Under revisjon
Journalposter sendes ofte ufordelt i ePhorte. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
Fordeling av notaer
- Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet
og velg Fordel fra menyen
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
- Klikk Lagre
Fordeling av inngående brev
- Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
- Klikk Lagre
Fordeling av kopier
- Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen
- Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
- Klikk Lagre
- Klikk søket Ufordelte kopier" i ledersøket i venstremenyen
- Klikk på journalpostens tittel (blå tekst/hyperlenken) under innhold i søk/resultatvinduet. Journalposten hentes fram detaljevisningsbildet.
- Klikk på arkfanen Avsender/Mottaker (for inngående og utgående brev) eller Interne mottakere (for interne notater). Denne arkfanen viser mottakerne/kopimottakerne av en journalpost
- Klikk på mottakerikonet
til venstre for der det står ufordelt for din enhet og velg Rediger intern mottaker fra menyen
- Skriv inn initialene til den personen du vil gi en kopi
- Klikk Lagre
