Fordele journalposter

Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt. Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier". Fordeling av inngående brev Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen. Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler. Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp som vist i bildet over. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres. Klikk Lagre Fordeling av notater Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad. Dersom det er mange interne mottakere kan det være du må utvide listen over antall viste interne enheter som vist i bildet over. Klikk Lagre Fordeling av kopier av interne notater (N og X) Kopier av notater (N,X) fordeles som følger: Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad Klikk Lagre Fordeling av kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger: Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' Klikk på ikonet til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker" I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet Klikk Lagre eller Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen. Klikk på journalpostikontet tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev). Klikk på arkfanen "interne kopimottakere". Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad. Klikk Lagre.

Brukerveiledning ePhorte Tilgang og pålogging Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Venstremeny Navigering Opprette en sak eller skrive et brev Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Skrive et brev eller internt notat Erstatte et dokument med nytt Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon Ferdigstill sak ePhorte og Windows 7, Office 2010 Godkjenningsfunksjonalitet Enkel godkjenning Godkjenningsrunde Restanser - brev og notater som må følges opp Følg opp restanser Rapport over enhetens restanser Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter Tilgangsgruppe - fast og ad.hoc Overføring av fast tilgangsgruppe til alle journalposter i saken Søkemuligheter E-post Importere epost Styrebehandling Styrebehandling - skrive saksframlegg Behandling i Tilsettingsrådet Ofte stilte spørsmål om Ephorte