For saksbehandlere: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
m (Tilbakestilte endring av Apfag (diskusjon) til siste versjon av Mgu039)
 
(42 mellomliggende versjoner av 3 brukere er ikke vist)
Linje 1: Linje 1:
<font color=red>'' Denne siden er under arbeid 27.2.2014 **''</font>
'''Arkiwiki inneholder rutinebeskrivelser og retningslinjer for journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet for arkivet og saksbehandlere ved UiB, under følger en tematisk inndeling av disse'''


Denne siden innneholder rutinebeskrivelser og retningslinjer for journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet for arkivet og saksbehandlere ved UiB
==Rutiner==
 
{| width="100%"
== Personalmapper - Personalarkiv ==
 
 
=== ''Rutiner for personalarkiv'' ===
 
Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.
 
Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter vedrørende arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.
 
 
==== Personalmapper ved UiB ====
 
'''Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009'''
 
Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.
 
 
'''Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009'''
 
Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen
 
 
Oppdatert 12.8.2010
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="50%" cellpadding="1" cellspacing="0" align="left"
 
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalmapper ved UiB
!Plassering
|-
!Arkivperioden før 1968
inneholder lønnsbilag mv.
!tilfluktsrom JUS
samme rom som fakturaer oppbevares
|-
!Arkivperioden 1968-1994
!bortsettingsarkiv
|-
!Arkivperioden 1994-2002
!Personal- og organisasjonsavdelingen
|-
!Arkivperioden 2002-2009
!enhetene
|-
!Arkivperioden 2009
''UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.''
!ePhorte
|-
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Det kan være noe overlapping mellom periodene
 
 
 
 
 
 
 
 
==== Oppretting av personalmapper ====
 
Sakene opprettes i ePhorte enten av personalkonsulenter eller arkivarer. Ved ny saksmappe velges arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, navnet skjermes. Den som oppretter saken bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primær ordningsverdi, denne unntas fra offentligheten. Arkivarene legger inn arkivkode jf. statens arkivnøkkel, ved kontroll av opprettede saker
 
De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker
 
Alle personalsaker påføres tilgangskode P- Personalmappe selv om underliggende journalposter er offentlige
 
 
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="50%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
 
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Personalmappe
|-
!Sakstittel
!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn **''</font> - Sakstype ved enhet
|-
!Skjerming
!P – Personalmappe
|-
!Saksansvar
!Enhetene – institutt el avd.
|-
!Primær klassering
u.off
!ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [https://uib.bluegarden.net]
|-
!Sekundær klassering
!ARKNOK/ saksarkiv
|-
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
<font color=red>''* Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
 
 
 
 
''</font> '''Unntak ifm saksansvar'''
Når en sak løftes opp til Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) og saksbehandlingen overtas der vil det være riktig at også sakseierskap endres. Dette kan få konsekvenser for enhetenes innsyn, her gjelder de vanlige retningslinjene om tilgangsstyring. Det kan være riktig at å lenke relaterte saker men dette må vurderes iht. tilgangsstyring for hvert enkelt tilfelle.
 
 
Ved oppstarten av det elektroniske saks- arkivsystemet 12.9.2006 ble kun saksarkivet tatt i bruk, dette medfører at midlertidige ansatte før 1.1.2009 har saker i saksarkivet på sine tilsettingsforhold. I en overgangsperiode må vi derfor omgjøre saker i saksarkivet til personalmapper i personalarkivet*. Dokumentsentrene vil være behjelpelige og ansvarlige for at dette blir gjort ved kvalitetssikring for sine enheter. Saksbehandlerne kan fortsette å legge dokumenter inn på aktuell sak i saksarkivet.
*NB: gjelder kun saker som fortsetter i 2009.
 
 
 
 
 
 
==== Følgende skal inngå i personalarkivet (ePhorte)====
 
Oppdatert 30.10.2013
 
* Attester.
* Disiplinærsaker/ tilrettevisning.
* Flyttegodtgjørelse.
* Forskningstermin, inkl. rapport.
* Lønn – B-tillegg.
* Lønn – fungeringstillegg.
* Lønn – lønnslån.
* Lønn – lokale forhandlinger (2.3.4 og 2.3.8.3).
* Lønn – styrertillegg/ dekantillegg.
* Lønn – sykelønnsoppfølging.
* NAV – korrespondanse mellom NAV og UiB knyttet til tiltak i forbindelse med sykdom/ attføring/ uføre).
* Oppfølgingsplaner ihht. IA – avtalen.
* Oppsigelse fra arbeidsgiver/ avskjed.
* Oppsigelse fra arbeidstaker/ avskjed i nåde.
* Permisjon – fødsels – / foreldrepermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon – omsorgspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon – utdanningspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Permisjon uten lønn: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
* Personlig opprykk etter kompetanse.
* Sidegjøremål / bistilling.
* Tilsetting – utlyste stillinger (signert arbeidsavtale, søknad, CV og attester/vitnemål fra den som blir tilsatt, evt. lønnsvurdering).
* Tilsetting – ikke utlyste stillinger (tilsettingsbrev, signert arbeidsavtale, CV, evt. attester og lønnsvurdering).
* Verv ved UiB.
* Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB.
 
Arkivreferanse 2008/9858
 
 
 
 
 
 
=== ''Ulike permisjoner'' ===
 
 
Velferdspermisjoner, eksamenspermisjoner, søknader om overføring av feriedager og/eller sykefravær ved egenmelding registreres ikke i ePhorte. Egenmelding registres i PagaWeb
 
 
'''PagaWeb''' [https://uib.bluegarden.net]
 
 
Oppdatert 10.7.2012
 
 
Ved innføringen av det web-baserte lønns- og personalsystem PagaWeb er det blitt noen endringer i forhold til tidligere rutiner i for arkivering i PagaWeb og ePhorte
Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [http://pagaweb.b.uib.no/]
Ansatte fyller selv ut skjema for å søke om ulike typer permisjoner (fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling) i PagaWeb.
Dokumentasjon (vedlegg til søknad) som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
Om det skjer endringer i permisjonstiden, må den ansatte fylle ut nytt skjema om det i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte.
 
 
 
 
 
==== Fødselspermisjon / Omsorgspermisjon ====
 
 
 
Ved evt. endringer i permisjonstiden, fyller den ansatte selv ut nytt skjema om dette i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte. Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [http://pagaweb.b.uib.no/]
 
 
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Fødselspermisjon (Fedrekvote)'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.2
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om fødselspermisjon
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'''Omsorgspermisjon'''
 
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Omsorgspermisjon'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.2
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
==== Permisjoner med/ uten lønn ====
 
 
 
'''Permisjon uten/ med lønn'''
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Permisjon uten/ med lønn'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: ulike
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'''Utdanningspermisjon'''
 
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Utdanningspermisjon uten/ med lønn'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.4
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om utdanningspermisjon
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'''Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv'''
 
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.5
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Vedtak/ Svar på søknad om permisjon
|U
|vurderes
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
==== Oppfølging av sykmeldte ====
 
Dokumentene registreres i personalarkivet jf. rutiner som beskrevet i wikien [[Personalmapper – personalarkiv]]; se Oppretting av personalmapper.
Dokumentsenteret registrerer arkivverdig korrespondanse, omhandlende den sykmeldte, til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte ansatte. Sensitiv personinformasjon makuleres etter registrering i ePhorte; dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l.
 
 
Det enkelte dokument i saken skjermes ihht. UiBs [[Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker]]
 
 
'''Tettere oppfølging av sykmeldte som følge av lovendringer'''
 
Fom 1. juli 2011 ble det gjort endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven for å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte. Endringene har medført nye og strengere krav samt sanksjoner dersom pliktene i oppfølgingsarbeidet ikke blir overholdt, arkivreferanse 2011/776.
Utfyllende informasjon om Inkluderende arbeidsliv samt UiBs sykefraværsrutine er tilgjengelig UiBs sider for ansatte, se også NAV sine sider om inkluderende arbeidsliv, 47 og om oppfølgingsplan og rapportering til NAV. 48
 
 
'''Bedriftshelsetjenesten deltar ved Dialogmøte 1'''
 
HMS-seksjonen ble godkjent som Bedriftshelsetjeneste (BHT) av Arbeidstilsynet 4.11.2010.
BHT deltar ved Dialogmøte 1, som holdes innen 7 ukers sykmelding, og holdes derfor orientert om oppfølgingsarbeidet for den ansatte gjennom kopi av de ulike oppfølgingsplanene i ePhorte.
Med bakgrunn i dette settes det kopi til bedriftssykepleier TOSU – Tordis M. Sundnes ved BHT – på alle oppfølgingsplaner som registreres i ePhorte, (hvilke dokumenter dette gjelder fremgår også i oversikten over dokumentasjon som skal registreres i ePhorte).
 
 
 
===== Dokumentasjon som skal registreres i ePhorte ved sykefraværsoppfølging =====
 
Under følger en skjematisk fremstilling av dokumenter som skal registreres i den ansattes personalmappe ihht. IA-avtalen jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. 49
NAV har ingen formkrav for arbeidsgivers innkalling til Dialogmøte 1, det er derfor ingen krav til registrering av denne innkallingen i ePhorte.
Se også NAVs informasjons brosjyre om Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf). 50
 
 
Oppdatert 23.2.2012
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Sykefraværsoppfølging'''
 
''Saksansvarlig: enheten''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 214.1
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|'''Oppfølgingsplan'''
''oppfølgingsplan innen 4 ukers sykmelding sendes sykmelder''
''kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Oppdatert oppfølgingsplan''' (og evt.)
Referat fra dialogmøte 1
 
''oppfølgingsplanen oppdateres gjerne på dette møtet som holdes innen 7 ukers sykmelding.''
''sykmelder bør få tilsendt oppdatert plan. kopi: TOSU ved BHT''
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Referat fra dialogmøte 1'''
 
''når det skrives referat fra dialogmøte 1 registreres dette slik jf. overstående pkt.''
''kopi: TOSU ved BHT''
|X
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV'''
 
 
''innen 9 ukers sykemelding fylles rapporteringsskjema ut av arbeidsgiver og sendes til NAV sammen med oppfølgingsplan.''
''kopi: TOSU ved BHT ''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Varsel om sanksjon fra NAV vil komme dersom ikke rapporteringsplikten overholdes etter 9 uker
''brevet registreres til den enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innkalling til dialogmøte 2 fra Nav''' (innen 26 uker)
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Oppfølgingsplan til NAV'''
''senest en uke før dialogmøte 2 skal arbeidsgiver sende NAV en oppdatert oppfølgingsplan for den sykmeldte
kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Referat fra dialogmøte 2 fra NAV'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte
kopi: TOSU ved BHT''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Orientering fra NAV til den sykmeldte etter 39 uker'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte
kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Melding om lønn under sykdom'''
''den ansatte får melding i god tid om at sykepengerettighetene utløper etter ett år fra POA''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte (dersom påskrift fra leder kan dette går direkte til POA jf. punktet under)''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Anbefaler søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''enhet med oppfølgingsansvar anbefaler evt. søknad som sendes POA''
|N
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilger / avslår permisjon uten lønn'''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilgelse / Avslag på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
''kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Søknad om forlengelse av permisjon'''
''registreres til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte, (dersom påskrift fra leder kan dette går direkte til POA jf. punktet under)''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Anbefaler søknad om permisjon uten lønn grunnet langvarig sykdom'''
''enhet med oppfølgingsansvar anbefaler evt. søknad, som sendes POA''
|N
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Innvilger/ avslår søknad om forlengelse av permisjon'''
|U
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|'''Videre innvilgelse på søknad om utførepensjon fra Statens Pensjonskasse'''
''kopi: POA''
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Evt. andre dokumenter som kan forekomme
|
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
==== Tilsagn om tilskudd ved NAV ====
 
Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i personalmapper der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, saksarkiv der det ikke er et ansettelsesforhold ved UiB, se kapittel om [[Ulike saksforhold – saksarkiv]], saksarkiv benyttes også for studenter, se kapittel om [[Studiesaker]].
 
 
'''Tilsagn om tilskudd – VVA'''
 
 
Innført fom. 8.2.2010
{| class="wikitable"
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="55%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]]    <font color=red>'''Etternavn, fornavn mellomnavn'''</font> - '''Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV'''
 
''Saksansvarlig: 2170''
 
''Primærklassering'': ANR - ''Sekundærklassering'': ARKNOK: 151
 
|-
|- bgcolor="#cedff2"
|[[Fil:Jp_ikon.jpg]]    '''Journalposter'''
|'''dok.'''
|'''u.off'''
|-
|Tilsagn om tilskudd
|I
|PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|-
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes / PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|}
 
|}
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'''Tilsagn om tilskudd – Arbeidspraksis'''
 
 
Innført fom. 14.2.2012
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
 
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet
|style="vertical-align:top" |
|Tilsagn om tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:center;">
|I
===  1. Rutiner for [[Personalmapper - personalarkiv]] ===
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Refusjonskrav – Arbeidspraksis ordinær
|U
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|ANR
ARKNOK: 212.42
|}
 
 


=== 2. [[Rutiner for tilsettingssaker]] ===


=== 3. [[Rutiner for personlig opprykk til professor]] ===


=== 4. [[Rutiner for saker om lærlinger]] ===


=== 5. [[Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv]] === 


=== 6. [[Rutiner for styre-, råd og utvalgsbehandling]] ===


=== 7. [[Rutiner for økonomisaker]] ===


=== 8. [[Rutiner for forskningssaker]] ===


'''Tilsagn om tilskudd – Tidsbegrenset lønnstilskudd'''
=== 9. [[Rutiner for studiesaker]] ===


=== 10. [[Rutiner for eiendomssaker]] ===


Innført fom. 14.2.2012
__NOTOC__
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"


|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Tilsagn om tilskudd til Tidsbegrenset lønnstilskudd
|Tilsagn om tilskudd - lønnstilskudd
|I
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Refusjonskrav – lønnstilskudd
|U
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|ANR
ARKNOK: 212.42
|}




Linje 792: Linje 38:




==== Arbeidsulykker ====
Arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet mens nestenulykker registreres i saksarkivet.
Innført fom. 5.10.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Arbeidsulykke ved enhet
|Melding av ulykke
|N/X
|vurderes/PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Melding om yrkesskade som trenger medisinsk behandling
brevet går til NAV med kopi HMS/2190, fakultet og den ansatte
|U
|vurderes/PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Andre dokumenter som kan forekomme
|vurderes/PT
|ANR
ARKNOK: 212.42
|}
=== ''Krav om fast tilsetting, lønnsforhandlinger, lønnslån, oppsigelser o.l.'' ===
==== Lønnsforhandlinger ====
Oppdatert 4.12.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Lønnsforhandlinger – HTA punkt 2.3.4
|Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4
|N/I
|P
§ 23, 1. ledd
|Hovedtariffavtalens 2.3.4
svarbrevet skal ikke skjermes
|U
|nei
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|ANR
ARKNOK: 231.3
|}
==== Omgjøring av stilling ====
Oppdatert 4.12.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - omgjøring av stilling – HTA punkt 2.3.4
|Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4
|N/I
|P
§ 23, 1. ledd
|Hovedtariffavtalens 2.3.4
svarbrevet skal ikke skjermes
|U
|nei
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|ANR
ARKNOK: 231.3
|}
==== Krav om fast tilsetting ====
Oppdatert 7.7.2010
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Krav om fast tilsetting
|Krav om fast tilsetting
|N/I
|P
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Andre dokumenter som kan forekomme
|
|vurderes/ P
|ANR
ARKNOK: 221
|}
==== Lønnslån ====
Oppdatert 10.12.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Lønnslån
2190/POA er saksansvarlig
|Søknad om lønnslån
|N/I
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
|Svar på søknad
|U
|PT
§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1|ANR
ARKNOK: 234
|}
==== Oppsigelse ====
Skjemaet «Opplysninger ved fratredelse av stilling» registers ikke men sendes som internpost til lønn el fakultet.
Oppdatert 10.12.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Oppsigelse ved enhet
|Sier opp sin stilling
|I
|nei
|Bekrefter oppsigelse
Ved avskjed i nåde (Embetsmenn) sendes dokumentene i papirversjon til POA etter skanning, avdelingen sender disse videre til Kunnskapsdepartementet
|U
|ANR
ARKNOK: 213
|}
==== Opplæringsmidler ====
Oppdatert 29.10.2013
Fom 29. okt 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper se [[Ulike forhold – saksarkiv]], Opplæringsmidler
==== Forskningstermin ====
Oppdatert 11.1.2012
Innført fom 4.12.2009
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="70%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Journalføring
!dok.
!u.off
!Kode
|-
|!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn ''</font> - Forskningstermin
|Søknad om forskningstermin
|
|nei
|prioriteringer/saksforelegg
|P
§ 14,1. ledd
|
|Rapport
|
|
|Ulike dokumenter som kan forekomme
|
|
|ANR
ARKNOK: 43
|}
== Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker ==
=== ''Oppretting av personalmapper ved tilsetting'' ===
Sakene opprettes i ePhorte når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet, signerte arbeidsavtaler utgjør ofte det første dokument i personalmappen.
Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, cv, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs retningslinjer for [[Offentlighet i personalsaker]]. Fom. 30.6.2010 skal BES ved 2170 være kopimottaker av alle signerte arbeidsavtaler DS-ene skanner inn. Gjelder ikke timelønn.
I tilsettingssaker uten utlysing skal det kun opprettes personalmappe.
Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet + etternavn, fornavn.
<!------>
<!-- Set the space between the cells (cellspacing) to 0 -->
{| border="1" width="50%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left"
|- bgcolor="#cedff2"
!Personalarkiv
!Personalmappe
|-
!Sakstittel
!|<font color=red>''Etternavn, fornavn mellomnavn **''</font> - Sakstype ved enhet
|-
!Skjerming
!P – Personalmappe
|-
!Saksansvar
!Enhetene – institutt el avd.
|-
!Primær klassering
u.off
!ANR – ansattnummer
finnes i PAGA [https://uib.bluegarden.net]
|-
!Sekundær klassering
!ARKNOK/ saksarkiv
|-
|}




Linje 1 156: Linje 55:




<font color=red>'' Det vil ligge lenker til rutinedokumenter for fakultetene inntil wikien er fullstendig oppdatert med disse rutinene''</font>''


* [[Interne rutiner for Det juridiske fakultet DS06]]


==== Tekniske og administrative stillinger ===
* [[Interne rutiner for Det psykologiske fakultet DS07]]
==== Timelønnet arbeid ====
==== Vitenskapelige tilsatte ====
==== Midlertidige ansatte ====

Siste sideversjon per 14. mai 2014 kl. 08:38

Arkiwiki inneholder rutinebeskrivelser og retningslinjer for journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet for arkivet og saksbehandlere ved UiB, under følger en tematisk inndeling av disse

Rutiner