Vis kilden til Personalmapper - personalarkiv

== Rutiner for personalarkiv ==

Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.

Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter vedrørende arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.






==== Personalmapper ved UiB ==== 

'''Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009'''

Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.


'''Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009'''

Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen




Oppdatert 12.8.2010
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="1" cellspacing="0" align="left"

|- bgcolor="#cedff2"
!Personalmapper ved UiB
!Plassering
|-
!Arkivperioden før 1968
inneholder lønnsbilag mv.
!tilfluktsrom JUS
samme rom som fakturaer oppbevares
|-
!Arkivperioden 1968-1994
!bortsettingsarkiv
|-
!Arkivperioden 1994-2002
!Personal- og organisasjonsavdelingen
|-
!Arkivperioden 2002-2009
!enhetene
|-
!Arkivperioden 2009
''UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.''
!ePhorte
|-
|}

















Det kan være noe overlapping mellom periodene








==== Oppretting av personalmapper ==== 

Sakene opprettes i ePhorte enten av personalkonsulenter eller arkivarer. Ved ny saksmappe velges arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, navnet skjermes. Den som oppretter saken bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primær ordningsverdi, denne unntas fra offentligheten. Arkivarene legger inn arkivkode jf. statens arkivnøkkel, ved kontroll av opprettede saker

De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker

Alle personalsaker påføres tilgangskode P- Personalmappe selv om underliggende journalposter er offentlige





<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"

|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Personalmappe
|-
!Sakstittel
!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn *''</font> - Sakstype ved enhet
|-
!Skjerming
!P – Personalmappe
|-
!Saksansvar
!Enhetene – institutt el avd.
|-
!Primær klassering
u.off
!ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [https://uib.bluegarden.net]
|-
!Sekundær klassering
!ARKNOK/ saksarkiv
|-
|}







<font color=red>''* Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte




''</font> '''Unntak ifm saksansvar'''
Når en sak løftes opp til Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) og saksbehandlingen overtas der vil det være riktig at også sakseierskap endres. Dette kan få konsekvenser for enhetenes innsyn, her gjelder de vanlige retningslinjene om tilgangsstyring. Det kan være riktig at å lenke relaterte saker men dette må vurderes iht. tilgangsstyring for hvert enkelt tilfelle.


Ved oppstarten av det elektroniske saks- arkivsystemet 12.9.2006 ble kun saksarkivet tatt i bruk, dette medfører at midlertidige ansatte før 1.1.2009 har saker i saksarkivet på sine tilsettingsforhold. I en overgangsperiode må vi derfor omgjøre saker i saksarkivet til personalmapper i personalarkivet*. Dokumentsentrene vil være behjelpelige og ansvarlige for at dette blir gjort ved kvalitetssikring for sine enheter. Saksbehandlerne kan fortsette å legge dokumenter inn på aktuell sak i saksarkivet.
*NB: gjelder kun saker som fortsetter i 2009.






==== Følgende skal inngå i personalarkivet (ePhorte)====

Oppdatert 30.10.2013

* Attester.
* Disiplinærsaker/ tilrettevisning.
* Flyttegodtgjørelse.
* Forskningstermin, inkl. rapport.
* Lønn – B-tillegg.
* Lønn – fungeringstillegg.
* Lønn – lønnslån.
* Lønn – lokale forhandlinger (2.3.4 og 2.3.8.3).
* Lønn – styrertillegg/ dekantillegg.
* Lønn – sykelønnsoppfølging.
* NAV – korrespondanse mellom NAV og UiB knyttet til tiltak i forbindelse med sykdom/ attføring/ uføre).
* Oppfølgingsplaner ihht. IA – avtalen.
* Oppsigelse fra arbeidsgiver/ avskjed.
* Oppsigelse fra arbeidstaker/ avskjed i nåde.
* Permisjon – fødsels – / foreldrepermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon – omsorgspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon – utdanningspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon uten lønn: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Personlig opprykk etter kompetanse.
* Sidegjøremål / bistilling.
* Tilsetting – utlyste stillinger (signert arbeidsavtale, søknad, CV og attester/vitnemål fra den som blir tilsatt, evt. lønnsvurdering).
* Tilsetting – ikke utlyste stillinger (tilsettingsbrev, signert arbeidsavtale, CV, evt. attester og lønnsvurdering).
* Verv ved UiB.
* Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB.

Arkivreferanse 2008/9858






=== ''Ulike permisjoner'' ===


Velferdspermisjoner, eksamenspermisjoner, søknader om overføring av feriedager og/eller sykefravær ved egenmelding registreres ikke i ePhorte. Egenmelding registres i PagaWeb


'''PagaWeb''' [https://uib.bluegarden.net]


Oppdatert 10.7.2012


Ved innføringen av det web-baserte lønns- og personalsystem PagaWeb er det blitt noen endringer i forhold til tidligere rutiner i for arkivering i PagaWeb og ePhorte
Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [http://pagaweb.b.uib.no/]
Ansatte fyller selv ut skjema for å søke om ulike typer permisjoner (fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling) i PagaWeb.
Dokumentasjon (vedlegg til søknad) som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
Om det skjer endringer i permisjonstiden, må den ansatte fylle ut nytt skjema om det i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte.





==== Fødselspermisjon / Omsorgspermisjon ====



Ved evt. endringer i permisjonstiden, fyller den ansatte selv ut nytt skjema om dette i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte. Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [http://pagaweb.b.uib.no/]


{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Fødselspermisjon (Fedrekvote)'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.2

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om fødselspermisjon 
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}

















'''Omsorgspermisjon'''

{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Omsorgspermisjon'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.2

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon 
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}
















==== Permisjoner med/ uten lønn ====



'''Permisjon uten/ med lønn''' 
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Permisjon uten/ med lønn'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: ulike

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon 
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}





















'''Utdanningspermisjon'''

{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Utdanningspermisjon uten/ med lønn'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.4

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om utdanningspermisjon 
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}























'''Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv'''

{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.5

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om permisjon 
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}
















==== Oppfølging av sykmeldte ====

Dokumentene registreres i personalarkivet se Oppretting av personalmapper.
Dokumentsenteret registrerer arkivverdig korrespondanse, omhandlende den sykmeldte, til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte ansatte. Sensitiv personinformasjon makuleres etter registrering i ePhorte; dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l.


Det enkelte dokument i saken skjermes ihht. [[offentlighet ved UiB]]


'''Tettere oppfølging av sykmeldte som følge av lovendringer'''

Fom 1. juli 2011 ble det gjort endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven for å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte. Endringene har medført nye og strengere krav samt sanksjoner dersom pliktene i oppfølgingsarbeidet ikke blir overholdt, arkivreferanse 2011/776.
Utfyllende informasjon om Inkluderende arbeidsliv samt UiBs sykefraværsrutine er tilgjengelig UiBs sider for ansatte, se også NAV sine sider om inkluderende arbeidsliv, og om oppfølgingsplan og rapportering til NAV. 


'''Bedriftshelsetjenesten deltar ved Dialogmøte 1'''

HMS-seksjonen ble godkjent som Bedriftshelsetjeneste (BHT) av Arbeidstilsynet 4.11.2010.
BHT deltar ved Dialogmøte 1, som holdes innen 7 ukers sykmelding, og holdes derfor orientert om oppfølgingsarbeidet for den ansatte gjennom kopi av de ulike oppfølgingsplanene i ePhorte.
Med bakgrunn i dette settes det kopi til bedriftssykepleier TOSU – Tordis M. Sundnes ved BHT – på alle oppfølgingsplaner som registreres i ePhorte, (hvilke dokumenter dette gjelder fremgår også i oversikten over dokumentasjon som skal registreres i ePhorte).



===== Dokumentasjon som skal registreres i ePhorte ved sykefraværsoppfølging =====

Under følger en skjematisk fremstilling av dokumenter som skal registreres i den ansattes personalmappe ihht. IA-avtalen jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. 49
NAV har ingen formkrav for arbeidsgivers innkalling til Dialogmøte 1, det er derfor ingen krav til registrering av denne innkallingen i ePhorte.
Se også NAVs informasjons brosjyre om Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf).


Oppdatert 23.2.2012
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Sykefraværsoppfølging'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.1

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Oppfølgingsplan''' 
''oppfølgingsplan innen 4 ukers sykmelding sendes sykmelder''
''kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Oppdatert oppfølgingsplan''' (og evt.)
Referat fra dialogmøte 1 

''oppfølgingsplanen oppdateres gjerne på dette møtet som holdes innen 7 ukers sykmelding.''
''sykmelder bør få tilsendt oppdatert plan. kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Referat fra dialogmøte 1''' 

''når det skrives referat fra dialogmøte 1 registreres dette slik jf. overstående pkt.''
''kopi: TOSU ved BHT''
|X
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV'''


''innen 9 ukers sykemelding fylles rapporteringsskjema ut av arbeidsgiver og sendes til NAV sammen med oppfølgingsplan.''
''kopi: TOSU ved BHT '' 
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Varsel om sanksjon fra NAV vil komme dersom ikke rapporteringsplikten overholdes etter 9 uker
''brevet registreres til den enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innkalling til dialogmøte 2 fra Nav''' (innen 26 uker)
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Oppfølgingsplan til NAV'''
''senest en uke før dialogmøte 2 skal arbeidsgiver sende NAV en oppdatert oppfølgingsplan for den sykmeldte
kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Referat fra dialogmøte 2 fra NAV'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte
kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Orientering fra NAV til den sykmeldte etter 39 uker'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte
kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Melding om lønn under sykdom'''
''den ansatte får melding i god tid om at sykepengerettighetene utløper etter ett år fra POA''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte (dersom påskrift fra leder kan dette går direkte til POA jf. punktet under)''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Anbefaler søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''enhet med oppfølgingsansvar anbefaler evt. søknad som sendes POA''
|N
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilger / avslår permisjon uten lønn'''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilgelse / Avslag på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
''kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Søknad om forlengelse av permisjon'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte, (dersom påskrift fra leder kan dette går direkte til POA jf. punktet under)''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Anbefaler søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''enhet med oppfølgingsansvar anbefaler evt. søknad, som sendes POA''
|N
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilger/ avslår søknad om forlengelse av permisjon'''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Videre innvilgelse på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
''kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Evt. andre dokumenter som kan forekomme
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|}


















==== Tilsagn om tilskudd ved NAV ====

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i personalmapper der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, saksarkiv der det ikke er et ansettelsesforhold ved UiB, se [[rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv]], saksarkiv benyttes også for studenter, se kapittel om [[Rutiner for studiesaker]].


'''Tilsagn om tilskudd – VVA'''


Innført fom. 8.2.2010
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV'''

''Saksansvarlig: 2170''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 151

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Tilsagn om tilskudd 
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes / PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}












'''Tilsagn om tilskudd – Arbeidspraksis'''


Innført fom. 14.2.2012
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 212.42

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet 
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|Refusjonskrav – Arbeidspraksis ordinær 
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}





















'''Tilsagn om tilskudd – Tidsbegrenset lønnstilskudd'''


Innført fom. 14.2.2012
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsagn om tilskudd - Tidsbegrenset lønnstilskudd'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 212.42

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Tilsagn om lønnstilskudd 
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|Refusjonskrav – lønnstilskudd 
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}





















==== Arbeidsulykker ====
Arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet mens nestenulykker registreres i saksarkivet.


Innført fom. 5.10.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Arbeidsulykke ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 212.42

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Melding av ulykke 
|N/X
|vurderes/ PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|Melding om yrkesskade som trenger medisinsk behandling
''brevet går til NAV med kopi HMS/2190, fakultet og den ansatte''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}






















=== ''Krav om fast tilsetting, lønnsforhandlinger, lønnslån, oppsigelser o.l.'' ===


==== Lønnsforhandlinger ====
Oppdatert 4.12.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Lønnsforhandlinger – HTA punkt 2.3.4'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 231.3

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4
|N/I
|P: § 23, 1. ledd 
|-
|Hovedtariffavtalens 2.3.4
''*svarbrevet skal ikke skjermes''
|U
|nei
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}





























==== Omgjøring av stilling ==== 


Oppdatert 4.12.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - omgjøring av stilling – HTA punkt 2.3.4''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 231.3

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4
|N/I
|P: § 23, 1. ledd 
|-
|Hovedtariffavtalens 2.3.4
''*svarbrevet skal ikke skjermes''
|U
|nei
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|vurderes
|}


















==== Krav om fast tilsetting ====


Oppdatert 7.7.2010
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - Krav om fast tilsetting'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 221

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Krav om fast tilsetting
|N/I
|P: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme 
|
|P/ vurderes
|-
|}



















==== Lønnslån ====


Oppdatert 10.12.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - Lønnslån'''

''Saksansvarlig: 2190''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 234

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Søknad om lønnslån
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|Svar på søknad om lønnslån
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1 
|-
|}


















==== Oppsigelse ====

Skjemaet «Opplysninger ved fratredelse av stilling» registers ikke men sendes som internpost til lønn el fakultet.


Oppdatert 10.12.2009
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Oppsigelse ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 213

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Sier opp sin  stilling 


''Ved avskjed i nåde (Embetsmenn) sendes dokumentene i papirversjon til 2190/POA etter skanning, avdelingen sender disse videre til Kunnskapsdepartementet''
|I
|nei
|-
|Bekrefter oppsigelse
|U
|nei
|}














==== Opplæringsmidler ====
Oppdatert 29.10.2013


Fom 29. okt 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper se [[rutiner for ulike forhold – saksarkiv]], Opplæringsmidler









==== Forskningstermin ====
Oppdatert 11.1.2012
Innført fom 4.12.2009


{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Forskningstermin'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 213

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Søknad om forskningstermin
|I
|nei
|-
|Prioritering/ saksforelegg
|
|P: § 14,1
|-
|Svar på søknad om forskningstermin
|U
|nei
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
|-
|}




















== Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker ==



=== ''Oppretting av personalmapper ved tilsetting'' ===



Sakene opprettes i ePhorte når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet, signerte arbeidsavtaler utgjør ofte det første dokument i personalmappen.


Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, cv, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs retningslinjer for [[Offentlighet i personalsaker]]. Fom. 30.6.2010 skal BES ved 2170 være kopimottaker av alle signerte arbeidsavtaler DS-ene skanner inn. Gjelder ikke timelønn.


I tilsettingssaker uten utlysing skal det kun opprettes personalmappe.

Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet + etternavn, fornavn.

<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"

|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Personalmappe
|-
!Sakstittel
!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn **''</font> - Sakstype ved enhet
|-
!Skjerming
!P – Personalmappe
|-
!Saksansvar
!Enhetene – institutt el avd.
|-
!Primær klassering
u.off
!ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [https://uib.bluegarden.net]
|-
!Sekundær klassering
!ARKNOK/ saksarkiv
|-
|}




















=== Tekniske og administrative stillinger ===


{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 212.2

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Aksepterer tilbudet'''

''Retur av svarbrev/skjema''
|I
|
|-
|'''Opplysningsskjema''' 
|I
|P: offl. § 25, 1. ledd
|-
|'''Søknad, cv, vitnemål og attester'''
''kun for den som ansettes''
|I
|P: offl. § 25, 1. ledd
|-
|'''Oversender avtale'''
|U
|P: offl. § 26, 5. ledd
|-
|'''Signert arbeidsavtale''' (midl.still./vikar – ta med tidsspennet fra dato / til dato i journalposten)


[[Fil:Restanseflagg_2_.jpg]]   Restansen går tjenestevei dvs. fakultet el. enhet som tilsetter. Dette fremgår av malen som er benyttet for arbeidsavtalen.


[[Fil:Kopi_2_.JPG]]  Kopi til tjenestestedet/institutt og kopi til BES 2170
|I
|P: offl. § 26, 5. ledd
|-
|'''Lønnsfastsettelse / ny arbeidsavtale'''

''Evt. tilsettingsvilkår''
|U
|P: offl. § 25, 1. ledd
|-
|}





























==== Timelønnet arbeid ====

{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Timelønnet – konsulent ved Universitetsmuseet i Bergen, De naturhistoriske samlinger'''

''Saksansvarlig: enheten''  - ''saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Anmodning om tilsetting av (stillingsbenevnelse)
|N
|P: offl. § 25, 1. ledd
|-
|Tilbud om timelønnet arbeid som (stillingsbenevnelse) 
|U
|P: offl. § 26, 5. ledd
|-
|Signert arbeidsavtale (tidsrom''
|I
|P: offl. § 26, 5. ledd
|-
|}



















'''Unntak for noen saker ved Universitetsmuseet i Bergen'''

Når DS01 mottar kopier av signerte arbeidsavtaler fra Universitetsmuseet i Bergen (BM) sendes disse direktefordelt til rett saksbehandler ved BM, se saksnr/ initialer på kontrakten. Alternativt ufordelt til rett BM avdeling i saks- arkivsystemet.
Kopier makuleres etter skanning.
Disse arbeidsavtalene er et unntak fra retningslinjene omhandlende at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i saks- og arkivsystemet.










==== Vitenskapelige tilsatte ====
Avslagsbrev skal ikke ligge i ePhorte. Dersom stillingen ikke blir besatt ved første gangs utlysing, skal det for professor/ førsteamanuensis tas nytt saksnummer hvis stillingen skal lyses ut på nytt. Den nye saken lenkes toveis til den gamle.
For midlertidige tilsettinger og forlengelser (inntil 9 mnd) opprettes det personalmappe fra og med sakens første journalpost ihht. rutiner for personalmapper ifm. tilsetting


Oppdatert 24.2.2011
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Søker takker ja'''

''Svarskjema i undertegnet stand, der søkeren takker ja til stillingen''
|I
|
|-
|'''Bekrefter tiltredelse'''
''Institutt/enhet bekrefter tiltredelse på eget skjema'' 
|N
|
|-
|'''Tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet'''
''For eksterntfinansierte stillinger skal det fylles ut et eget skjema''
|N
|
|-
|'''Opplysningsskjema'''
''Den tilsatte sender inn utfylt opplysningsskjema''
|I
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Arbeidstillatelse'''
''Hvis den tilsatte trenger arbeidstillatelse'' 
|I
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Følgebrev til arbeidsavtale'''

''Oversender arbeidsavtale til den tilsatte''
|U
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Undertegnet arbeidsavtale (med ev. erklæring om overdragelse av rettigheter)'''


''Fakultetet mottar arbeidsavtale og eventuelt erklæring om rettigheter i retur i undertegnet stand''
|U
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Prosjektomtale og framdriftsplan'''

''For UiB-postdoktorstillinger skal prosjektomtale og
framdriftsplan inngå som del av (vedlegg til) arbeidskontrakten for åremålstilsettingen og skal
inneholde navn på den som har plikt til å være faglig rådgiver for den tilsatte''

''Oversender arbeidsavtale til den tilsatte''
|U
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Søknad med CV, vitnemål og attester'''
''Søknaden med CV genereres fra Jobb.norge''
|I/X
|P: § 25, 1. ledd
|-
|}

































==== Midlertidige ansatte ====



Midlertidige ansettelsesforhold før 1.1.2009 kan også ligge i saksarkivet, se kap. Personalmapper – personalarkiv. I en overgangsperiode må Dokumentsentrene derfor søke fram saker i saksarkivet og gjøre disse om til personalmapper i personalarkivet


Oppdatert 15.5.2013
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsettingssak – stilling (midlertidig %) ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten'' - ''saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Ber om midlertidig tilsetting'''
|N
|P: § 25, 1
|-
|'''Oversendelse av arbeidsavtale'''
|U
|P: § 25, 1
|-
|'''Signert arbeidsavtale 01.01.2010-01.02.2010'''
''kopi BES 2170'' 
|I
|
|-
|'''Ber om forlengelse'''
|N
|P: § 25, 1. ledd
|-
|'''Andre dokumenter som kan forekomme'''
|
|vurderes
|-
|}















































'''Eksternt finansierte prosjekter'''

Institutt/ enhet skal fylle ut og sende skjemaet ”Tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet”. Det er kun tilsettingssaken som legges frem for Tilsettingsrådet. (Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet har en stor eksterntfinansiert virksomhet).
Den aktuelle kandidaten kan allerede være begynt i stillingen før tilsettingsbrev og arbeidsavtale skrives. Personalmappen opprettes i slike tilfeller fra og med tilsettingsbrevet.
Ved ”bestilling” av tilsetting i eksternt finansiert virksomhet uten utlysning, kortere enn 6 / 9 mnd, der saken kun gjelder en person fra start (tilsettingsbrev og signert arbeidsavtale) registreres hele saken i personalarkivet.

== Personalarkiv - Lærlinger ==

Den signerte lærekontrakten er gjerne det første dokumentet i lærlingens personalmappe (personalsak), mappen lenkes til samlesaken og saksansvaret settes til 2190 POA. Etter vanlig rutine for ansatte ved UiB opprettes det også personalmapper for lærlinger ved saker som permisjon, sykelfraværsoppfølging og lignende, se rutiner for personalmapper.

Rutinen er oppdatert fom. 23.8.2010
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''kontorfaglærling ved enhet'''

''Saksansvarlig: enheten'' - ''saker som fortsetter i 2009 omgjøres til personalmappe''

''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 

|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Signert lærekontrakt
|I
|P: § 25, 1
|-
|Midlertidig tilsetting som kontorlærling
|U
|P: § 25, 1
|-
|Opplysningsskjema
|I
|P: § 25, 1
|-
|Signert arbeidsavtale
|I
|P: § 25, 1. ledd
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|-
|}


































== Spesielt for personalmapper ved fakultetene; Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet ==









'''wiki for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet:''' [[https://wikihost.uib.no/matnat/index.php/Personal]]