Under revisjon
Journalposter sendes ofte ufordelt i ePhorte. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
Fordeling av notaer
- Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet
og velg Fordel fra menyen
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
- Klikk Lagre
Fordeling av inngående brev
- Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
- Klikk Lagre
Fordeling av kopier
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
- Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen.
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
- Klikk Lagre
Kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger:
- Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen. v(valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev)
- Klikk på arkfanen "interne kopimottakere"
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
- Klikk Lagre
