For arkiv: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
Ingen redigeringsforklaring
Linje 64: Linje 64:
Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema»
Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema»
NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne
NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne


* Klargjøre for skanning
* Klargjøre for skanning
Linje 71: Linje 72:
• Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc.
• Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc.
• Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.
• Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.
'''Rutiner for sentralt e-postmottak'''
Se fordeling av driftsoppgaver for intern fordeling av oppgavene i postmottakene
'''Postmottak: post@uib.no''' oppdatert: 13.8.2012
* '''Registrering av arkivverdig e-post:''' arkivverdige e-post flyttes fra post@uib.no til Outlook mappen ”E-post til import” for registrering
** '''E-poster som ikke er relevante for UiB:''' e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes. Spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
* '''Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak''' sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
* Den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene ”Ferdig” (for sentral adm.), ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
* Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
* '''Brukerstøtte:''' brukerstøtte og bruker administrasjon skal prioriteres, her skal bruker få tilbakemelding så snart som mulig, enten ved at saken løses eller ved informasjon om at vi jobber med saken.
** E-poster som regnes som brukerstøtte: Issue tracker og el. ulike teknisk ePhorte-hjelp flyttes til Outlook mappen ”Brukerstøttesaker”
** ”Ren teknisk” brukeradministrasjon flyttes også til mappen ”Brukerstøttesaker”. Autorisering av brukere: se rutiner for autorisering og loggføring av autorisering av rolle og tilganger. Se kapittel 2 i håndboken om [[Brukeradministrasjon]] og [[Kvalitetssikring ved autorisering av brukere]]
'''Postmottakene: post@jurfa.uib.no og post@psyfa.uib.no, post@mof.uib.no'''
* '''Registrering av arkivverdig e-post:''' etter registrering flyttes den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene «Ferdig Mof», ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
* '''E-poster som ikke er relevante for UiB''': e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes, spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
* '''Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak''' sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
** Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
* '''Brukerstøtte''': som beskrevet over i post@uib.no
'''Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter i Sentraladministrasjonen'''
* '''Christiekonferansen:''' svar på invitasjoner som er sendt av rektor sendes også til Julianne.Skille@rektor.uib.no
* '''Bøter/feilparkering''': EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager /el henvendelser ved feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. sendes til regnskap-saksbehandler@uib.no
* HMS-nyhetsbrev: post@bht.uib.no
* '''kurstilbud, stillinger og utlysninger''': post@poa.uib.no
* '''Kvitterings e-poster fra NFR''': Kvittering på mottatt søknad fra NFR legges i Outlook mappen ”Ferdig” – disse skal ikke videresendes Forskningsadministrativ avdeling. E-postene oppbevares i 1 kalenderår hos DS01 (se også kapittel 14 Forskningssaker i håndboken)
* '''Studier/bekreftelse på vitnemål''' o.l: Presisering ifm. videresending av henvendelser til SA: vi benytter post@sa.uib.no ved videresending av henvendelser til SA, de sorterer selv for egne interne postmottak
** Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no
* '''Spørsmål om lønn, skattekort''' o.l post@lonnskontoret.uib.no
* '''post om UiBs internett og Websider''' (fom. 12.11.2009): webred@uib.no el. helge.olsen@uib.no
* '''post fra Berg-Hansen''': post@poa.uib.no og post@oka.uib.no


=== Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte ===  
=== Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte ===  

Sideversjonen fra 20. feb. 2014 kl. 13:25

Denne siden inneholder Interne rutinebeskrivelser og retningslinjer for åpning av post, journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet ePhorte for Dokumentsenter 1


Behandling av post ved Dokumentsenter 1

Rutiner for behandling av arkivverdig post

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering.1 Se Rutiner for registrering av arkivverdige dokumenter.

Arkivverdig post

For at posten skal regnes som arkivverdig må dokumentene regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova § 4, se [1] videre må dokumentene være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring (I. Fonnes 2009:204ff).

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/ kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post jf. se arkivforskriften og Arkivavgrensing § 3-19 [2]

Om journalføringsplikten

Etter arkivforskriften § 2 - 6 første ledd 4 gjelder journalføringsplikten for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det skilles mellom dokumenter som skal, kan eller ikke skal journalføres.5

Det er fire kriterier som alle må være oppfylt for at journalføringsplikten skal tre i kraft. Plikten er begrenset til saksdokumenter i offentleglovas forstand altså dokumenter som er mottatt eller utferdiget av organet. Videre må dokumentene være eksterne, og slik inngå i en eller annen form for korrespondanse med en ekstern instans. Endelig må de både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. I de aller fleste tilfeller vil dokumenter som organet mottar eller sender som ledd i sin virksomhet, være saksdokumenter for organet, gjenstand for saksbehandling og vanligvis ha verdi som dokumentasjon for virksomheten.6

Dokumenter som enten kun fører til saksbehandling eller bare har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Slike dokumenter journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Dersom et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det arkivbegrenses. jf. Riksarkivet sine sider om journalføringsplikten.[3]

Postmottak ved Dokumentsenteret

Til Retningslinjer for postmottak / e-postmottak hører vanlige praksis for arkivbegrensing.


Dokumentsenter 1 (DS01) sentraladministrasjonen, Dokumentsenter 4 (DS04) Det medisinsk-odontologiske fakultet, DS06 Det juridiske fakultet (Jurfa) og Dokumentsenter 7 (DS07) Det psykologiske fakultet (Psyfa) mottar vanligvis post 3 ganger om dagen: • Post til fakultetene: posten til Mof, Psyfa og Jurfa mottas kl. 08:00: fakultetsposten gjøres klar til å gå ut igjen til kl 09:00. • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 09.30 • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 12.00


Stempling

Identifikasjonen av de enkelte saksdokumentene besørges av tilknytningen mellom journalopplysningene i saks- og arkivsystemet og de elektroniske dokumentene.10 Den arkivverdig papirposten som mottas ved DS01 - også post til Psyk.fak/DS07 - stemples med godkjent stempel med rett dato. Dokumentene påføres saksnummer ved registrering i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-4, se [[4]]. Stemplet har følgende rubrikker:

  • Navnet på organet: Universitetet i Bergen, Dokumentsenter 1
  • Saks- og dokumentnummer (journalnummer)
  • Dato, mnd, år


Rutiner for sentralt postmottak:

Postsortering: postboksene 7800, 7804, 7806 og 7807

  • Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar post (og eller e-post) som må regnes som saksdokumenter for organet er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering - dersom en ikke selv kan få registrert dette i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-1 se [[5]].
  • Post (og eller e-post) adressert til organet eller til saksbehandlende enheter følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post jf. arkivforskriften §§ 3-18 [[6]]og 3-19 [[7]].
  • Innsynsbegjæringer DS01 registrer og ekspeder innsynsbegjæringer for saksdokumenter fra UiBs Offentlige journal iht. rutiner for innsynsbegjæring kap. 1.
  • Varslingssaker som mottas hos dokumentsentrene behandles ihht. gjeldende retningslinjer for Varsling/ Whistleblowing ved UiB,14 se rutiner for varsling i kap 13 og intranett.
  • Rutinemessig korrespondanse som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og lignende om regnskap går direkte til rett avdeling uten journalføring.
  • Informasjonspost som regnes som ikke arkivverdig materiale blir sendt til rett person evt. avdeling.
  • Uadressert reklame, papirpost og eller e-post, som ikke er relevant som informasjon for organets enheter kasseres.
  • Feilsendt papir post åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsender informasjon og returneres eller sendes rett avsender.
  • All rekommandert post mottas og registreres av DS01, deretter åpner og behandler DS-ene den rekommanderte posten etter vanlige rutiner.
  • Fakultetspost, Psyfa og Jurfa, som skal videresendes til de enkelte institutter og el. sekretariatet bunkes og markeres med rett omslagsark.
  • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no


Skanning med Pixedit oppdatert: 13.5.2013 Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema» NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne


  • Klargjøre for skanning
    • Benytt skilleark for hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det er viktig at det framgår at nødvendig dokumentasjon følger med, (vitnemål, karakterutskrift, legeattes mv).
  • Skanne post til fakultetene i tre ulike bunker.
    • Konvolutter til klager på karakterfastsetting legges i «postliste»-mappen. Dersom avsender ikke framgår av konvolutten skrives navnet på konvolutten ved poståpning.

• Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc. • Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.


Rutiner for sentralt e-postmottak Se fordeling av driftsoppgaver for intern fordeling av oppgavene i postmottakene


Postmottak: post@uib.no oppdatert: 13.8.2012


  • Registrering av arkivverdig e-post: arkivverdige e-post flyttes fra post@uib.no til Outlook mappen ”E-post til import” for registrering
    • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes. Spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
  • Den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene ”Ferdig” (for sentral adm.), ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: brukerstøtte og bruker administrasjon skal prioriteres, her skal bruker få tilbakemelding så snart som mulig, enten ved at saken løses eller ved informasjon om at vi jobber med saken.
    • E-poster som regnes som brukerstøtte: Issue tracker og el. ulike teknisk ePhorte-hjelp flyttes til Outlook mappen ”Brukerstøttesaker”
    • ”Ren teknisk” brukeradministrasjon flyttes også til mappen ”Brukerstøttesaker”. Autorisering av brukere: se rutiner for autorisering og loggføring av autorisering av rolle og tilganger. Se kapittel 2 i håndboken om Brukeradministrasjon og Kvalitetssikring ved autorisering av brukere


Postmottakene: post@jurfa.uib.no og post@psyfa.uib.no, post@mof.uib.no

  • Registrering av arkivverdig e-post: etter registrering flyttes den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene «Ferdig Mof», ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes, spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
    • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: som beskrevet over i post@uib.no


Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter i Sentraladministrasjonen

  • Christiekonferansen: svar på invitasjoner som er sendt av rektor sendes også til Julianne.Skille@rektor.uib.no
  • Bøter/feilparkering: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager /el henvendelser ved feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. sendes til regnskap-saksbehandler@uib.no
  • HMS-nyhetsbrev: post@bht.uib.no
  • kurstilbud, stillinger og utlysninger: post@poa.uib.no
  • Kvitterings e-poster fra NFR: Kvittering på mottatt søknad fra NFR legges i Outlook mappen ”Ferdig” – disse skal ikke videresendes Forskningsadministrativ avdeling. E-postene oppbevares i 1 kalenderår hos DS01 (se også kapittel 14 Forskningssaker i håndboken)
  • Studier/bekreftelse på vitnemål o.l: Presisering ifm. videresending av henvendelser til SA: vi benytter post@sa.uib.no ved videresending av henvendelser til SA, de sorterer selv for egne interne postmottak
    • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no
  • Spørsmål om lønn, skattekort o.l post@lonnskontoret.uib.no
  • post om UiBs internett og Websider (fom. 12.11.2009): webred@uib.no el. helge.olsen@uib.no
  • post fra Berg-Hansen: post@poa.uib.no og post@oka.uib.no


Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte

Driftsoppgaver, journalføring og andre kvalitetssikringsoppgaver i ePhorte

Rutiner for varsling av nedetid el. problemer med ePhorte

Beskrivelse og prioritering av driftsoppgaver ved DS01/DS04/DS06/DS07

Rutiner for kvalitetssikring av venstremenyoppgaver for arkivaren

Rutiner for kvalitetssikring og publisering av Offentlig journal

Oppfølging av Dokumentsenter 1 sine enheter

Arkivforum

Kurs i ePhorte

Arkivoversikt