Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Forskjell mellom versjoner av «Personalmapper - personalarkiv»

Fra arkiwiki
Linje 547: Linje 547:
 
|'''Innvilgelse / Avslag på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
 
|'''Innvilgelse / Avslag på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
 
''Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.''  
 
''Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.''  
 +
|U
 +
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
 
|-
 
|-
 
|'''Innvilger/ avslår søknad om forlengelse av permisjon'''
 
|'''Innvilger/ avslår søknad om forlengelse av permisjon'''
 +
 +
''Kopi: HR-avd.''
 
|U
 
|U
 
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
 
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
''Kopi: HR-avd.''
 
 
|-
 
|-
 
|'''Videre innvilgelse på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
 
|'''Videre innvilgelse på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''

Revisjonen fra 13. feb. 2017 kl. 14:01

Rutiner for personalarkiv

Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.

Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter vedrørende arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.




Personalmapper ved UiB

Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009

Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.


Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009

Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen



Oppdatert 12.8.2010

Personalmapper ved UiB Plassering
Arkivperioden før 1968

inneholder lønnsbilag mv.

tilfluktsrom JUS

samme rom som fakturaer oppbevares

Arkivperioden 1968-1994 bortsettingsarkiv
Arkivperioden 1994-2002 Personal- og organisasjonsavdelingen
Arkivperioden 2002-2009 enhetene
Arkivperioden 2009

UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.

ePhorte









Det kan være noe overlapping mellom periodene





Oppretting av personalmapper

Sakene opprettes i ePhorte enten av personalkonsulenter eller arkivarer. Ved ny saksmappe velges arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, navnet skjermes. Den som oppretter saken bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primær ordningsverdi, denne unntas fra offentligheten. Arkivarene legger inn arkivkode jf. statens arkivnøkkel, ved kontroll av opprettede saker

De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker

Alle personalsaker påføres tilgangskode P- Personalmappe selv om underliggende journalposter er offentlige



Personalarkiv Personalmappe
Sakstittel Etternavn, fornavn mellomnavn * - Sakstype ved enhet
Skjerming P – Personalmappe
Saksansvar Enhetene – institutt el avd.
Primær klassering

u.off

ANR – ansattnummer

finnes i PAGA [1]

Sekundær klassering ARKNOK/ saksarkiv




* Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte



Unntak ifm saksansvar Når en sak løftes opp til Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) og saksbehandlingen overtas der vil det være riktig at også sakseierskap endres. Dette kan få konsekvenser for enhetenes innsyn, her gjelder de vanlige retningslinjene om tilgangsstyring. Det kan være riktig at å lenke relaterte saker men dette må vurderes iht. tilgangsstyring for hvert enkelt tilfelle.


Ved oppstarten av det elektroniske saks- arkivsystemet 12.9.2006 ble kun saksarkivet tatt i bruk, dette medfører at midlertidige ansatte før 1.1.2009 har saker i saksarkivet på sine tilsettingsforhold. I en overgangsperiode må vi derfor omgjøre saker i saksarkivet til personalmapper i personalarkivet*. Dokumentsentrene vil være behjelpelige og ansvarlige for at dette blir gjort ved kvalitetssikring for sine enheter. Saksbehandlerne kan fortsette å legge dokumenter inn på aktuell sak i saksarkivet.

  • NB: gjelder kun saker som fortsetter i 2009.




Følgende skal inngå i personalarkivet (ePhorte)

Oppdatert 30.10.2013

  • Attester.
  • Disiplinærsaker/ tilrettevisning.
  • Flyttegodtgjørelse.
  • Forskningstermin, inkl. rapport.
  • Lønn – B-tillegg.
  • Lønn – fungeringstillegg.
  • Lønn – lønnslån.
  • Lønn – lokale forhandlinger (2.3.4 og 2.3.8.3).
  • Lønn – styrertillegg/ dekantillegg.
  • Lønn – sykelønnsoppfølging.
  • NAV – korrespondanse mellom NAV og UiB knyttet til tiltak i forbindelse med sykdom/ attføring/ uføre).
  • Oppfølgingsplaner ihht. IA – avtalen.
  • Oppsigelse fra arbeidsgiver/ avskjed.
  • Oppsigelse fra arbeidstaker/ avskjed i nåde.
  • Permisjon – fødsels – / foreldrepermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon – omsorgspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon – utdanningspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon uten lønn: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Personlig opprykk etter kompetanse.
  • Sidegjøremål / bistilling.
  • Tilsetting – utlyste stillinger (signert arbeidsavtale, søknad, CV og attester/vitnemål fra den som blir tilsatt, evt. lønnsvurdering).
  • Tilsetting – ikke utlyste stillinger (tilsettingsbrev, signert arbeidsavtale, CV, evt. attester og lønnsvurdering).
  • Verv ved UiB.
  • Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB.

Arkivreferanse 2008/9858




Ulike permisjoner

Velferdspermisjoner, eksamenspermisjoner, søknader om overføring av feriedager og/eller sykefravær ved egenmelding registreres ikke i ePhorte. Egenmelding registres i PagaWeb


PagaWeb [2]


Oppdatert 10.7.2012


Ved innføringen av det web-baserte lønns- og personalsystem PagaWeb er det blitt noen endringer i forhold til tidligere rutiner i for arkivering i PagaWeb og ePhorte Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [3] Ansatte fyller selv ut skjema for å søke om ulike typer permisjoner (fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling) i PagaWeb. Dokumentasjon (vedlegg til søknad) som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte. Om det skjer endringer i permisjonstiden, må den ansatte fylle ut nytt skjema om det i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte.



Fødselspermisjon / Omsorgspermisjon

Ved evt. endringer i permisjonstiden, fyller den ansatte selv ut nytt skjema om dette i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte. Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [4]


Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Fødselspermisjon (Fedrekvote)

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 214.2

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak/ Svar på søknad om fødselspermisjon U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1









Omsorgspermisjon

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Omsorgspermisjon

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 214.2

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1









Permisjoner med/ uten lønn

Permisjon uten/ med lønn

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Permisjon uten/ med lønn

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: ulike

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon U vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes











Utdanningspermisjon

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Utdanningspermisjon uten/ med lønn

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 214.4

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak/ Svar på søknad om utdanningspermisjon U vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes












Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 214.5

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Vedtak/ Svar på søknad om permisjon U vurderes
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes









Oppfølging av sykmeldte

Dokumentene registreres i personalarkivet se Oppretting av personalmapper. Dokumentsenteret registrerer arkivverdig korrespondanse, omhandlende den sykmeldte, til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte ansatte. Sensitiv personinformasjon makuleres etter registrering i ePhorte; dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l.


Det enkelte dokument i saken skjermes ihht. offentlighet ved UiB


Tettere oppfølging av sykmeldte som følge av lovendringer

Fom 1. juli 2011 ble det gjort endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven for å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte. Endringene har medført nye og strengere krav samt sanksjoner dersom pliktene i oppfølgingsarbeidet ikke blir overholdt, arkivreferanse 2011/776. Utfyllende informasjon om Inkluderende arbeidsliv samt UiBs sykefraværsrutine er tilgjengelig UiBs sider for ansatte, se også NAV sine sider om inkluderende arbeidsliv, og om oppfølgingsplan og rapportering til NAV.


Bedriftshelsetjenesten deltar ved Dialogmøte 1

HMS-seksjonen ble godkjent som Bedriftshelsetjeneste (BHT) av Arbeidstilsynet 4.11.2010. BHT deltar ved Dialogmøte 1, som holdes innen 7 ukers sykmelding, og holdes derfor orientert om oppfølgingsarbeidet for den ansatte gjennom kopi av de ulike oppfølgingsplanene i ePhorte. Med bakgrunn i dette settes det kopi til bedriftssykepleier TOSU – Tordis M. Sundnes ved BHT – på alle oppfølgingsplaner som registreres i ePhorte, (hvilke dokumenter dette gjelder fremgår også i oversikten over dokumentasjon som skal registreres i ePhorte).


Dokumentasjon som skal registreres i ePhorte ved sykefraværsoppfølging

Under følger en skjematisk fremstilling av dokumenter som skal registreres i den ansattes personalmappe ihht. IA-avtalen jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. 49 NAV har ingen formkrav for arbeidsgivers innkalling til Dialogmøte 1, det er derfor ingen krav til registrering av denne innkallingen i ePhorte. Se også NAVs informasjons brosjyre om Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf).


HR-avdelingen informerer om den interne ansvarsfordelingen mellom fakultet / avdelinger og HR-avdelingen i sak 2016/6009.


Oppdatert 13.2.2017

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Sykefraværsoppfølging

Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ANR Sekundærklassering: ARKNOK: 214.1

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Oppfølgingsplan

oppfølgingsplan innen 4 ukers sykmelding sendes sykmelder kopi: TOSU ved BHT

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Oppdatert oppfølgingsplan (og evt.)

Referat fra dialogmøte 1

Oppfølgingsplanen oppdateres gjerne på dette møtet som holdes innen 7 ukers sykmelding. Sykmelder bør få tilsendt oppdatert plan. kopi: TOSU ved BHT

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Referat fra dialogmøte 1

Når det skrives referat fra dialogmøte 1 registreres dette slik jf. overstående pkt. Kopi: TOSU ved BHT

X PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV


Innen 9 ukers sykemelding fylles rapporteringsskjema ut av arbeidsgiver og sendes til NAV sammen med oppfølgingsplan. Kopi: TOSU ved BHT.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Varsel om sanksjon fra NAV vil komme dersom ikke rapporteringsplikten overholdes etter 9 uker

Brevet registreres til den enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.

I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Innkalling til dialogmøte 2 fra Nav (innen 26 uker)

Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.

I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Oppfølgingsplan til NAV

Senest en uke før dialogmøte 2 skal arbeidsgiver sende NAV en oppdatert oppfølgingsplan for den sykmeldte, kopi: TOSU ved BHT.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Referat fra dialogmøte 2 fra NAV

Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte, kopi: TOSU ved BHT.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Orientering fra NAV til den sykmeldte etter 39 uker

Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte, kopi: HR-avd.

I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Melding om lønn under sykdom

Den ansatte får melding i god tid om at sykepengerettighetene utløper etter ett år fra HR-avd.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Innvilger / avslår permisjon uten lønn


Avdelingen den sykemeldte tilhører har ansvar å behandle eventuelle søknader om ulønnet permisjon.


Søknadene sendes via PAGA og besvares i ePhorte. Kopi av svaret sendes HR-avdelingen

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Innvilgelse / Avslag på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse

Registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Innvilger/ avslår søknad om forlengelse av permisjon

Kopi: HR-avd.

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Videre innvilgelse på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse

Kopi: HR-avd.

I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Evt. andre dokumenter som kan forekomme. PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Tilsagn om tilskudd ved NAV

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i personalmapper der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, saksarkiv der det ikke er et ansettelsesforhold ved UiB, se rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv, saksarkiv benyttes også for studenter, se kapittel om Rutiner for studiesaker.


Tilsagn om tilskudd – VVA


Innført fom. 8.2.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV

Saksansvarlig: 2170

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 151

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilsagn om tilskudd I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes / PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1







Tilsagn om tilskudd – Arbeidspraksis


Innført fom. 14.2.2012

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 212.42

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Refusjonskrav – Arbeidspraksis ordinær U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes











Tilsagn om tilskudd – Tidsbegrenset lønnstilskudd


Innført fom. 14.2.2012

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsagn om tilskudd - Tidsbegrenset lønnstilskudd

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 212.42

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilsagn om lønnstilskudd I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Refusjonskrav – lønnstilskudd U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes











Arbeidsulykker

Arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet mens nestenulykker registreres i saksarkivet.


Innført fom. 5.10.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Arbeidsulykke ved enhet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 212.42

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Melding av ulykke N/X vurderes/ PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Melding om yrkesskade som trenger medisinsk behandling

brevet går til NAV med kopi HMS/2190, fakultet og den ansatte

U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes












Krav om fast tilsetting, lønnsforhandlinger, lønnslån, oppsigelser o.l.

Lønnsforhandlinger

Oppdatert 4.12.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Lønnsforhandlinger – HTA punkt 2.3.4

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 231.3

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4 N/I P: § 23, 1. ledd
Hovedtariffavtalens 2.3.4

*svarbrevet skal ikke skjermes

U nei
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes















Omgjøring av stilling

Oppdatert 4.12.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - omgjøring av stilling – HTA punkt 2.3.4

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 231.3

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4 N/I P: § 23, 1. ledd
Hovedtariffavtalens 2.3.4

*svarbrevet skal ikke skjermes

U nei
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes










Krav om fast tilsetting

Oppdatert 7.7.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Krav om fast tilsetting

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 221

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Krav om fast tilsetting N/I P: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme P/ vurderes










Lønnslån

Oppdatert 10.12.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Lønnslån

Saksansvarlig: 2190

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 234

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om lønnslån I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Svar på søknad om lønnslån U PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1










Oppsigelse

Skjemaet «Opplysninger ved fratredelse av stilling» registers ikke men sendes som internpost til lønn el fakultet.


Oppdatert 10.12.2009

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Oppsigelse ved enhet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 213

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Sier opp sin stilling


Ved avskjed i nåde (Embetsmenn) sendes dokumentene i papirversjon til 2190/POA etter skanning, avdelingen sender disse videre til Kunnskapsdepartementet

I nei
Bekrefter oppsigelse U nei








Opplæringsmidler

Oppdatert 29.10.2013


Fom 29. okt 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper se rutiner for ulike forhold – saksarkiv, Opplæringsmidler





Forskningstermin

Oppdatert 11.1.2012 Innført fom 4.12.2009


Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Forskningstermin

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 213

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søknad om forskningstermin I nei
Prioritering/ saksforelegg P: § 14,1
Svar på søknad om forskningstermin U nei
Andre dokumenter som kan forekomme











Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker

Oppretting av personalmapper ved tilsetting

Sakene opprettes i ePhorte når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet, signerte arbeidsavtaler utgjør ofte det første dokument i personalmappen.


Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, cv, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs retningslinjer for Offentlighet i personalsaker. Fom. 30.6.2010 skal BES ved 2170 være kopimottaker av alle signerte arbeidsavtaler DS-ene skanner inn. Gjelder ikke timelønn.


I tilsettingssaker uten utlysing skal det kun opprettes personalmappe.

Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet + etternavn, fornavn.

Personalarkiv Personalmappe
Sakstittel Etternavn, fornavn mellomnavn ** - Sakstype ved enhet
Skjerming P – Personalmappe
Saksansvar Enhetene – institutt el avd.
Primær klassering

u.off

ANR – ansattnummer

finnes i PAGA [5]

Sekundær klassering ARKNOK/ saksarkiv











Tekniske og administrative stillinger

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 212.2

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Aksepterer tilbudet

Retur av svarbrev/skjema

I
Opplysningsskjema I P: offl. § 25, 1. ledd
Søknad, cv, vitnemål og attester

kun for den som ansettes

I P: offl. § 25, 1. ledd
Oversender avtale U P: offl. § 26, 5. ledd
Signert arbeidsavtale (midl.still./vikar – ta med tidsspennet fra dato / til dato i journalposten)


Restanseflagg 2 .jpg Restansen går tjenestevei dvs. fakultet el. enhet som tilsetter. Dette fremgår av malen som er benyttet for arbeidsavtalen.


Kopi 2 .JPG Kopi til tjenestestedet/institutt og kopi til BES 2170

I P: offl. § 26, 5. ledd
Lønnsfastsettelse / ny arbeidsavtale

Evt. tilsettingsvilkår

U P: offl. § 25, 1. ledd















Timelønnet arbeid

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Timelønnet – konsulent ved Universitetsmuseet i Bergen, De naturhistoriske samlinger

Saksansvarlig: enheten - saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK:

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Anmodning om tilsetting av (stillingsbenevnelse) N P: offl. § 25, 1. ledd
Tilbud om timelønnet arbeid som (stillingsbenevnelse) U P: offl. § 26, 5. ledd
Signert arbeidsavtale (tidsrom I P: offl. § 26, 5. ledd










Unntak for noen saker ved Universitetsmuseet i Bergen

Når DS01 mottar kopier av signerte arbeidsavtaler fra Universitetsmuseet i Bergen (BM) sendes disse direktefordelt til rett saksbehandler ved BM, se saksnr/ initialer på kontrakten. Alternativt ufordelt til rett BM avdeling i saks- arkivsystemet. Kopier makuleres etter skanning. Disse arbeidsavtalene er et unntak fra retningslinjene omhandlende at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i saks- og arkivsystemet.






Vitenskapelige tilsatte

Avslagsbrev skal ikke ligge i ePhorte. Dersom stillingen ikke blir besatt ved første gangs utlysing, skal det for professor/ førsteamanuensis tas nytt saksnummer hvis stillingen skal lyses ut på nytt. Den nye saken lenkes toveis til den gamle. For midlertidige tilsettinger og forlengelser (inntil 9 mnd) opprettes det personalmappe fra og med sakens første journalpost ihht. rutiner for personalmapper ifm. tilsetting


Oppdatert 24.2.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet

Saksansvarlig: enheten

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK:

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Søker takker ja

Svarskjema i undertegnet stand, der søkeren takker ja til stillingen

I
Bekrefter tiltredelse

Institutt/enhet bekrefter tiltredelse på eget skjema

N
Tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet

For eksterntfinansierte stillinger skal det fylles ut et eget skjema

N
Opplysningsskjema

Den tilsatte sender inn utfylt opplysningsskjema

I P: § 25, 1. ledd
Arbeidstillatelse

Hvis den tilsatte trenger arbeidstillatelse

I P: § 25, 1. ledd
Følgebrev til arbeidsavtale

Oversender arbeidsavtale til den tilsatte

U P: offl. § 26, 5. ledd
Undertegnet arbeidsavtale (med ev. erklæring om overdragelse av rettigheter)


Fakultetet mottar arbeidsavtale og eventuelt erklæring om rettigheter i retur i undertegnet stand

U P: offl. § 26, 5. ledd
Prosjektomtale og framdriftsplan

For UiB-postdoktorstillinger skal prosjektomtale og framdriftsplan inngå som del av (vedlegg til) arbeidskontrakten for åremålstilsettingen og skal inneholde navn på den som har plikt til å være faglig rådgiver for den tilsatte

Oversender arbeidsavtale til den tilsatte

U P: offl. § 26, 5. ledd
Søknad med CV, vitnemål og attester

Søknaden med CV genereres fra Jobb.norge

I/X P: § 25, 1. ledd

Midlertidige ansatte

Midlertidige ansettelsesforhold før 1.1.2009 kan også ligge i saksarkivet, se kap. Personalmapper – personalarkiv. I en overgangsperiode må Dokumentsentrene derfor søke fram saker i saksarkivet og gjøre disse om til personalmapper i personalarkivet


Oppdatert 15.5.2013

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet

Saksansvarlig: enheten - saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK:

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Ber om midlertidig tilsetting N P: § 25, 1
Oversendelse av arbeidsavtale U P: § 25, 1
Signert arbeidsavtale 01.01.2010-01.02.2010

kopi BES 2170

I
Ber om forlengelse N P: § 25, 1. ledd
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes
























Eksternt finansierte prosjekter

Institutt/ enhet skal fylle ut og sende skjemaet ”Tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet”. Det er kun tilsettingssaken som legges frem for Tilsettingsrådet. (Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet har en stor eksterntfinansiert virksomhet). Den aktuelle kandidaten kan allerede være begynt i stillingen før tilsettingsbrev og arbeidsavtale skrives. Personalmappen opprettes i slike tilfeller fra og med tilsettingsbrevet. Ved ”bestilling” av tilsetting i eksternt finansiert virksomhet uten utlysning, kortere enn 6 / 9 mnd, der saken kun gjelder en person fra start (tilsettingsbrev og signert arbeidsavtale) registreres hele saken i personalarkivet.

Personalarkiv - Lærlinger

Den signerte lærekontrakten er gjerne det første dokumentet i lærlingens personalmappe (personalsak), mappen lenkes til samlesaken og saksansvaret settes til 2190 POA. Etter vanlig rutine for ansatte ved UiB opprettes det også personalmapper for lærlinger ved saker som permisjon, sykelfraværsoppfølging og lignende, se rutiner for personalmapper.

Rutinen er oppdatert fom. 23.8.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - kontorfaglærling ved enhet

Saksansvarlig: enheten - saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK:

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Signert lærekontrakt I P: § 25, 1
Midlertidig tilsetting som kontorlærling U P: § 25, 1
Opplysningsskjema I P: § 25, 1
Signert arbeidsavtale I P: offl. § 26, 5. ledd
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes

Spesielt for personalmapper ved fakultetene; Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet

wiki for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet: [[6]]