Elektronisk godkjenning

Nye saksbehandlingsrutiner ved UIB Fra 1. oktober 2014 går UIB som hovedregel bort fra å signere brev for hånd. Dette innebærer at man kun godkjenner brevene elektronisk i ephorte. For de fleste betyr det at man kun bruker enkel godkjenning. I noen tilfeller vil godkjenningsrunden bli brukt. Brukerveidlning til enkel godkjenning finner du her. Godkjenningsrunden er beskrevet her. Denne kan brukes når to ledere må godkjenneet brev. Under er prinsippene for godkjenningen sisskert, samt noe utfyllende informasjon. Har du spørsmål kan du ta kontakt med ditt dokumentsenter Utfyllende rutiner - elektronisk godkjenning 1. Saksbehandler oppretter dokumentet i ephorte og bruker malene som ligger der Eventuelle vedlegg lastes opp og knyttes til brevet (journalposten) Dersom andre skal ha tilgang til å lese eller skrive i brevet som er under utarbeidelse, må saksbehandler knytte en tilgangsgruppe til journalposten hvor personene inngår Ved bruk av godkjenningsrunde, må rutinene for denne følges nøye. Det innebærer at de som skal godkjenne gis tilgang gjennom en tilgangsgruppe som knyttes til brevet. Ved bruk av vanlig, enkel godkjenning kan lederen automatisk lese og skrive i dokumentet som er mottatt og tilgangsgruppe er ikke nødvendig 2. Saksbehandler sender dokumentet på godkjenning til leder(e) Enheten må selv bestemme seg for hvordan leder(e) skal informeres om at et brev er sendt til godkjenning. Dette kan gjøres ved at saksbehandler sender lenke til leder om at et brev ligger til godkjenning eller at leder kun forholder seg til ledersøkene i ephorte «Godkjenning av journalposter» ved enkel godkjenning eller «Ny godkjenningsoppgave» ved bruk av godkjenningsrunde (eget søk i venstemenyen). De personene som står som «signerer» og «paraferer» i dokumentet er som hovedregel de som skal godkjenne brevet elektronisk. 3. Leder godkjenner dokumentet elektronisk Leder godkjenner brevet elektronisk på en av to måter. Enten ved funksjonen «Godkjenn/returner» i tilfelle enkel godkjenning eller ved bruk av godkjenningsoppgaven «ny godkjenningsoppgave» når mer enn en leder godkjenner dokumentet Dersom leder selv gjør endringer i dokumentet bør dette gjøres direkte i ephorte, da det sikrer effektiv bruk av saksbehandlingssystemet og god versjonskontroll. 4. Saksbehandler ekspederer dokumentet Først etter at leder(e) har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. Det er saksbehandler selv som har ansvar for at dokumentet sendes til mottaker. Dersom det er forsvalrig å sende brevet som vedlegg til e-post til mottakeren, skal dokumentet ha PDF-format. Dokumenter til andre offentlige virksomheter kan normalt sendes som vedlegg med e-post.

Brukerveiledning ePhorte Tilgang og pålogging Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Venstremeny Navigering Opprette en sak eller skrive et brev Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Skrive et brev eller internt notat Erstatte et dokument med nytt Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon Ferdigstill sak ePhorte og Windows 7, Office 2010 Godkjenningsfunksjonalitet Enkel godkjenning Godkjenningsrunde Restanser - brev og notater som må følges opp Følg opp restanser Rapport over enhetens restanser Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter Tilgangsgruppe - fast og ad.hoc Overføring av fast tilgangsgruppe til alle journalposter i saken Søkemuligheter E-post Importere epost Styrebehandling Styrebehandling - skrive saksframlegg Behandling i Tilsettingsrådet Ofte stilte spørsmål om Ephorte