For arkiv

Denne siden inneholder Interne rutinebeskrivelser og retningslinjer for åpning av post, journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet ePhorte for Dokumentsenter 1

Behandling av post ved Dokumentsenter 1

Rutiner for behandling av arkivverdig post

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering.1 Se Rutiner for registrering av arkivverdige dokumenter.

Arkivverdig post

For at posten skal regnes som arkivverdig må dokumentene regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova § 4, se [1] videre må dokumentene være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring (I. Fonnes 2009:204ff).

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/ kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post jf. se arkivforskriften og Arkivavgrensing § 3-19 [2]

Om journalføringsplikten

Etter arkivforskriften § 2 - 6 første ledd 4 gjelder journalføringsplikten for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det skilles mellom dokumenter som skal, kan eller ikke skal journalføres.5

Det er fire kriterier som alle må være oppfylt for at journalføringsplikten skal tre i kraft. Plikten er begrenset til saksdokumenter i offentleglovas forstand altså dokumenter som er mottatt eller utferdiget av organet. Videre må dokumentene være eksterne, og slik inngå i en eller annen form for korrespondanse med en ekstern instans. Endelig må de både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. I de aller fleste tilfeller vil dokumenter som organet mottar eller sender som ledd i sin virksomhet, være saksdokumenter for organet, gjenstand for saksbehandling og vanligvis ha verdi som dokumentasjon for virksomheten.6

Dokumenter som enten kun fører til saksbehandling eller bare har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Slike dokumenter journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Dersom et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det arkivbegrenses. jf. Riksarkivet sine sider om journalføringsplikten.[3]

Postmottak ved Dokumentsenteret

Til Retningslinjer for postmottak / e-postmottak hører vanlige praksis for arkivbegrensing.

Dokumentsenter 1 (DS01) sentraladministrasjonen, Dokumentsenter 4 (DS04) Det medisinsk-odontologiske fakultet, DS06 Det juridiske fakultet (Jurfa) og Dokumentsenter 7 (DS07) Det psykologiske fakultet (Psyfa) mottar vanligvis post 3 ganger om dagen: • Post til fakultetene: posten til Mof, Psyfa og Jurfa mottas kl. 08:00: fakultetsposten gjøres klar til å gå ut igjen til kl 09:00. • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 09.30 • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 12.00

Stempling

Identifikasjonen av de enkelte saksdokumentene besørges av tilknytningen mellom journalopplysningene i saks- og arkivsystemet og de elektroniske dokumentene.10 Den arkivverdig papirposten som mottas ved DS01 - også post til Psyk.fak/DS07 - stemples med godkjent stempel med rett dato. Dokumentene påføres saksnummer ved registrering i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-4, se [[4]]. Stemplet har følgende rubrikker:

• Navnet på organet: Universitetet i Bergen, Dokumentsenter 1
• Saks- og dokumentnummer (journalnummer)
• Dato, mnd, år

Rutiner for sentralt postmottak:

Postsortering: postboksene 7800, 7804, 7806 og 7807

• Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar post (og eller e-post) som må regnes som saksdokumenter for organet er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering - dersom en ikke selv kan få registrert dette i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-1 se [[5]].
• Post (og eller e-post) adressert til organet eller til saksbehandlende enheter følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post jf. arkivforskriften §§ 3-18 [[6]]og 3-19 [[7]].
• Innsynsbegjæringer DS01 registrer og ekspeder innsynsbegjæringer for saksdokumenter fra UiBs Offentlige journal iht. rutiner for innsynsbegjæring kap. 1.
• Varslingssaker som mottas hos dokumentsentrene behandles ihht. gjeldende retningslinjer for Varsling/ Whistleblowing ved UiB,14 se rutiner for varsling i kap 13 og intranett.
• Rutinemessig korrespondanse som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og lignende om regnskap går direkte til rett avdeling uten journalføring.
• Informasjonspost som regnes som ikke arkivverdig materiale blir sendt til rett person evt. avdeling.
• Uadressert reklame, papirpost og eller e-post, som ikke er relevant som informasjon for organets enheter kasseres.
• Feilsendt papir post åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsender informasjon og returneres eller sendes rett avsender.
• All rekommandert post mottas og registreres av DS01, deretter åpner og behandler DS-ene den rekommanderte posten etter vanlige rutiner.
• Fakultetspost, Psyfa og Jurfa, som skal videresendes til de enkelte institutter og el. sekretariatet bunkes og markeres med rett omslagsark.
• Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no

Skanning med Pixedit oppdatert: 13.5.2013

Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema» NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne

• Klargjøre for skanning: Benytt skilleark for hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det er viktig at det framgår at nødvendig dokumentasjon følger med, (vitnemål, karakterutskrift, legeattes mv).
• Skanne post til fakultetene i tre ulike bunker: Konvolutter til klager på karakterfastsetting legges i «postliste»-mappen. Dersom avsender ikke framgår av konvolutten skrives navnet på konvolutten ved poståpning.
• Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc.
• Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.

Rutiner for sentralt e-postmottak

Se fordeling av driftsoppgaver for intern fordeling av oppgavene i postmottakene

Postmottak: post@uib.no oppdatert: 13.8.2012

• Registrering av arkivverdig e-post: arkivverdige e-post flyttes fra post@uib.no til Outlook mappen ”E-post til import” for registrering
  • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes. Spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
• Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
• Den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene ”Ferdig” (for sentral adm.), ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
• Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
• Brukerstøtte: brukerstøtte og bruker administrasjon skal prioriteres, her skal bruker få tilbakemelding så snart som mulig, enten ved at saken løses eller ved informasjon om at vi jobber med saken.
  • E-poster som regnes som brukerstøtte: Issue tracker og el. ulike teknisk ePhorte-hjelp flyttes til Outlook mappen ”Brukerstøttesaker”
  • ”Ren teknisk” brukeradministrasjon flyttes også til mappen ”Brukerstøttesaker”. Autorisering av brukere: se rutiner for autorisering og loggføring av autorisering av rolle og tilganger. Se kapittel 2 i håndboken om Brukeradministrasjon og Kvalitetssikring ved autorisering av brukere

Postmottakene: post@jurfa.uib.no og post@psyfa.uib.no, post@mof.uib.no

• Registrering av arkivverdig e-post: etter registrering flyttes den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene «Ferdig Mof», ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
• E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes, spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
• Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
  • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
• Brukerstøtte: som beskrevet over i post@uib.no

Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter i Sentraladministrasjonen

• Christiekonferansen: svar på invitasjoner som er sendt av rektor sendes også til Julianne.Skille@rektor.uib.no
• Bøter/feilparkering: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager /el henvendelser ved feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. sendes til regnskap-saksbehandler@uib.no
• HMS-nyhetsbrev: post@bht.uib.no
• kurstilbud, stillinger og utlysninger: post@poa.uib.no
• Kvitterings e-poster fra NFR: Kvittering på mottatt søknad fra NFR legges i Outlook mappen ”Ferdig” – disse skal ikke videresendes Forskningsadministrativ avdeling. E-postene oppbevares i 1 kalenderår hos DS01 (se også kapittel 14 Forskningssaker i håndboken)
• Studier/bekreftelse på vitnemål o.l: Presisering ifm. videresending av henvendelser til SA: vi benytter post@sa.uib.no ved videresending av henvendelser til SA, de sorterer selv for egne interne postmottak
  • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no
• Spørsmål om lønn, skattekort o.l post@lonnskontoret.uib.no
• post om UiBs internett og Websider (fom. 12.11.2009): webred@uib.no el. helge.olsen@uib.no
• post fra Berg-Hansen: post@poa.uib.no og post@oka.uib.no

Post sortering: postboks 7800 Oppdatert 13.8.2012

• Anbud Anbudet skal være merket utenpå konvolutten. Skal ikke åpnes av DS01, stemples påføres klokkeslett og sendes uåpnet til Kontor for innkjøp. Hvis anbudet gjelder EIA, ring til EIA og meld fra om at anbud er mottatt tlf (8-4904 eller 8-4908).
  • Anskaffelse: utenlandske kontrakter oppbevares i vår kontraktskuff
• Bøter ved feilparkering Fom.28.6.2012: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager/ el henvendelser om at det er feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. Sendes regnskap v/ Hilde Hella.
• Fond og stiftelser Videresendes Fondsforvaltningen (Christiesgt 18.) de har egen posthylle (unntak: Stiftelsen Unifob*). Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen, jf. Ulike saksforhold - saksarkiv.
• Eiendomsavdelingen AS Post til Eiendomsavdelingen AS skal ikke åpnes – sendes til EIA
• Feiing Melding om feiing sendes EIA, skal ikke journalføres
• Holbergprisen Posten til Holbergprisen skal til Musepl. 1. Holbergprisen skal skjermes fra offentligheten - inntil kunngjøring
• Klagenemnden DS01 registrer kun post som kommer inn til Klagenemnden i ePhorte. (unntak: det signerte vedtaket/protokollen leveres i papir til KS, som så registrerer dette som vedlegg på det utgående brevet til studenten.)
• Nabovarsel fom. 22.3.2011: Nabovarsel journalføres ikke, disse registreres i eiendomssystemet. Disse sendes EIA i interposten. Se også kapittel Eiendomssaker.
• Norsk Språktestfom. 22.3.2011: Søknader eller klager til Norsk Språktest journalføres ikke - papirene videre sendes: Norsk Språktest, Allègaten 36. jf. Studiesaker
• Oppholdstillatelse: Brev fra UDI om opphold sendes SA i papir
• Permisjonssøknader som går i PagaWeb: fom. 15.6.2012: Gjelder; fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling - søknader vil ikke lengre registreres i ePhorte
  • Dokumentasjon som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
• Politianmeldelser: Brev om bekreftelse på anmeldt forhold fra politiet hos oppbevares hos DS01, i papir i egen perm, inntil videre avklaring.
• Prosjektmidler NFR :Avslag på søknad om midler til prosjekt skal ikke journalføres, sendes FA i papir.
• SFYK - Seksjon for ytre kulturminnevern: Posten sendes uåpnet – sakspost blir returnert med navn på ansvarligsaksbehandler, dvs. at vi fordeler direkte til saksbehandler.
• Stiftelsen Unifob: Åpnes og journalføres på lik linje med annen post
• Statens forvaltningstjeneste: Div. materiell ofte stilet UiB ved arkivet legges i hyllen til 5. etg, gjelder ikke det som er av spesiell relevans for UH-sektoren og/el. høringer.
• Uni Research AS Uni Research AS – uåpnet videre til Uni
• Utleie av lokaler fom 25.9.2009: Henvendelse ang utleie av lokaler sendes til EIA i interposten jf. disse registreres i Syllabus (Randi Higraff tlf 84905)
• Vognkort: Vognkort sendes direkte til Eiendomsavdelingen (EIA)

Postombæring til Udir, rektoratet og kollsek. fom: 28.10.2011 DS01 vil som hovedregel heretter benytte transportseksjonen til å levere post til Universitetsdirektørens kontor, rektoratet og kollegiesekretariatet som vi har mottatt. Dvs. ikke-arkivverdig post eller brev som er personlig adressert og som vi derfor ikke åpner.

Sakspost eller personlig adresserte brev som viser seg å være saksdokumenter til journalføring, som mottas direkte av Udir/rektor/ks merkes "Dokumentsenter 1" og leveres med transportseksjonen når de er innom HHgt1 på den daglige runden. Slik sikres en mer systematisk håndtering av postombæring. DS01 tar selvfølgelig gjerne turen opp om det er noe som haster. (jf. mail fra arkivleder datert 28.10.2011).

Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering. Registrering av post skal skje før dokumentene går til saksbehandling jf. arkivforskriften § 3 -5 [8].

Arkivverdig post registreres alltid ufordelt til rett enhet i saks- og arkivsystemet ePhorte.

Tilknytning av dokumenter til saks- arkivsystemet De arkivverdige dokumentene registreres i rett sak (sak og journalnr.) og arkivdel - slik sikrer en at dokumentene gis en sikker og entydig identifikasjon, som igjen er nødvendig for oppfølging og kontroll av restanser, samt gjenfinning. Registreringen plasserer dokumentene i sin rette sammenheng (kontekst) både under pågående saksbehandling og for senere dokumentasjon. Slik plasseres også dokumentene i rett emnemessig sammenheng, som igjen gir grunnlag for effektiv gjenfinning. Til dette kommer også at plasseringen av dokumenter i et samlet saks- og arkivsystem gir oversikt over materialet man til en hver tid har til behandling, eller har behandlet.

Kassering av papirdokumenter og e-poster etter registrering i saks- og arkivsystemet

• Papirpost som er registrert i ePhorte oppbevares i ett kalenderår hos DS01 før den kasseres, dersom dokumentene ikke skal oppbevares for en tid av juridiske hensyn jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 1-3 [9]. Se også arkivloven, Behandling av post og saksdokument.18
• E-post følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post, e-post som er registrert i ePhorte oppbevares i DS01s Outlook mappe ”Ferdig” i ett kalenderår før den kasseres.
• Sensitivt arkivmateriale makuleres etter registrering i ePhorte
  • Dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte og lignende dokumenter med sensitiv personinformasjon.