Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Forskjell mellom versjoner av «Godkjenningsrunde»

Fra arkiwiki
Linje 11: Linje 11:
 
<br />
 
<br />
 
<br />
 
<br />
'''Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost).  For å sende en journalpost på godkjenningsrunde går du fram slik:'''
+
'''Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost).   
 +
For å sende en journalpost på godkjenningsrunde:'''
  
 +
 +
=== 1. Gi leder skrivetilgang ===
 
Journalpostens status er '''R''', noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene).  For å gi dem tilgang til det går du fram slik:
 
Journalpostens status er '''R''', noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene).  For å gi dem tilgang til det går du fram slik:
  
1. Klikk på journalpostikonet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]] og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
+
* Klikk på journalpostikonet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]] og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
 
 
2. Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
 
 
 
3. Klikk lagre
 
 
 
4. Klikk på journalpostikonet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]] og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
 
  
5. Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
+
* Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
  
6. Klikk lagre
+
* Klikk lagre
  
 +
=== 2. Sende på godkjenningsrunde ===
  
Du har oversikt over journalposten du har sendt godkjenning i venstremenysøket Godkjenningsrunde og Pågående godkjenningsrunde.  Når dine ledere har uført sine oppgaver, enten godkjent journalposten eller ikke godkjent den, får du en Ny godkjenningsoppgave i venstremenyen Godkjenningsrunde
+
* Klikk journalpostikonet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]] og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
  
 +
* Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
  
7. Klikk på Ny godkjenningsoppgave.  Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte
+
* Klikk lagre
  
 +
=== 3. Ferdigstille journalposten ===
  
Undersøk om du har fått noen kommentarer til journalposten, f. eks. beskjed om å endre innholdet.  Dette er mest relevant dersom de ikke har godkjent journalposten.
+
Når dine ledere har godkjent dokumentet får du opp "Ny godkjenningsoppgave" i venstremenyen "Godkjenningsrunde".  
  
  
8. Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet [[Bilde:Ikon1.JPG]] (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
+
* Klikk på Ny godkjenningsoppgave.  Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte
  
9. Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til '''F''' og lagre
 
  
 +
* Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet [[Bilde:Ikon1.JPG]] (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
  
Så snart journalpoststatusen er '''F''' for interne notater ('''N og X''') vil de være "sendt".  For utgående brev et tiden nå kommet for å ledernes skriftlige signering/parafering og utsending.
+
* Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til '''F''' og lagre
  
  
 +
Så snart journalpoststatusen er '''F''' for interne notater ('''N og X''') vil de være "sendt". 
  
  

Revisjonen fra 11. sep. 2014 kl. 10:18


Godkjenningsrunde - saksbehandler



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost). For å sende en journalpost på godkjenningsrunde:


1. Gi leder skrivetilgang

Journalpostens status er R, noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene). For å gi dem tilgang til det går du fram slik:

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
  • Klikk lagre

2. Sende på godkjenningsrunde

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
  • Klikk lagre

3. Ferdigstille journalposten

Når dine ledere har godkjent dokumentet får du opp "Ny godkjenningsoppgave" i venstremenyen "Godkjenningsrunde".


  • Klikk på Ny godkjenningsoppgave. Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte


  • Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet Ikon1.JPG (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
  • Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til F og lagre


Så snart journalpoststatusen er F for interne notater (N og X) vil de være "sendt".





Godkjenningsrunde - leder



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne en journalpost (et dokument med eventuelle vedlegg). For å finne fram de godkjenningsoppgavene du har fått i en godkjenningsrunde går du fram slik:


1. Klikk på Godkjenningsrunde i venstremenyen

2. Klikk Ny godkjenningsoppgave

Sekvensiellgodkjenning Leder.JPG


Du kan få oversikt over journalpostens detaljer (om det er ett eller flere dokumenter, hvem som har skrevet det osv) ved å klikke på journalpostikonet Journalpostikon.JPG. Etter at du har tatt stilling til innholdet i dokument(et)(ene), gå å fram på følgende måte for å utføre din godkjenngsoppgave:


3. Klikk på ikonet Ikon1.JPG og velg Utfør oppgave

4. Velg aktuell beslutningskode fra nedfallsmenyen. G for å godkjenne IG for ikke å godkjenne

5. Lagre


Godkjenningsoppgaven går nå videre til neste trinn i godkjenningsrunden; enten neste leder eller tilbake til fullføring og ferdigstilling av saksbehandler. Under Godkjente oppgaver i venstremenysøket godkjenningsrunde, vil du ha oversikt over journalposter du har godkjent de siste 90 dager. Ikke godkjente journalposter finner du i søket Ikke godkjente oppgaver. Du kan få oversikt over hele godkjenningsflyten i arkfanen dokumentflyt på journalpostnivå Dokumentflyt1.JPG


Arkfane dokumentflyt 2010.JPG