Hvordan ekspedere post digitalt?

Fra Arkiwiki
Sideversjon per 10. des. 2020 kl. 13:24 av Pga001 (diskusjon | bidrag) (Lenk til veiledning; bruk bare forsendelsesmåten «Generell digital forsendelse»)

UiB skal bruke digital ekspedering i stedet for e-post og vanlig post når det er mulig.[1] Post som inneholder sensitive/taushetsbelagte opplysninger, har vi ikke lov å ekspedere med e-post. Kan vi ikke ekspedere den digitalt, må vi sende den med vanlig post.

Du kan ekspedere post digitalt til privatpersoner i Folkeregisteret og til mange norske offentlige og private virksomheter. Til privatpersoner kan du også ekspedere post som signeringsoppdrag. Når de signerer, vil du få samme dokument(er) digitalt signert tilbake som en inngående post i samme saksmappe. Et digitalt signert dokumenter har samme gyldighet som et som er signert for hånd.

Legg til mottaker(e)

Fremgangsmåten for å sende til privatpersoner og virksomheter er den samme, bare at du søker opp førstnevnte i Folkeregisteret og sistnevnte i Enhetsregisteret.

  1. I redigeringsvinduet for (utgående) journalpost finner du et forstørrelsesglassikon foran navnefeltet for hver mottaker. Du klikker først på dette.
    Klikk-på-forstørrelsesglass.png
  2. I vinduet som åpnes, velger du Adresseregister «Enhetsregisteret Online» for å søke etter offentlige og private virksomheter eller «Folkeregisteret» for å søke etter privatpersoner.
    Velg-adresseregister.png
  3. I kortnavn-feltet kan du skrive inn fødselsnummer eller organisasjonsnummer og søke opp mottakeren slik. Ellers kan du søke på navn.
  4. Klikk på navnet i søkeresultatene for å legge det til.
    Søkeresultater.png

Se også

Ekspeder posten

Posten må ha status F (ferdig) når du skal ekspedere den. Slik ekspederer du en post:

  1. Velg «Ekspeder» i menyen for journalposten (Ephorte-jp-meny.gif - mappe med et brev foran). I undermenyen velg «Ekspeder elektronisk».
    Velg-ekspeder-elektronisk.png
  2. I ekspederingsvinduet som åpnes, er digital ekspedering («Generell digital forsendelse») valgt som standard forsendelsesmåte. Skal du sende et signeringsoppdrag, velg først forsendelsesmåte «Signeringsoppdrag», så «Ekspeder». (Signeringoppdrag kan ikke sendes til virksomheter.) Ellers velger du «Ekspeder» med én gang.
    Ekspeder-til-uib.png
  3. Mottakeren får da forsendelsesstatus «Klar for sending» med grønn firkant bak.
    Klar-for-sending.png
  4. Under fanen «Avsender/mottaker» i journalpostvisningen kan du nå sjekke forsendelsesstatusen. Som regel vil denne ganske være «Sendt» eller «Sendt til utskrift».
    Sendt-ekspedert.png
    (Du kan klikke på journalposttittelen i linjen midt i vinduet hvor det står «Du er her», for å laste fanen på nytt.)

Når brevet har fått forsendelsesstatus «Sendt» for alle mottakere, vil posten få status E (ekspedert).

Se regelmessig etter om noen av postene du har ekspedert, dukker opp i saksbehandlersøkene «Teknisk feil (SDP)» eller «Under sending (SDP)». Da er de ikke blitt sendt, eller blitt sendt, men ikke mottatt.

Se også

Forsendelsesstatus «Overføring feilet» eller «Under sending»

Får journalposten forsendelsesstatus «Overføring feilet», er årsaken ofte at journalposttittelen («innhold») har over 80 tegn eller at hoveddokument og vedlegg har samme navn. Dette kan du endre selv og prøve å ekspedere digitalt på nytt. Går det fortsatt ikke, må du ta kontakt med vår brukerstøtte.

Et signeringsoppdrag som er blitt avvist eller som ikke er blitt signert innen 14 dager, får også forsendelsesstatus «Overføring feilet». Da må du normalt ta kontakt med mottaker for å oppklare situasjonen. Er det riktig at signeringsoppdraget skal være avvist/usignert, må du skrive dette i en merknad for journalposten.

Blir forsendelsesstatus stående som «Under sending», må du også ta kontakt med oss.

Se også

Ekspedere digitalt på nytt eller manuelt: endre forsendelsesstatus

Du kan forsøke å ekspedere post digitalt på nytt eller velge digital ekspedering manuelt slik:

  1. Gå til fanen «Avsender/mottaker» i journalpostvisningen.
  2. Klikk på personikonet foran den eller de eksterne mottakerne det gjelder. Velge «Rediger».
    Rediger-mottaker.png
  3. I mottakervinduet som åpnes, endre forsendelsesmåte til «Generell digital forsendelse» (eventuelt «Signeringsoppdrag» for privatpersoner) – dersom det ikke allerede er valgt.
  4. For å prøve å sende posten på nytt velg forsendelsesstatus «Klar for sending», og så «Lagre».
    Tilbake-til-klar-for-sending.png

ePhorte forsøker da å ekspedere brevet som når du velger «Ekspeder digitalt» i journalpostmenyen.

Se også


  1. Jevnfør «Digitaliseringsrundskrivet» av 19.12.2018: «Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester.»