Personalmapper - personalarkiv
Rutiner for personalarkiv
Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.
Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter vedrørende arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.
Personalmapper ved UiB
Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009
Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.
Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009
Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen
Oppdatert 12.8.2010
Personalmapper ved UiB | Plassering |
---|---|
Arkivperioden før 1968
inneholder lønnsbilag mv. |
tilfluktsrom JUS
samme rom som fakturaer oppbevares |
Arkivperioden 1968-1994 | bortsettingsarkiv |
Arkivperioden 1994-2002 | Personal- og organisasjonsavdelingen |
Arkivperioden 2002-2009 | enhetene |
Arkivperioden 2009
UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009. |
ePhorte |
Det kan være noe overlapping mellom periodene
Oppretting av personalmapper
Sakene opprettes i ePhorte enten av personalkonsulenter eller arkivarer. Ved ny saksmappe velges arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, navnet skjermes. Den som oppretter saken bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primær ordningsverdi, denne unntas fra offentligheten. Arkivarene legger inn arkivkode jf. statens arkivnøkkel, ved kontroll av opprettede saker
De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker
Alle personalsaker påføres tilgangskode P- Personalmappe selv om underliggende journalposter er offentlige
Personalarkiv | Personalmappe |
---|---|
Sakstittel | Etternavn, fornavn mellomnavn * - Sakstype ved enhet |
Skjerming | P – Personalmappe |
Saksansvar | Enhetene – institutt el avd. |
Primær klassering
u.off |
ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [1] |
Sekundær klassering | ARKNOK/ saksarkiv |
* Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
Unntak ifm saksansvar
Når en sak løftes opp til Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) og saksbehandlingen overtas der vil det være riktig at også sakseierskap endres. Dette kan få konsekvenser for enhetenes innsyn, her gjelder de vanlige retningslinjene om tilgangsstyring. Det kan være riktig at å lenke relaterte saker men dette må vurderes iht. tilgangsstyring for hvert enkelt tilfelle.
Ved oppstarten av det elektroniske saks- arkivsystemet 12.9.2006 ble kun saksarkivet tatt i bruk, dette medfører at midlertidige ansatte før 1.1.2009 har saker i saksarkivet på sine tilsettingsforhold. I en overgangsperiode må vi derfor omgjøre saker i saksarkivet til personalmapper i personalarkivet*. Dokumentsentrene vil være behjelpelige og ansvarlige for at dette blir gjort ved kvalitetssikring for sine enheter. Saksbehandlerne kan fortsette å legge dokumenter inn på aktuell sak i saksarkivet.
- NB: gjelder kun saker som fortsetter i 2009.
Følgende skal inngå i personalarkivet (ePhorte)
Oppdatert 30.10.2013
- Attester.
- Disiplinærsaker/ tilrettevisning.
- Flyttegodtgjørelse.
- Forskningstermin, inkl. rapport.
- Lønn – B-tillegg.
- Lønn – fungeringstillegg.
- Lønn – lønnslån.
- Lønn – lokale forhandlinger (2.3.4 og 2.3.8.3).
- Lønn – styrertillegg/ dekantillegg.
- Lønn – sykelønnsoppfølging.
- NAV – korrespondanse mellom NAV og UiB knyttet til tiltak i forbindelse med sykdom/ attføring/ uføre).
- Oppfølgingsplaner ihht. IA – avtalen.
- Oppsigelse fra arbeidsgiver/ avskjed.
- Oppsigelse fra arbeidstaker/ avskjed i nåde.
- Permisjon – fødsels – / foreldrepermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
- Permisjon – omsorgspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
- Permisjon – utdanningspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
- Permisjon uten lønn: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
- Personlig opprykk etter kompetanse.
- Sidegjøremål / bistilling.
- Tilsetting – utlyste stillinger (signert arbeidsavtale, søknad, CV og attester/vitnemål fra den som blir tilsatt, evt. lønnsvurdering).
- Tilsetting – ikke utlyste stillinger (tilsettingsbrev, signert arbeidsavtale, CV, evt. attester og lønnsvurdering).
- Verv ved UiB.
- Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB.
Arkivreferanse 2008/9858
Ulike permisjoner
Velferdspermisjoner, eksamenspermisjoner, søknader om overføring av feriedager og/eller sykefravær ved egenmelding registreres ikke i ePhorte. Egenmelding registres i PagaWeb
PagaWeb [2]
Oppdatert 10.7.2012
Ved innføringen av det web-baserte lønns- og personalsystem PagaWeb er det blitt noen endringer i forhold til tidligere rutiner i for arkivering i PagaWeb og ePhorte
Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [3]
Ansatte fyller selv ut skjema for å søke om ulike typer permisjoner (fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling) i PagaWeb.
Dokumentasjon (vedlegg til søknad) som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
Om det skjer endringer i permisjonstiden, må den ansatte fylle ut nytt skjema om det i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte.
Fødselspermisjon / Omsorgspermisjon
Ved evt. endringer i permisjonstiden, fyller den ansatte selv ut nytt skjema om dette i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte. Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [4]
Omsorgspermisjon
Permisjoner med/ uten lønn
Permisjon uten/ med lønn
Utdanningspermisjon
Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv
Oppfølging av sykmeldte
Dokumentene registreres i personalarkivet se Oppretting av personalmapper. Dokumentsenteret registrerer arkivverdig korrespondanse, omhandlende den sykmeldte, til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte ansatte. Sensitiv personinformasjon makuleres etter registrering i ePhorte; dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l.
Det enkelte dokument i saken skjermes ihht. offentlighet ved UiB
Tettere oppfølging av sykmeldte som følge av lovendringer
Fom 1. juli 2011 ble det gjort endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven for å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte. Endringene har medført nye og strengere krav samt sanksjoner dersom pliktene i oppfølgingsarbeidet ikke blir overholdt, arkivreferanse 2011/776. Utfyllende informasjon om Inkluderende arbeidsliv samt UiBs sykefraværsrutine er tilgjengelig UiBs sider for ansatte, se også NAV sine sider om inkluderende arbeidsliv, og om oppfølgingsplan og rapportering til NAV.
Bedriftshelsetjenesten deltar ved Dialogmøte 1
HMS-seksjonen ble godkjent som Bedriftshelsetjeneste (BHT) av Arbeidstilsynet 4.11.2010. BHT deltar ved Dialogmøte 1, som holdes innen 7 ukers sykmelding, og holdes derfor orientert om oppfølgingsarbeidet for den ansatte gjennom kopi av de ulike oppfølgingsplanene i ePhorte. Med bakgrunn i dette settes det kopi til bedriftssykepleier TOSU – Tordis M. Sundnes ved BHT – på alle oppfølgingsplaner som registreres i ePhorte, (hvilke dokumenter dette gjelder fremgår også i oversikten over dokumentasjon som skal registreres i ePhorte).
Dokumentasjon som skal registreres i ePhorte ved sykefraværsoppfølging
Under følger en skjematisk fremstilling av dokumenter som skal registreres i den ansattes personalmappe ihht. IA-avtalen jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. 49 NAV har ingen formkrav for arbeidsgivers innkalling til Dialogmøte 1, det er derfor ingen krav til registrering av denne innkallingen i ePhorte. Se også NAVs informasjons brosjyre om Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf).
Permisjonssøknadene sendes via PagaWeb og besvares i ePhorte. HR-avdelingen informerer om den interne ansvarsfordelingen mellom fakultet / avdelinger og HR-avdelingen i sak 2016/6009.
Oppdatert 13.2.2017
Tilsagn om tilskudd ved NAV
Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i personalmapper der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, saksarkiv der det ikke er et ansettelsesforhold ved UiB, se rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv, saksarkiv benyttes også for studenter, se kapittel om Rutiner for studiesaker.
Tilsagn om tilskudd – VVA
Innført fom. 8.2.2010
Tilsagn om tilskudd – Arbeidspraksis
Innført fom. 14.2.2012
Tilsagn om tilskudd – Tidsbegrenset lønnstilskudd
Innført fom. 14.2.2012
Arbeidsulykker
Arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet mens nestenulykker registreres i saksarkivet.
Innført fom. 5.10.2009
Krav om fast tilsetting, lønnsforhandlinger, lønnslån, oppsigelser o.l.
Lønnsforhandlinger
Oppdatert 4.12.2009
Omgjøring av stilling
Oppdatert 4.12.2009
Krav om fast tilsetting
Oppdatert 7.7.2010
Lønnslån
Oppdatert 10.12.2009
Oppsigelse
Skjemaet «Opplysninger ved fratredelse av stilling» registers ikke men sendes som internpost til lønn el fakultet.
Oppdatert 10.12.2009
Opplæringsmidler
Oppdatert 29.10.2013
Fom 29. okt 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper se rutiner for ulike forhold – saksarkiv, Opplæringsmidler
Forskningstermin
Oppdatert 11.1.2012 Innført fom 4.12.2009
Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker
Oppretting av personalmapper ved tilsetting
Sakene opprettes i ePhorte når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet, signerte arbeidsavtaler utgjør ofte det første dokument i personalmappen.
Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, cv, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs retningslinjer for Offentlighet i personalsaker. Fom. 30.6.2010 skal BES ved 2170 være kopimottaker av alle signerte arbeidsavtaler DS-ene skanner inn. Gjelder ikke timelønn.
I tilsettingssaker uten utlysing skal det kun opprettes personalmappe.
Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet + etternavn, fornavn.
Personalarkiv | Personalmappe |
---|---|
Sakstittel | Etternavn, fornavn mellomnavn ** - Sakstype ved enhet |
Skjerming | P – Personalmappe |
Saksansvar | Enhetene – institutt el avd. |
Primær klassering
u.off |
ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [5] |
Sekundær klassering | ARKNOK/ saksarkiv |
Tekniske og administrative stillinger
Timelønnet arbeid
Hospitering, rotasjon og utlån
Unntak for noen saker ved Universitetsmuseet i Bergen
Når DS01 mottar kopier av signerte arbeidsavtaler fra Universitetsmuseet i Bergen (BM) sendes disse direktefordelt til rett saksbehandler ved BM, se saksnr/ initialer på kontrakten. Alternativt ufordelt til rett BM avdeling i saks- arkivsystemet. Kopier makuleres etter skanning. Disse arbeidsavtalene er et unntak fra retningslinjene omhandlende at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i saks- og arkivsystemet.
Vitenskapelige tilsatte
Avslagsbrev skal ikke ligge i ePhorte. Dersom stillingen ikke blir besatt ved første gangs utlysing, skal det for professor/ førsteamanuensis tas nytt saksnummer hvis stillingen skal lyses ut på nytt. Den nye saken lenkes toveis til den gamle. For midlertidige tilsettinger og forlengelser (inntil 9 mnd) opprettes det personalmappe fra og med sakens første journalpost ihht. rutiner for personalmapper ifm. tilsetting
Oppdatert 24.2.2011
Midlertidige ansatte
Midlertidige ansettelsesforhold før 1.1.2009 kan også ligge i saksarkivet, se kap. Personalmapper – personalarkiv. I en overgangsperiode må Dokumentsentrene derfor søke fram saker i saksarkivet og gjøre disse om til personalmapper i personalarkivet
Oppdatert 15.5.2013
Eksternt finansierte prosjekter
Institutt/ enhet skal fylle ut og sende skjemaet ”Tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet”. Det er kun tilsettingssaken som legges frem for Tilsettingsrådet. (Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet har en stor eksterntfinansiert virksomhet). Den aktuelle kandidaten kan allerede være begynt i stillingen før tilsettingsbrev og arbeidsavtale skrives. Personalmappen opprettes i slike tilfeller fra og med tilsettingsbrevet. Ved ”bestilling” av tilsetting i eksternt finansiert virksomhet uten utlysning, kortere enn 6 / 9 mnd, der saken kun gjelder en person fra start (tilsettingsbrev og signert arbeidsavtale) registreres hele saken i personalarkivet.
Personalarkiv - Lærlinger
Den signerte lærekontrakten er gjerne det første dokumentet i lærlingens personalmappe (personalsak), mappen lenkes til samlesaken og saksansvaret settes til 2190 POA. Etter vanlig rutine for ansatte ved UiB opprettes det også personalmapper for lærlinger ved saker som permisjon, sykelfraværsoppfølging og lignende, se rutiner for personalmapper.
Rutinen er oppdatert fom. 23.8.2010
Spesielt for personalmapper ved fakultetene; Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet
wiki for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet: [[6]]