For saksbehandlere: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
Ingen redigeringsforklaring
Linje 49: Linje 49:
|-
|-
!Arkivperioden 2009
!Arkivperioden 2009
UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.
''UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.''
!ePhorte
!ePhorte
|-
|-

Sideversjonen fra 6. mar. 2014 kl. 15:00

Denne siden er under arbeid 27.2.2014 **

Denne siden innneholder rutinebeskrivelser og retningslinjer for journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet for arkivet og saksbehandlere ved UiB

Personalmapper - Personalarkiv

Rutiner for personalarkiv

Med personalsaker (eller personalmapper) menes saksmapper som inneholder dokumenter omhandlende korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.

Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter vedrørende arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.


Personalmapper ved UiB

Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009

Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.


Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009

Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen


Oppdatert 12.8.2010

Personalmapper ved UiB Plassering
Arkivperioden før 1968

inneholder lønnsbilag mv.

tilfluktsrom JUS

samme rom som fakturaer oppbevares

Arkivperioden 1968-1994 bortsettingsarkiv
Arkivperioden 1994-2002 Personal- og organisasjonsavdelingen
Arkivperioden 2002-2009 enhetene
Arkivperioden 2009

UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.

ePhorte









Det kan være noe overlapping mellom periodene





Oppretting av personalmapper

Sakene opprettes i ePhorte enten av personalkonsulenter eller arkivarer. Ved ny saksmappe velges arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, navnet skjermes. Den som oppretter saken bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primær ordningsverdi, denne unntas fra offentligheten. Arkivarene legger inn arkivkode jf. statens arkivnøkkel, ved kontroll av opprettede saker

De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker

Alle personalsaker påføres tilgangskode P- Personalmappe selv om underliggende journalposter er offentlige


Personalarkiv Personalmappe
Sakstittel Etternavn, fornavn mellomnavn ** - Sakstype ved enhet
Skjerming P – Personalmappe
Saksansvar Enhetene – institutt el avd.
Primær klassering

u.off

ANR – ansattnummer

finnes i PAGA [1]

Sekundær klassering ARKNOK/ saksarkiv









* Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte



Unntak ifm saksansvar Når en sak løftes opp til Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) og saksbehandlingen overtas der vil det være riktig at også sakseierskap endres. Dette kan få konsekvenser for enhetenes innsyn, her gjelder de vanlige retningslinjene om tilgangsstyring. Det kan være riktig at å lenke relaterte saker men dette må vurderes iht. tilgangsstyring for hvert enkelt tilfelle.


Ved oppstarten av det elektroniske saks- arkivsystemet 12.9.2006 ble kun saksarkivet tatt i bruk, dette medfører at midlertidige ansatte før 1.1.2009 har saker i saksarkivet på sine tilsettingsforhold. I en overgangsperiode må vi derfor omgjøre saker i saksarkivet til personalmapper i personalarkivet*. Dokumentsentrene vil være behjelpelige og ansvarlige for at dette blir gjort ved kvalitetssikring for sine enheter. Saksbehandlerne kan fortsette å legge dokumenter inn på aktuell sak i saksarkivet.

  • NB: gjelder kun saker som fortsetter i 2009.




Følgende skal inngå i personalarkivet (ePhorte)

Oppdatert 30.10.2013

  • Attester.
  • Disiplinærsaker/ tilrettevisning.
  • Flyttegodtgjørelse.
  • Forskningstermin, inkl. rapport.
  • Lønn – B-tillegg.
  • Lønn – fungeringstillegg.
  • Lønn – lønnslån.
  • Lønn – lokale forhandlinger (2.3.4 og 2.3.8.3).
  • Lønn – styrertillegg/ dekantillegg.
  • Lønn – sykelønnsoppfølging.
  • NAV – korrespondanse mellom NAV og UiB knyttet til tiltak i forbindelse med sykdom/ attføring/ uføre).
  • Oppfølgingsplaner ihht. IA – avtalen.
  • Oppsigelse fra arbeidsgiver/ avskjed.
  • Oppsigelse fra arbeidstaker/ avskjed i nåde.
  • Permisjon – fødsels – / foreldrepermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon – omsorgspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon – utdanningspermisjon: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Permisjon uten lønn: kun svarbrevet/vedtaket og evt. nye vedtak registreres i ePhorte, søknaden går i PagaWeb.
  • Personlig opprykk etter kompetanse.
  • Sidegjøremål / bistilling.
  • Tilsetting – utlyste stillinger (signert arbeidsavtale, søknad, CV og attester/vitnemål fra den som blir tilsatt, evt. lønnsvurdering).
  • Tilsetting – ikke utlyste stillinger (tilsettingsbrev, signert arbeidsavtale, CV, evt. attester og lønnsvurdering).
  • Verv ved UiB.
  • Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB.

Arkivreferanse 2008/9858




Ulike permisjoner

Velferdspermisjoner, eksamenspermisjoner, søknader om overføring av feriedager og/eller sykefravær ved egenmelding registreres ikke i ePhorte. Egenmelding registres i PagaWeb


PagaWeb [2]


Oppdatert 10.7.2012


Ved innføringen av det web-baserte lønns- og personalsystem PagaWeb er det blitt noen endringer i forhold til tidligere rutiner i for arkivering i PagaWeb og ePhorte Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [3] Ansatte fyller selv ut skjema for å søke om ulike typer permisjoner (fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling) i PagaWeb. Dokumentasjon (vedlegg til søknad) som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte. Om det skjer endringer i permisjonstiden, må den ansatte fylle ut nytt skjema om det i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte.



Fødselspermisjon / Omsorgspermisjon

Ved evt. endringer i permisjonstiden, fyller den ansatte selv ut nytt skjema om dette i PagaWeb. Svarbrevet (nytt vedtak) opprettes og utarbeides i ePhorte. Mer informasjon om innføringen av PagaWeb finnes her: [4]


Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Fødselspermisjon (Fedrekvote) Vedtak/ Svar på søknad om fødselspermisjon U PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

ANR [5]

ARKNOK: 214.2





Omsorgspermisjon

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Omsorgspermisjon Vedtak/ Svar på søknad om omsorgspermisjon U PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

ANR [6]

ARKNOK: 214.2





Permisjoner med/ uten lønn

Permisjon uten/ med lønn

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Permisjon uten/ med lønn Vedtak/ Svar på søknad om permisjon U vurderes ANR [7]

ARKNOK: ulike





Utdanningspermisjon

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Utdanningspermisjon uten/ med lønn Vedtak/ Svar på søknad om permisjon U vurderes ANR [8]

ARKNOK: 214.4






Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Permisjon ifm organisasjonsfaglige verv Vedtak/ Svar på søknad om permisjon U vurderes ANR [9]

ARKNOK: 214.5






Oppfølging av sykmeldte

Dokumentene registreres i personalarkivet jf. rutiner som beskrevet i wikien Personalmapper – personalarkiv; se Oppretting av personalmapper. Dokumentsenteret registrerer arkivverdig korrespondanse, omhandlende den sykmeldte, til enheten som har oppfølgingsansvaret for den sykmeldte ansatte. Sensitiv personinformasjon makuleres etter registrering i ePhorte; dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l.


Det enkelte dokument i saken skjermes ihht. UiBs Retningslinjer for Offentlighet i personalsaker


Tettere oppfølging av sykmeldte som følge av lovendringer

Fom 1. juli 2011 ble det gjort endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven for å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte. Endringene har medført nye og strengere krav samt sanksjoner dersom pliktene i oppfølgingsarbeidet ikke blir overholdt, arkivreferanse 2011/776. Utfyllende informasjon om Inkluderende arbeidsliv samt UiBs sykefraværsrutine er tilgjengelig UiBs sider for ansatte, se også NAV sine sider om inkluderende arbeidsliv, 47 og om oppfølgingsplan og rapportering til NAV. 48


Bedriftshelsetjenesten deltar ved Dialogmøte 1

HMS-seksjonen ble godkjent som Bedriftshelsetjeneste (BHT) av Arbeidstilsynet 4.11.2010. BHT deltar ved Dialogmøte 1, som holdes innen 7 ukers sykmelding, og holdes derfor orientert om oppfølgingsarbeidet for den ansatte gjennom kopi av de ulike oppfølgingsplanene i ePhorte. Med bakgrunn i dette settes det kopi til bedriftssykepleier TOSU – Tordis M. Sundnes ved BHT – på alle oppfølgingsplaner som registreres i ePhorte, (hvilke dokumenter dette gjelder fremgår også i oversikten over dokumentasjon som skal registreres i ePhorte).


Dokumentasjon som skal registreres i ePhorte ved sykefraværsoppfølging

Under følger en skjematisk fremstilling av dokumenter som skal registreres i den ansattes personalmappe ihht. IA-avtalen jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. 49 NAV har ingen formkrav for arbeidsgivers innkalling til Dialogmøte 1, det er derfor ingen krav til registrering av denne innkallingen i ePhorte. Se også NAVs informasjons brosjyre om Tidligere oppfølging av sykmeldte (pdf). 50


tabell her:



Tilsagn om tilskudd ved NAV

Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i personalmapper der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, saksarkiv der det ikke er et ansettelsesforhold ved UiB, se kapittel om Ulike saksforhold – saksarkiv, saksarkiv benyttes også for studenter, se kapittel om Studiesaker.


Tilsagn om tilskudd – VVA


Innført fom. 8.2.2010

Sakstittel: Saksikon.jpg Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsagn om tilskudd til Varig vernet arbeid (VVA) – NAV

Saksansvarlig: 2170

Primærklassering: ANR - Sekundærklassering: ARKNOK: 151

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Tilsagn om tilskudd I PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1
Andre dokumenter som kan forekomme vurderes / PT: § 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1








Tilsagn om tilskudd – Arbeidspraksis


Innført fom. 14.2.2012

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet Tilsagn om tilskudd til arbeidspraksis i ordinær virksomhet I PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Refusjonskrav – Arbeidspraksis ordinær U PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

ANR

ARKNOK: 212.42






Tilsagn om tilskudd – Tidsbegrenset lønnstilskudd


Innført fom. 14.2.2012

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Tilsagn om tilskudd til Tidsbegrenset lønnstilskudd Tilsagn om tilskudd - lønnstilskudd I PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Refusjonskrav – lønnstilskudd U PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

ANR

ARKNOK: 212.42






Arbeidsulykker

Arbeidsulykker / yrkesskade registreres i personalarkivet mens nestenulykker registreres i saksarkivet.


Innført fom. 5.10.2009

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Arbeidsulykke ved enhet Melding av ulykke N/X vurderes/PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Melding om yrkesskade som trenger medisinsk behandling

brevet går til NAV med kopi HMS/2190, fakultet og den ansatte

U vurderes/PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Andre dokumenter som kan forekomme vurderes/PT ANR

ARKNOK: 212.42







Krav om fast tilsetting, lønnsforhandlinger, lønnslån, oppsigelser o.l.

Lønnsforhandlinger

Oppdatert 4.12.2009

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Lønnsforhandlinger – HTA punkt 2.3.4 Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4 N/I P

§ 23, 1. ledd

Hovedtariffavtalens 2.3.4

svarbrevet skal ikke skjermes

U nei Andre dokumenter som kan forekomme ANR

ARKNOK: 231.3






Omgjøring av stilling

Oppdatert 4.12.2009

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - omgjøring av stilling – HTA punkt 2.3.4 Ber om forhandlinger etter HTA pkt 2.3.4 N/I P

§ 23, 1. ledd

Hovedtariffavtalens 2.3.4

svarbrevet skal ikke skjermes

U nei Andre dokumenter som kan forekomme ANR

ARKNOK: 231.3






Krav om fast tilsetting

Oppdatert 7.7.2010

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Krav om fast tilsetting Krav om fast tilsetting N/I P

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Andre dokumenter som kan forekomme vurderes/ P ANR

ARKNOK: 221






Lønnslån

Oppdatert 10.12.2009

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Lønnslån

2190/POA er saksansvarlig

Søknad om lønnslån N/I PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1

Svar på søknad U PT

§ 13, 1. ledd, jf. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 1|ANR ARKNOK: 234







Oppsigelse

Skjemaet «Opplysninger ved fratredelse av stilling» registers ikke men sendes som internpost til lønn el fakultet.


Oppdatert 10.12.2009

Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Oppsigelse ved enhet Sier opp sin stilling I nei Bekrefter oppsigelse

Ved avskjed i nåde (Embetsmenn) sendes dokumentene i papirversjon til POA etter skanning, avdelingen sender disse videre til Kunnskapsdepartementet

U ANR

ARKNOK: 213







Opplæringsmidler

Oppdatert 29.10.2013


Fom 29. okt 2013 journalføres søknader om opplæringsmidler i i samlesaker pr år pr enhet i saksarkivet fremfor oppretting av individuelle personalmapper se Ulike forhold – saksarkiv, Opplæringsmidler





Forskningstermin

Oppdatert 11.1.2012 Innført fom 4.12.2009


Personalarkiv Journalføring dok. u.off Kode
Etternavn, fornavn mellomnavn - Forskningstermin Søknad om forskningstermin nei prioriteringer/saksforelegg P

§ 14,1. ledd

Rapport Ulike dokumenter som kan forekomme ANR

ARKNOK: 43







Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker

Oppretting av personalmapper ved tilsetting

Sakene opprettes i ePhorte når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet, signerte arbeidsavtaler utgjør ofte det første dokument i personalmappen.


Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, cv, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De ulike dokumentene i personalmappene skjermes i følge UiBs retningslinjer for Offentlighet i personalsaker. Fom. 30.6.2010 skal BES ved 2170 være kopimottaker av alle signerte arbeidsavtaler DS-ene skanner inn. Gjelder ikke timelønn.


I tilsettingssaker uten utlysing skal det kun opprettes personalmappe.

Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet + etternavn, fornavn.

Personalarkiv Personalmappe
Sakstittel Etternavn, fornavn mellomnavn ** - Sakstype ved enhet
Skjerming P – Personalmappe
Saksansvar Enhetene – institutt el avd.
Primær klassering

u.off

ANR – ansattnummer

finnes i PAGA [10]

Sekundær klassering ARKNOK/ saksarkiv










= Tekniske og administrative stillinger

Timelønnet arbeid

Vitenskapelige tilsatte

Midlertidige ansatte