For arkiv
Denne siden inneholder Interne rutinebeskrivelser og retningslinjer for åpning av post, journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet ePhorte for Dokumentsenter 1
Behandling av post ved Dokumentsenter 1
Rutiner for behandling av arkivverdig post
Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering.1 Se Rutiner for registrering av arkivverdige dokumenter.
Arkivverdig post
For at posten skal regnes som arkivverdig må dokumentene regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova § 4, se [1] videre må dokumentene være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring (I. Fonnes 2009:204ff).
Ikke arkivverdig post
Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/ kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post jf. se arkivlova og Arkivavgrensing § 3-19.3
Om journalføringsplikten
Etter arkivforskriften § 2 - 6 første ledd 4 gjelder journalføringsplikten for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det skilles mellom dokumenter som skal, kan eller ikke skal journalføres.5
Det er fire kriterier som alle må være oppfylt for at journalføringsplikten skal tre i kraft. Plikten er begrenset til saksdokumenter i offentleglovas forstand altså dokumenter som er mottatt eller utferdiget av organet. Videre må dokumentene være eksterne, og slik inngå i en eller annen form for korrespondanse med en ekstern instans. Endelig må de både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. I de aller fleste tilfeller vil dokumenter som organet mottar eller sender som ledd i sin virksomhet, være saksdokumenter for organet, gjenstand for saksbehandling og vanligvis ha verdi som dokumentasjon for virksomheten.6
Dokumenter som enten kun fører til saksbehandling eller bare har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Slike dokumenter journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Dersom et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det arkivbegrenses. jf. Riksarkivet sine sider om journalføringsplikten.7