Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

For arkiv

Fra arkiwiki
Revisjon per 20. feb. 2014 kl. 16:41 av St03052 (diskusjon | bidrag)

Denne siden inneholder Interne rutinebeskrivelser og retningslinjer for åpning av post, journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet ePhorte for Dokumentsenter 1


Behandling av post ved Dokumentsenter 1

Rutiner for behandling av arkivverdig post

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering.1 Se Rutiner for registrering av arkivverdige dokumenter.


Arkivverdig post

For at posten skal regnes som arkivverdig må dokumentene regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova § 4, se [1] videre må dokumentene være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring (I. Fonnes 2009:204ff).


Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/ kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post jf. se arkivforskriften og Arkivavgrensing § 3-19 [2]


Om journalføringsplikten

Etter arkivforskriften § 2 - 6 første ledd 4 gjelder journalføringsplikten for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det skilles mellom dokumenter som skal, kan eller ikke skal journalføres.5

Det er fire kriterier som alle må være oppfylt for at journalføringsplikten skal tre i kraft. Plikten er begrenset til saksdokumenter i offentleglovas forstand altså dokumenter som er mottatt eller utferdiget av organet. Videre må dokumentene være eksterne, og slik inngå i en eller annen form for korrespondanse med en ekstern instans. Endelig må de både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. I de aller fleste tilfeller vil dokumenter som organet mottar eller sender som ledd i sin virksomhet, være saksdokumenter for organet, gjenstand for saksbehandling og vanligvis ha verdi som dokumentasjon for virksomheten.6

Dokumenter som enten kun fører til saksbehandling eller bare har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Slike dokumenter journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Dersom et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det arkivbegrenses. jf. Riksarkivet sine sider om journalføringsplikten.[3]



Postmottak ved Dokumentsenteret

Til Retningslinjer for postmottak / e-postmottak hører vanlige praksis for arkivbegrensing.


Dokumentsenter 1 (DS01) sentraladministrasjonen, Dokumentsenter 4 (DS04) Det medisinsk-odontologiske fakultet, DS06 Det juridiske fakultet (Jurfa) og Dokumentsenter 7 (DS07) Det psykologiske fakultet (Psyfa) mottar vanligvis post 3 ganger om dagen: • Post til fakultetene: posten til Mof, Psyfa og Jurfa mottas kl. 08:00: fakultetsposten gjøres klar til å gå ut igjen til kl 09:00. • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 09.30 • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 12.00


Stempling

Identifikasjonen av de enkelte saksdokumentene besørges av tilknytningen mellom journalopplysningene i saks- og arkivsystemet og de elektroniske dokumentene.10 Den arkivverdig papirposten som mottas ved DS01 - også post til Psyk.fak/DS07 - stemples med godkjent stempel med rett dato. Dokumentene påføres saksnummer ved registrering i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-4, se [[4]]. Stemplet har følgende rubrikker:

  • Navnet på organet: Universitetet i Bergen, Dokumentsenter 1
  • Saks- og dokumentnummer (journalnummer)
  • Dato, mnd, år



Rutiner for sentralt postmottak

Postsortering: postboksene 7800, 7804, 7806 og 7807

  • Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar post (og eller e-post) som må regnes som saksdokumenter for organet er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering - dersom en ikke selv kan få registrert dette i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-1 se [[5]].
  • Post (og eller e-post) adressert til organet eller til saksbehandlende enheter følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post jf. arkivforskriften §§ 3-18 [[6]]og 3-19 [[7]].
  • Innsynsbegjæringer DS01 registrer og ekspeder innsynsbegjæringer for saksdokumenter fra UiBs Offentlige journal iht. rutiner for innsynsbegjæring kap. 1.
  • Varslingssaker som mottas hos dokumentsentrene behandles ihht. gjeldende retningslinjer for Varsling/ Whistleblowing ved UiB,14 se rutiner for varsling i kap 13 og intranett.
  • Rutinemessig korrespondanse som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og lignende om regnskap går direkte til rett avdeling uten journalføring.
  • Informasjonspost som regnes som ikke arkivverdig materiale blir sendt til rett person evt. avdeling.
  • Uadressert reklame, papirpost og eller e-post, som ikke er relevant som informasjon for organets enheter kasseres.
  • Feilsendt papir post åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsender informasjon og returneres eller sendes rett avsender.
  • All rekommandert post mottas og registreres av DS01, deretter åpner og behandler DS-ene den rekommanderte posten etter vanlige rutiner.
  • Fakultetspost, Psyfa og Jurfa, som skal videresendes til de enkelte institutter og el. sekretariatet bunkes og markeres med rett omslagsark.
  • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no



Skanning med Pixedit

oppdatert: 13.5.2013 Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema» NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne

  • Klargjøre for skanning: Benytt skilleark for hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det er viktig at det framgår at nødvendig dokumentasjon følger med, (vitnemål, karakterutskrift, legeattes mv).
  • Skanne post til fakultetene i tre ulike bunker: Konvolutter til klager på karakterfastsetting legges i «postliste»-mappen. Dersom avsender ikke framgår av konvolutten skrives navnet på konvolutten ved poståpning.
  • Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc.
  • Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.



Rutiner for sentralt e-postmottak

Se fordeling av driftsoppgaver for intern fordeling av oppgavene i postmottakene


Postmottak: post@uib.no oppdatert: 13.8.2012

  • Registrering av arkivverdig e-post: arkivverdige e-post flyttes fra post@uib.no til Outlook mappen ”E-post til import” for registrering
    • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes. Spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
  • Den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene ”Ferdig” (for sentral adm.), ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: brukerstøtte og bruker administrasjon skal prioriteres, her skal bruker få tilbakemelding så snart som mulig, enten ved at saken løses eller ved informasjon om at vi jobber med saken.
    • E-poster som regnes som brukerstøtte: Issue tracker og el. ulike teknisk ePhorte-hjelp flyttes til Outlook mappen ”Brukerstøttesaker”
    • ”Ren teknisk” brukeradministrasjon flyttes også til mappen ”Brukerstøttesaker”. Autorisering av brukere: se rutiner for autorisering og loggføring av autorisering av rolle og tilganger. Se kapittel 2 i håndboken om Brukeradministrasjon og Kvalitetssikring ved autorisering av brukere


Postmottakene: post@jurfa.uib.no og post@psyfa.uib.no, post@mof.uib.no

  • Registrering av arkivverdig e-post: etter registrering flyttes den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene «Ferdig Mof», ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes, spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
    • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: som beskrevet over i post@uib.no



Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter i Sentraladministrasjonen

  • Christiekonferansen: svar på invitasjoner som er sendt av rektor sendes også til Julianne.Skille@rektor.uib.no
  • Bøter/feilparkering: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager /el henvendelser ved feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. sendes til regnskap-saksbehandler@uib.no
  • HMS-nyhetsbrev: post@bht.uib.no
  • kurstilbud, stillinger og utlysninger: post@poa.uib.no
  • Kvitterings e-poster fra NFR: Kvittering på mottatt søknad fra NFR legges i Outlook mappen ”Ferdig” – disse skal ikke videresendes Forskningsadministrativ avdeling. E-postene oppbevares i 1 kalenderår hos DS01 (se også kapittel 14 Forskningssaker i håndboken)
  • Studier/bekreftelse på vitnemål o.l: Presisering ifm. videresending av henvendelser til SA: vi benytter post@sa.uib.no ved videresending av henvendelser til SA, de sorterer selv for egne interne postmottak
    • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no
  • Spørsmål om lønn, skattekort o.l post@lonnskontoret.uib.no
  • post om UiBs internett og Websider (fom. 12.11.2009): webred@uib.no el. helge.olsen@uib.no
  • post fra Berg-Hansen: post@poa.uib.no og post@oka.uib.no



Post sortering: postboks 7800

Oppdatert 13.8.2012

  • Anbud Anbudet skal være merket utenpå konvolutten. Skal ikke åpnes av DS01, stemples påføres klokkeslett og sendes uåpnet til Kontor for innkjøp. Hvis anbudet gjelder EIA, ring til EIA og meld fra om at anbud er mottatt tlf (8-4904 eller 8-4908).
    • Anskaffelse: utenlandske kontrakter oppbevares i vår kontraktskuff
  • Bøter ved feilparkering Fom.28.6.2012: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager/ el henvendelser om at det er feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. Sendes regnskap v/ Hilde Hella.
  • Fond og stiftelser Videresendes Fondsforvaltningen (Christiesgt 18.) de har egen posthylle (unntak: Stiftelsen Unifob*). Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen, jf. Ulike saksforhold - saksarkiv.
  • Eiendomsavdelingen AS Post til Eiendomsavdelingen AS skal ikke åpnes – sendes til EIA
  • Feiing Melding om feiing sendes EIA, skal ikke journalføres
  • Holbergprisen Posten til Holbergprisen skal til Musepl. 1. Holbergprisen skal skjermes fra offentligheten - inntil kunngjøring
  • Klagenemnden DS01 registrer kun post som kommer inn til Klagenemnden i ePhorte. (unntak: det signerte vedtaket/protokollen leveres i papir til KS, som så registrerer dette som vedlegg på det utgående brevet til studenten.)
  • Nabovarsel fom. 22.3.2011: Nabovarsel journalføres ikke, disse registreres i eiendomssystemet. Disse sendes EIA i interposten. Se også kapittel Eiendomssaker.
  • Norsk Språktestfom. 22.3.2011: Søknader eller klager til Norsk Språktest journalføres ikke - papirene videre sendes: Norsk Språktest, Allègaten 36. jf. Studiesaker
  • Oppholdstillatelse: Brev fra UDI om opphold sendes SA i papir
  • Permisjonssøknader som går i PagaWeb: fom. 15.6.2012: Gjelder; fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling - søknader vil ikke lengre registreres i ePhorte
    • Dokumentasjon som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
  • Politianmeldelser: Brev om bekreftelse på anmeldt forhold fra politiet hos oppbevares hos DS01, i papir i egen perm, inntil videre avklaring.
  • Prosjektmidler NFR :Avslag på søknad om midler til prosjekt skal ikke journalføres, sendes FA i papir.
  • SFYK - Seksjon for ytre kulturminnevern: Posten sendes uåpnet – sakspost blir returnert med navn på ansvarligsaksbehandler, dvs. at vi fordeler direkte til saksbehandler.
  • Stiftelsen Unifob: Åpnes og journalføres på lik linje med annen post
  • Statens forvaltningstjeneste: Div. materiell ofte stilet UiB ved arkivet legges i hyllen til 5. etg, gjelder ikke det som er av spesiell relevans for UH-sektoren og/el. høringer.
  • Uni Research AS Uni Research AS – uåpnet videre til Uni
  • Utleie av lokaler fom 25.9.2009: Henvendelse ang utleie av lokaler sendes til EIA i interposten jf. disse registreres i Syllabus (Randi Higraff tlf 84905)
  • Vognkort: Vognkort sendes direkte til Eiendomsavdelingen (EIA)



Rekommandert post

Rutinen er innført fom. 6.10.2008 All rekommandert post mottas og registreres av DS01, deretter åpner og behandler DS-ene den rekommanderte posten etter vanlige rutiner. Kopi av dagens rekommanderte post samles i riktig perm og markeres med dato, antall og initialene til den som har sortert posten. Når UiB får rekommandert post i retur, skriver man på konvolutten enheten brevet skal returneres til konvolutten legges i postdunken. Unntak: Fra og med desember 2009 sendes rekommanderte bok forsendelser direkte til adressat, posten markerer med OK på kvitteringen som vi så legger i permen. Fom. 24.2.5.2012 oppbevares oversikt over rekommandert post kun for ett halvt kalenderår.


Postombæring til Udir, rektoratet og kollsek. fom: 28.10.2011

DS01 vil som hovedregel heretter benytte transportseksjonen til å levere post til Universitetsdirektørens kontor, rektoratet og kollegiesekretariatet som vi har mottatt. Dvs. ikke-arkivverdig post eller brev som er personlig adressert og som vi derfor ikke åpner.

Sakspost eller personlig adresserte brev som viser seg å være saksdokumenter til journalføring, som mottas direkte av Udir/rektor/ks merkes "Dokumentsenter 1" og leveres med transportseksjonen når de er innom HHgt1 på den daglige runden. Slik sikres en mer systematisk håndtering av postombæring. DS01 tar selvfølgelig gjerne turen opp om det er noe som haster. (jf. mail fra arkivleder datert 28.10.2011).



Behandling av innsynsbegjæringer

Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering. Registrering av post skal skje før dokumentene går til saksbehandling jf. arkivforskriften § 3 -5 [8].

Arkivverdig post registreres alltid ufordelt til rett enhet i saks- og arkivsystemet ePhorte.



Tilknytning av dokumenter til saks- arkivsystemet

De arkivverdige dokumentene registreres i rett sak (sak og journalnr.) og arkivdel - slik sikrer en at dokumentene gis en sikker og entydig identifikasjon, som igjen er nødvendig for oppfølging og kontroll av restanser, samt gjenfinning. Registreringen plasserer dokumentene i sin rette sammenheng (kontekst) både under pågående saksbehandling og for senere dokumentasjon. Slik plasseres også dokumentene i rett emnemessig sammenheng, som igjen gir grunnlag for effektiv gjenfinning. Til dette kommer også at plasseringen av dokumenter i et samlet saks- og arkivsystem gir oversikt over materialet man til en hver tid har til behandling, eller har behandlet.



Kassering av papirdokumenter og e-poster etter registrering i saks- og arkivsystemet

  • Papirpost som er registrert i ePhorte oppbevares i ett kalenderår hos DS01 før den kasseres, dersom dokumentene ikke skal oppbevares for en tid av juridiske hensyn jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 1-3 [9]. Se også arkivloven, Behandling av post og saksdokument.18
  • E-post følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post, e-post som er registrert i ePhorte oppbevares i DS01s Outlook mappe ”Ferdig” i ett kalenderår før den kasseres.
  • Sensitivt arkivmateriale makuleres etter registrering i ePhorte
    • Dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte og lignende dokumenter med sensitiv personinformasjon.



De arkivverdige dokumentene registreres i saks- arkivsystemet med:

  • Dokument dato.
  • Dato for journalføring.
  • Saks- og dokumentnr.
  • Avsender/mottaker.
  • Dokumentinnhold.
  • Eventuell forfallsdato.
  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet ihht rutiner for meroffentlighet ved UiB.


Metadataen, dvs. ikke selve dokumentinnholdet, fremkommer også på UiBs offentlige journal [10] ihht. UiBs retningslinjer for skjerming av informasjon som er unntatt offentlighet. Se også sak 2010/835 for Retningslinjer for offentlighet ved UiB.



Kvalitetssikring ved dokumentregistrering av arkivaren

Oppdatert 28.3.2012 Registrering av dokumenter som skal arkiveres elektronisk krever gode rutiner for kvalitetssikring. Ved registrering i saks- og arkivsystemet (status J - Journalført) kvalitetssikrer alltid arkivaren arbeidet iht. gjeldende rutiner:

  • Søk etter temaet dokumentet omhandler i ePhorte - eksisterer saken allerede (refereres det i dokumentet etter tidligere korrespondanse i saken o.l.)? Det er viktig at sakene ikke fragmenteres.
  • Vi følger rutiner for standardtitler for ved opprettelse av nye saker/ kontroll av saker:
    • Vi benytter som hovedregel ikke personnavn i sakstittel for saksarkiv saker (unntak for PhD saker se kapitlet om Forskningssaker).
    • Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB, iht o.l., se beskrivelser av sakstitler i relevante kapitler i håndboken.
  • Vi kvalitetssikrer journalpost og sak iht. rutiner skjerming av metadata og dokumentinnhold jf. Retningslinjer for offentlighet ved UiB sak 2010/835, se også intranett.20
  • Vi kvalitetssikrer journalpost og sak iht. rutiner for saksansvar, klassering
  • Arkivaren kontrollerer at dokumentene er registrert i rett sak og arkivdel
  • Ved oppretting av ny jp og evt. sak kontrollerer arkivaren alltid at jp-en ikke er direktefordelt til saksbehandler.
  • Ved oppretting av ny sak: søk etter ubrukte saker, markert ”LEDIG”, for inneværende år og oppdater til dagens dato.

Spesielt for personalmapper - personalarkiv:

  • Toveis lenke mellom tilsettingssaken i saksarkivet og personalmappen om tilsettingen (personalarkivet)
  • Rutiner for arkivkode samt skjerming og tilgangsstyring av saken
  • ANR settes udefinert dersom den ansatte enda ikke er tildelt ANR i PAGA [[11]]
  • Ved innskanning av arbeidsavtaler, avsluttes tilsettingssaken i saksarkivet jf. Kontrollpunkter for saker til avslutning



Kontrollpunkter ved import av dokumenter/ pixed

Oppdatert 10.1.2012
Arkivaren kontrollerer at alle sider er kommet med på hoveddokument og vedlegg jf. Riksarkivarens forskrift kapittel § 3-3.21
  • At skanningen kvalitetsmessig er god nok, dvs. vi fargeskanner dokumenter som er i farger, har bilder, tabeller etc.
  • At det er samsvar mellom dokumentinnholdet og metadata, se standartitler for saker og journalposter i håndboken.
  • Eventuell forfallsdato registreres.
  • Papirdokumentene påføres rett saks og journalpost nummer ved registrering.
  • Papirdokumentet legges i postlisten, for rett journalføringsdato, etter registrering. Dersom det ikke skal oppbevares for en tid av juridiske hensyn jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 1-3 [12].


Papiromslag for midlertidig oppbevaring av registrert postOppdatert 4.7.2013

Papirpost som er registrert i ePhorte oppbevares i ett halvt år hos DS01 før den kasseres. Det lages hver dag nye papiromslag for oppbevaring av journalført /arkivverdig papir post mottatt og registrert ved DS01, DS04, DS06 og DS07.


De individuelle papiromslagene merkes med journalførings dato, enhet (DS01 sentral.adm, DS04 Mof, DS06 Jurfa e.l DS07 Psyfa) samt initialene til den som har hatt dette ansvaret, se fordeling av driftsoppgaver for den interne fordelingen av disse.


Før papiromslaget med de innskannede dokumenter legges i rett arkivboks for postlister, gjennomgår arkivaren papirdokumentene:

  • Sensitivt arkivmateriale makuleres etter registrering: gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l dokumenter med sensitiv personinformasjon.
  • Kontroller at kontrakter som evt. skal videresendes rett enhet for signering, særlig NRF kontrakter som skal sendes i papir til FA etter skanning, ikke er lagt i postliste omslaget ved en feiltakelse.
  • Vitnemål i original videresendes rett fakultet etter skanning.
  • Søknader om tilrettelegging legges i eget postliste omslag.
  • Ligger det dokumenter i papiromslaget som allerede kan kasseres, generell kurs info o.l.?



Kontrollpunkter ved epost-import

Oppdatert 30.4.2013

  • Ved oppretting av ny sak og jp ved epost-import kontrollsjekker arkivaren alltid at jp-en ikke blir direktefordelt saksbehandler
  • Det kontrolleres at alle sider er kommet med på hoveddokument og vedlegg
  • At dokumentet ikke har blitt skadet ved pdf konvertering (fra produksjonsformat til arkivformat).
  • Eventuell forfallsdato registreres.
  • At det er samsvar mellom dokumentinnholdet og metadata, se standartitler for journalposter i håndboken.
  • Ved import av dokumenter er det det meningsbærende dokument skal være hoveddokument, dokumentdato i journalposten skal også samsvare med hoveddokumentets dok.dato. Oversendelses eposten registreres som vedlegg.
  • Ved import fra egen importsentral: overføres importerte e-poster i Outlook mappen ”Ferdig”.
  • Ved import fra DS01 Sentral.adm, DS04 MOF, DS06 JURFA, DS07 PSYFA sine importsentraler (dokumenter som er skannet med Pixed): slettes dokumenter suksessivt etter importering til rett sak i ePhorte.



Interne eller eksterne utlån fra arkivet Oppdatert 13.4.2011

Arkivet benytter normalt papirkopier eller skannede kopier ved utlån av arkivmaterialet fra rullearkivet eller bortsettingsarkivet. Dersom en likevel av spesielle administrative hensyn låner ut arkivmateriale skal dette merkes med utlånskort i arkivet.

Utlån fra bortsettingsarkivet: DS01 fører liste over utlån fra bortsettingsarkivet, listen er lagret på vårt område, se P:\UIBADM.FRA\ARKIV og ”Låneliste for bortsettingsarkivet”. Listen gir en oversikt over, låntaker, dato, arkivserie, arkivkode, nr på boks, årstall, beskrivelse/ annet, initialer DS01, utlånt/ innlevert dato.



Rutiner for mottak og registrering av varsel

Oppdatert 20.6.2011 Når en varslingsmottaker mottar et varsel, skal vedkommende kontakte DS01 for å få tilgang til egen arkivdel for varsling i saks- og arkivsystemet. Det er kun arkivleder (samt en annen arkivmedarbeider) som er autorisert til å motta varsel, opprette rett rolle med tilganger i arkivdelen Varslingsarkiv ved UiB.


Se detaljert rutinebeskrivelse for registrering av varslingssak og journalposter i varslingssak for Dokumentsenter 1 - Rutinen er tilgjengelig for den/de som skal drive med dette registreringsarbeidet.

Om retningslinjer for registrering av varsel ved UiB 24

Arbeidsgiver er ved reglene om varsling i arbeidsmiljøloven § 2-4 [13] pålagt en plikt til å tilrettelegge for varsling. Dersom oppfølgingen av et varsel medfører saksbehandling og opprettelse av varslingsjournal - skal dette registreres i sak - og arkivsystemet ePhorte.

Personal og organisasjonsavdelingen har en egen side på intranett med utfyllende informasjon om varsling. Se retningslinjer for mer om Varsling/ Whilstleblowing ved UiB

  • Skjema 1: Varselet:
    • Mottatt varsel skal legges inn i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig”.
  • Skjema 2: Oppfølging/saksbehandling av varselet:
    • Oppfølging og saksbehandling av varselet skal dokumenteres i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig”.

Dersom varslingsmottaker beslutter å sende saken til videre saksbehandling på overordnet nivå, skal det tas kontakt med den saken skal overføres til for å gjøre oppmerksom på at dette vil bli gjort. Dersom saken skal videre behandles på overordnet nivå, skal varslingsmottaker ta kontakt med DS01 og oppgi navn på den saken skal overføres til. Den overordnede gis da tilgang til saken.

  • Skjema 3: Videre saksbehandling på overordnet nivå:
    • Overordnet leder dokumenterer videre saksbehandling i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig” og varslingssaken er avsluttet/ferdigbehandlet som varslingssak.

jf. arkivreferanse 2011/7751.



Driftsoppgaver, journalføring og andre kvalitetssikringsoppgaver i ePhorte

Rutiner for varsling av nedetid el. problemer med ePhorte

Innført fom. 16.7.2010 Oppdatert 30.5.2011

Dersom det er problemer med ePhorte og basen går ned meldes dette til Uninett FAS/USIT: [14] Dersom det ikke kommer svar om at melding er mottatt og det haster veldig (f.eks at prod.miljø er nede) kan man ringe direkte til HOUSTON (UiO sin "BRITA") og spørre etter tilbakemelding. Dette må gjøres etter at det er meldt på vanlig måte og det ikke har komme svar innen rimelig tid. Er basene ned bør man ha hørt noe i løpet at 10. minutter. [15] Husk å orientere andre ved DS1 om at problemet er meldt og informer arkivleder i forkant dersom leder ikke tar dette selv. Viktig at vi melder feil til rett mottaker og det er ikke alltid innlysende hvem som er rett adressat. (jf. mail dette 26.11.2011)


Arkivleder får kopi av all korrespondansen underveis, men holdes også løpende oppdatert på telefon/sms ved fravær dersom det gjelder viktige/store problemer/ nedetid, (da vi ikke kan regne med at e-poster leses fortløpende i ferier o.l.) Vi beskriver feilen/ feilmeldingen, skjermbilder kan også benyttes, men som regel så holder det å spørre om det er serverproblemer, viktig å benytte post@uib.no som avsender på e-postene slik at alle på DS01 holdes orientert.

Vi orienterer de andre dokumentsentrene; DS02, DS03, DS04, DS05, DS06, DS07, DS08, og ber DS-ene videreformidle informasjonen til sine enheter. (Vi sjekker også undervegs når vi selv får logget på om dette også er tilfellet for de andre – før vi melder tilbake til uninett.)


DS01 orienterer sentraladministrasjonen etter distribusjonslisten. Oppdatert 14.1.2011

  • Dokumentsenter 1
  • Arne Rudolf Ramslien


  • Tore Tungodden;
  • Ingunn Vie Skare;
  • Julianne Skille;
  • Postmottak_Kollsek;
  • Mona Viksøy;
  • Berit Øxnevad-Gundersen


  • post@poa.uib.no;
  • Line Rye;
  • Britt-Karin Muri;
  • post@bht.uib.no;


  • post@oka.uib.no;
  • Kjetil Skog;
  • Kirsti Robertsen Aarøen
  • Postmottak_Lonnskontoret;
  • Berit Solsvik


  • Postmottak_SA;
  • Ingvild Greve;
  • Judith A. Morland;
  • Postmottak_Sevu
  • post@fa.uib.no
  • Liv-Grethe Gudmundsen;


  • post@bm.uib.no;
  • Bjørg Agdesteen;
  • Karen Marie Heimvik;
  • post@fma.uib.no;
  • post@eia.uib.no;
  • Torill Tangedal Nitter
  • Grete Midtsæter


  • Postmottak_It-avd;
  • Wenche Neset



Beskrivelse og prioritering av driftsoppgaver ved DS01/DS04/DS06/DS07

Rutiner for kvalitetssikring av venstremenyoppgaver for arkivaren

Dokumentproduksjon ved saksbehandler

Oppdatert 30.4.2013 Saksbehandlerne oppretter og registrerer dokumenter i saks- og arkivsystemet ePhorte (status R – Reservert og S – Registrert/oppdatert av saksbehandler ved epost-import).


Før ferdigstilling av journalposten (fra status R - Reservert til F-Ferdig) skal saksbehandler påse at metadata og dokumentinnhold er skjermet i følger UiBs retningslinjer, at journalposten følger retningslinjer for godkjenning og er registrert i rett sak og arkivdel. Journalposter og saker skal følge retningslinjer for standardtitler.


DS01 følger opp saksbehandlere, og formidler rutiner fra når vi ser klare brukerfeil og eller feil som gjentar seg. Vi benytter også lenke og el bilder/oppskrift fra Arkiwiki ifm. konkrete problem brukerne sitter med i ePhorte.



Kontrollpunkter ved journalføring (personalarkiv og saksarkiv)

fom. 30.4.2013 Ved journalføring, (fra status F - Ferdig og el. status S – Registrert/oppdatert av saksbehandler til status J – Journalført), kvalitetssikrer arkivaren følgende punkter:

  • Skjerming: Er dokumentet skjermet i tråd med retningslinjene for skjerming dvs. er det benyttet P men skal være PT? Jf. arkivaren må ivareta krav til taushetsplikten ved journalføring. Se retningslinjer for offentlighet på intranett samt håndboken del II.
  • Dokumenttype: Er det riktig dokumenttype? Vi endrer dokumenttype dersom f.eks. et U-brev er registrert som et notat. NB: Uni avdelinger må ikke være påført som mottakere på UiB-interne dokument.
  • Dokumentdato: Er det samsvar med dokumentdato brevet og metadata?
  • Rett sak og arkivdel: er det samsvar med sakstittel og journalpost, eller er journalposten plassert i riktig sak? Røper koblingen mellom sakstittel og jp-innhold identiteten til den det gjelder? Jf. vi bytter fra saksarkiv til personal om nødvendig. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [16].



Forenklet journalføring fom. 30.4.2013 Ved journalføring, (fra status F - Ferdig og el. status S – Registrert/oppdatert av saksbehandler til status J – Journalført), tar arkivaren en forenklet sjekk av følgende punkter Jf. e-post om dette datert 30. 4.2013

  • Sjekker IKKE at godkjenningslogg samsvarer med underskriftene i dokumentet
  • «Tilrettelegging» - sjekker kun at personnavn er skjermet iht. regler for taushetsplikt.
  • Journalposter skrevet av LIGU – journalføres uten videre kontroll
  • Journalposter skrevet av LAM – journalføres uten videre kontroll
  • «Vedtak om tap av eksamensrett» og «forhåndsvarsel om tap av eksamensrett»– sjekkes kun skjerming av navn (primært på JUR)
  • Ved import av dokumenter – det meningsbærende dokument skal være hoveddokument og dok.dato i journal samsvare med hoveddokumentets dok.dato.




Kontrollpunkter ved ”Saker til kontroll” (saksarkiv og personalarkiv)

Dokumentsentrene kvalitetssikrer at sakene samsvarer med gjeldende rutiner før sakene settes under behandling (fra status R - Reservert til status B - Under behandling). Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivlova § 3-6. Arkivaren kontrollerer at saken følger arkivrutiner for; standardtitler for saker, rett arkivdel, sak, saksansvar og klassering.

  • Søk i saks- og arkivsystemet: eksisterer saken allerede? Tilhører noen av postene arkivets standardiserte saksnr/ saker? Se f. eks Rutiner for journalføring av budsjett-, regnskaps og rapporteringssaker jf.
  • Rett sak og arkivdel: Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [17]..
  • Rutiner for standardtitler for saker: vi benytter som hovedregel ikke personnavn i sakstittel for saksarkiv saker (unntak for PhD saker, se del II i håndboken; kapitlet om Forskningssaker).
  • Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser sakstitler, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB, iht. o.l.
  • Vi kontrollerer saken iht. rutiner for saksansvar.

Spesielt for ”Personalmapper til kontroll” (personalarkiv):

  • Tilsettingssaken i saksarkivet lenkes toveis (på saksnivå) med personalmappen om det samme tilsettingsforholdet i personalarkivet.
  • Personalmapper klasseres med primærkode ANR (u.off) og sekundærkode ARKNOK, se Rutiner for personalsaker samt tilgangsstyring av saker.
  • ANR settes udefinert (000000) dersom den ansatte enda ikke er tildelt ANR i PAGA: https://uib.bluegarden.net




Kontrollpunkter ved ”Saker til avslutning” (saksarkiv og personalarkiv)

Saksansvarlig saksbehandler ferdigstiller saken (status F - Ferdig) når saksforløpet er avsluttet. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [18].

  • Arkivaren kontrollerer at saken følger arkivrutiner for; standardtitler for saker, rett arkivdel, sak, saksansvar og klassering, før sakene avsluttes (status A - Avsluttet):
  • Arkivaren kontrollerer at saken er komplett (alle dokumenter ligger i saken), at journalpostene ligger i rett sak samt arkivdel og vurderer eventuell sammenslåing av saker:
    • Søk i basen: eksisterer saken allerede? Unngå fragmentering av saker.
  • Arkivaren kontrollerer at alle journalposter (også kopier) er fordelt, at restanser avskrevet samt at eventuell skjerming er iht. retningslinjer for offentlighet.
  • Arkivaren kontrollerer at rutiner for saker og arkivdel: (standardtitler, klassering ol.), samt at rutiner for saksansvar er fulgt.



Spesielt for avslutning av personalmapper ved tilsettingssaker fom 2009:

Dokumenter ifm. tilsettinger etter 2009 finnes kun som personalmapper (elektroniske) i ePhorte. Det derfor viktig at saksbehandlerne informeres dersom personalmapper ikke er komplette ihht. rutiner for Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker. Arkivet har tilgang til jobbnorge [19] slik at vi kan få registrert manglende dokumentene dersom saksbehandler ikke selv kan få dette gjort. Vi bør likevel etterstrebe at saksbehandlerne gjør dette arbeidet selv - arkivet formidler derfor rutiner for tilsettingssaker som en del av den vanlige oppfølgingen av saksbehandlere.



Signert dokumentversjon som skal overskrive et eksisterende ePhortedokument



Postlister

Oppdatert 2.2.2012 Daglige postlister genereres for DS01 sentral.adm, DS06 Jurfa og DS07 Psyfa sine journalenheter. Listene kvalitetssikres ihht. Arkivets Rutinehåndbok og sendes enhetene. Dvs. rapporten i ”Arkivsøket”: ”Postlisterapport eget DS”. Postlistene gir opplysninger om intern korrespondanse og all inngående post til sentraladministrasjonen dvs. dokumenttypene I – Inngående brev, N – internt notat, X – Internt notat uten oppfølging og S – Saksframlegg/innstilling:

  • Opplysninger om dokument innhold dvs. journalpost tittel
  • Opplysninger om sakens innhold dvs. sakstittel
  • Dokument type
  • Saks og dokumentnummer (løpenummer)
  • Dato for journalføring
  • Dokument dato
  • Saksansvarlig
  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet ihht rutiner for meroffentlighet ved UiB
  • Arkivkode
  • Avsender/mottaker
  • Saksbehandler
  • Avskrivingsdato
  • Avskrivingsmåte
  • Dokumentinnhold
  • Eventuell forfallsdato



Ekspedering av postlisten Oppdatert 7.2.2012 Ekspederingen av postlisten omfatter gjennomgang og kvalitetssikring av metadata som fremstår i pdf rapporten som genereres i ePhorte. Listene ekspederes en dag etter journalføringsdato, iht. rutiner for postlistemottakere ved sentraladministrasjonen, Psyfa og (Jurfa). Se fordeling av driftsoppgaver for den interne fordelingen av denne oppgaven. Arkivsøket ”Postlisterapport eget DS” hentes her: Eksempel.jpg


Postlistemottakere ved sentraladm.

Oppdatert 30.8.2013

  • Anne Chr. Johannessen Anne.Johannessen@rektor.uib.no
  • Anne Lise Fimreite Anne.Fimreite@rektor.uib.no
  • Dag Rune Olsen Dag.Olsen@rektor.uib.no
  • Dokumentsenter 1 post@uib.no
  • Eiendomsavdelingen post@eia.uib.no
  • Forskningsavdelingen post@fa.uib.no
  • Hilde Hvidsten Bretvin Hilde.Bretvin@kollsek.uib.no
  • Ingar Myking Ingar.Myking@adm.uib.no
  • Julianne Skille Julianne.Skille@rektor.uib.no
  • Ingunn Vie Skare Ingunn.Skare@udir.uib.no
  • Kari Tove Elvbakken Karitove.Elvbakken@udir.uib.no
  • Kjell Bernstrøm Kjell.Bernstrom@persok.uib.no
  • Britt-Karin Muri Britt-Karin.Muri@pers.uib.no
  • Line Rye Line.Rye@persok.uib.no
  • Oddrun Samdal Oddrun.Samdal@rektor.uib.no
  • Tore Tungodden Tore.Tungodden@udir.uib.no
  • Studieadministrativ avdeling (Postmottak_UA) post@ua.uib.no
  • Universitetsmuseet i Bergen post@bm.uib.no


Postlisten som sendes sentral.adm mottakere har disse kriteriene: Når postlisterapporten er sendt ut til alle postliste mottakerne for DS01 lagres rapporten på vårt område; se Z:\UIBADM.FRA\ARKIV\Postliste DS01. Listene kalles; Postlisten 11012011sirho.pdf slik at vi lett kan søke i opp lister på dato.

Eksempel.jpg


Rutiner for kvalitetssikring og publisering av Offentlig journal

Oppfølging av Dokumentsenter 1 sine enheter

Arkivforum

Kurs i ePhorte

Arkivoversikt