Fordele journalposter

Journalposter sendes ofte ufordelt i ePhorte. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier". Fordeling av inngående brev Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres. Klikk Lagre Fordeling av notater og kopier Det viser seg å være en feil i denne versjonen av ePhorte som gjør at brukere ofte vil få feilmeldingen "Feil ved lagring Du har ikke tillatelse til å oppdatere avsmot" når de forsøker å fordele notater og kopier. En må derfor fordele notater og kopier på en litt annen måte: Klikk søket Ufordelte notater, alternativt Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles Klikk på arkfanen 'interne mottakere' (gjelder notater som skal fordeles) eller 'avsender/mottaker' (gjelder fordeling av kopier på utgående og inngående brev) Klikk på ikonet til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker" I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet Klikk Lagre Når fordelingsfeilen er rettet vil fordeling foregå på følgende måte: Fordeling av notater Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet og velg Fordel fra menyen Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad. Klikk Lagre Fordeling av kopier Kopier av notater (N,X) fordeles som følger: Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen Klikk på journalpostikontet tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad Klikk Lagre Kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger: Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen. Klikk på journalpostikontet tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev). Klikk på arkfanen "interne kopimottakere". Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad. Klikk Lagre.

Brukerveiledning ePhorte Tilgang og pålogging Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Venstremeny Navigering Opprette en sak eller skrive et brev Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Skrive et brev eller internt notat Erstatte et dokument med nytt Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon Ferdigstill sak ePhorte og Windows 7, Office 2010 Godkjenningsfunksjonalitet Enkel godkjenning Godkjenningsrunde Restanser - brev og notater som må følges opp Følg opp restanser Rapport over enhetens restanser Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter Tilgangsgruppe - fast og ad.hoc Overføring av fast tilgangsgruppe til alle journalposter i saken Søkemuligheter E-post Importere epost Styrebehandling Styrebehandling - skrive saksframlegg Behandling i Tilsettingsrådet Ofte stilte spørsmål om Ephorte