen/om forsendelsen har gått greit av sted?

Svar: Det er to søk i venstremenyen du kan benytte. Gå til «Saksbehandlersøk». Klikk på søkene Under sending» og «Teknisk feil». Her ser du status på alle journalposter som er under sending, eller som måtte ha feilet. Du kan også sjekke status direkte inne i journalposten. Klikk da på arket «Avsender/Mottaker».

Spørsmål: Hva skjer om brev skrives ut (av Difi), sendes i posten og deretter returneres (til Difi)?

Svar: Brevet har en strekkode. Leverer Posten Norge brevet tilbake til Difi skannes brevet og det legges inn en melding om at brevet er returnert. Denne meldingen dukker opp i søket «Tekniske feil» (i menyen for saksbehandlersøk i ventremenyen). (Kontakt mottaker for å høre hvor brevet skal sendes. Eventuelt – er brevet ikke unntatt offentlighet kan det sendes med epost. Det bør da opprettes en egen merknad om dette i journalposten.)

Spørsmål: Jeg har sendt brev til to eller flere mottakere. Hva skjer om noen mottakere har digital postkasse mens andre har ikke?

Svar: Har noen mottakere digital postkasse og noen ikke vil forsendelsen dukke opp i saksbehandlersøket «Teknisk feil». Klikk på treffet om feil. Gå til arket for «Avsender/Mottaker». Her vil du se hvilke mottakere brevet har blitt sendt til og hvilke som ikke har mottatt/hvor oversendelsen har feilet (vanligvis vil du her få melding om at forsendelsen har gått greit digitalt eller at forsendelsen har gått til utskrift). Gjør eventuelt nødvendige endringer (se informasjon om hvodan å gå fram ved evnetuell teknisk feil.