Hvordan ekspedere post digitalt?

Du kan ekspedere post digitalt til privatpersoner i Folkeregisteret og til mange norske offentlige og private virksomheter. Det er et krav at «forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv normalt [skal] skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester».

Digital ekspedering bør brukes i stedet for e-post og vanlig post når det er mulig. Post som inneholder sensitive/taushetsbelagte opplysninger, er det ulovlig å ekspedere med e-post. Kan du ikke ekspedere den digitalt, må du sende den med vanlig post.

Du kan også ekspedere post til privatpersoner som signeringsoppdrag. Når de signerer, vil du få samme dokument(er) digitalt signert tilbake som en inngående post i samme saksmappe. Et digital signert dokumenter har samme gyldighet som et som er signert for hånd

Legg til mottaker(e)

I redigeringsvinduet for (utgående) journalpost finner du et forstørrelsesglassikon foran navnefeltet for hver mottaker. Du klikker først på dette.

I vinduet som åpnes, velger du Adresseregister «Enhetsregisteret Online» for å søke etter offentlige og private foretak eller «Folkeregisteret» for å søke etter privatpersoner.

Se også

• Illustrert veiledning: Hvordan hente fram en mottaker
• Illustrert veiledning: Hvordan hente fram og sende digitalt til flere mottakere
• Skjermvideo: ePhorte digital forsendelse

Ekspeder posten

Posten må ha status F (ferdig) når du skal ekspedere den.

I menyen for journalposten (ikon: mappe med et brev foran) velger du «Ekspeder», og i undermenyen «Ekspeder elektronisk». I ekspederingsvinduet som åpnes, er digital ekspedering valgt som standard forsendelsesmåte («Digitalt» for post til virksomheter, «Generell digital forsendelse» for privatpersoner). Du trenger bare å velge «Ekspeder». Skal du sende et signeringsoppdrag, velger du først forsendelsesmåte «Signeringsoppdrag».

Under fanen «Avsender/mottaker» i journalpostvisningen vil du da kunne se forsendelsesstatus. Som regel vil denne ganske være «Sendt» eller «Sendt til utskrift». (Du kan klikke på journalposttittelen i linjen midt i vinduet hvor det står «Du er her», for å laste fanen på nytt.) Når brevet har fått forsendelsesstatus «Sendt» for alle mottakere, vil posten få status E (ekspedert).

Se regelmessig etter om noen av postene du har ekspedert, dukker opp i saksbehandlersøkene «Teknisk feil (SDP)» eller «Under sending (SDP)». Da er de ikke blitt sendt, eller blitt sendt, men ikke mottatt.

Se også

• Illustrert veiledning: Hvordan sende digitalt til én mottaker
• Illustrert veiledning: Hvordan hente fram og sende digitalt til flere mottakere
• Skjermvideo: ePhorte digital forsendelse

Forsendelsesstatus «Overføring feilet» eller «Under sending»

Får journalposten forsendelsesstatus «Overføring feilet», er årsaken ofte at journalposttittelen («innhold») har over 80 tegn eller at hoveddokument og vedlegg har samme navn. Dette kan du endre selv og prøve å ekspedere digitalt på nytt. Går det fortsatt ikke, må du ta kontakt med vår brukerstøtte.

Et signeringsoppdrag som er blitt avvist eller som ikke er blitt signert innen 14 dager, får også forsendelsesstatus «Overføring feilet». Da må du normalt ta kontakt med mottaker for å oppklare situasjonen. Er det riktig at signeringsoppdraget skal være avvist/usignert, må du skrive dette i en merknad for journalposten.

Blir forsendelsesstatus stående som «Under sending», må du også ta kontakt med oss.

Se også

• Skjermvideo: Digital forsendelse: for lang tittel
• Veiledning: Hvordan sende brev manuelt dersom en får forsendelsesstatus «Overføring feilet».

Ekspedere digitalt på nytt eller manuelt: endre forsendelsesstatus

Du kan forsøke å ekspedere post digitalt på nytt eller velge digital ekspedering manuelt ved å gå til fanen «Avsender/mottaker» i journalpostvisningen, klikke på personikonet foran den eller de eksterne mottakerne det gjelder, og velge «Rediger». I mottakervinduet som åpnes, kan du endre forsendelsesmåte til «SDP - Sikker digital post» (eventuelt «Signeringsoppdrag») for privatpersoner eller «D - digitalt» for virksomheter (dersom det ikke allerede er valgt). For å prøve å sende posten på nytt, velger du forsendelsesstatus «Klar til sending», og så «Lagre». ePhorte forsøker da å ekspedere brevet som når du velger «Ekspeder digitalt» i journalpostmenyen.

Se også

• Ofte stilte spørsmål om digital forsendelse
• Presentasjon fra informasjonsmøtet, SDP - sentralisert utskrift og forsendelse

---