Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Om Digiforms ePhorte-integrert sikker digital skjemaløsning

Fra arkiwiki
Revisjon per 22. jul. 2019 kl. 17:17 av Tas020 (diskusjon | bidrag)
(diff) ← Eldre revisjon | Nåværende revisjon (diff) | Nyere revisjon → (diff)

Hva er Digiforms

Digiforms er en sikker digital skjemaløsning som muliggjør sikker overføring/ innsending av skjema som journalpost i ny eller eksisterende sak i ePhorte. Skjema, og relevante metadata for sak/journalpost lagres i ePhorte gjennom integrasjonsgrensesnittet ePhorte Integration Services (eIS) fra EVRY.

Løsningen er en klient-tjener-løsning hvor skjemaklienten støtter utvikling av skjema med XML-struktur, i et grafisk grensesnitt som benytter XML FO (Formatting Objects), som lagres på Digiforms Server. UiB har to Digiforms servere, Digiforms Test og Digiforms Prod. Begge driftes lokalt av UiB. Se Digiforms arkitektur.

Muligheter med Digiforms

  • Nivå 4 autentisering/pålogging med BankID/BankID på mobil i skjematjenester for taushetsbelagt informasjon
  • Pålogging med engangspassord (SMS OTP) med validering opp mot data i FS for studenter som ikke har norsk fødselsnummer/D-nummer og BankID
  • Sikker innsending av skjemadata til journalpost i ny eller eksisterende sak, hoveddokument på PDF-format, vedlagt skjemadata på XML-format (muliggjør videre automatisert bruk av skjemadata vha. RPA (Robot)
  • Sikker opplasting av filer/dokumenter til ePhorte, som vedlegg til skjema
  • Innsender får automatisk kvittering/e-post med forvaltningsmelding, med referanse til aktuell ePhorte-sak.

Demonstrasjonsvideo, ny ePhorte-integrert tjeneste for søknad om tilrettelegging ved eksamen

Utrulling/prosjekt

Seksjon for Dokumentasjonsforvaltnings ePhorte malgruppe har fått opplæring i etablering av Digiforms skjematjenester, som en siste del av prosjektet "Sikker Digital Skjematjeneste", som også inkluderer

  • ferdigstilling av skjema for Søknad om tilrettelegging ved eksamen (levert)
  • skjema for ettersending av dokumentasjon til sak (levert)
  • ny ePhorte-integrert SiFra-tjeneste for studenter (levert)
  • skjema for innsynsbegjæring, dvs. dokumentinnsyn iht. Offentleglova (levert)
  • Søknad om reservasjon av studieplass (levert)
  • Aksept-/opplysningsskjema for fast/midlertidig ansettelse, månedslønn (levert)
  • skjema for søknad om begrunnet/ubegrunnet permisjon (pågår)

Bestilling av nye sikre ePhorte-integrerte skjematjenester

Når prosjektet er avsluttet, går vi over i driftsfase, hvor en gruppe ved Seksjon for dokumentasjonsforvaltning vil utvikle skjema som bestilles og prioriteres av prioriteringsråd. Prioriteringsrådet består av representanter fra IT, SA, HR/Seksjon for dokumentasjonsforvaltning og fakultetene. HR-direktør Sonja Dyrkorn er rådets forankring inn i direktørgruppen.

Prioritering av skjema skal i utgangspunktet skje etter følgende kriterier

  • Skifte ut Skjemaker/Machform-skjema som benyttes til taushetsbelagt informasjon, eller som medfører at taushetsbelagt informasjon fra studenten må innhentes på en tungvint måte (leveres i infosenter/skranke og skannes) eller blir sendt på e-post
  • Skifte ut Skjemaker/Machform-skjema med høyt volum (pga. manuell registrering/journalføring av slike i ePhorte)
  • Skifte ut papirskjema som forhindrer en ellers hel-digital prosess

Skjema som utvikles ved Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning vil være begrenset til lav/middels kompleksitet. Ved behov for avanserte løsninger med integrasjoner utover FS, digital signering og avansert prosesslfyt, eller når det er behov for å "snike i køen", vil enhetene kunne bestille utvikling direkte fra leverandøren Metafocus AS gjennom vår avtale med dem.