Elektronisk godkjenning

Fra 1. oktober 2014 går UIB bort fra å signere brev for hånd Medium:Godkjenningrutiner 1. oktober 2014.pdf. Dette innebærer at man kun godkjenner brevene elektronisk i ephorte. For de fleste betyr det at man bruker enkel godkjenning. Noen enheter og fakultet bruker godkjenningsrunden i enkelte tilfeller. Det er da avgjørende at godkjenningsrunden brukes slik den er tiltenkt. Brukerveidlning til enkel godkjenning finner du på siden Enkel godkjenning. Se siden Godkjenningsrunde dersom to ledere skal godkjenne et brev. Utfyllende rutiner - elektronisk godkjenning 1. Saksbehandler oppretter dokumentet i ephorte og bruker malene som ligger der Eventuelle vedlegg lastes opp og knyttes til brevet (journalposten) Dersom andre skal ha tilgang til å lese eller skrive i brevet som er under utarbeidelse, må saksbehandler knytte en tilgangsgruppe til journalposten hvor personene inngår Ved bruk av godkjenningsrunde, må rutinene for denne følges nøye. Det innebærer at de som skal godkjenne gis tilgang gjennom en tilgangsgruppe som knyttes til brevet. Ved bruk av vanlig, enkel godkjenning kan lederen automatisk lese og skrive i dokumentet som er mottatt og tilgangsgruppe er ikke nødvendig 2. Saksbehandler sender dokumentet på godkjenning til leder(e) Enheten må selv bestemme seg for hvordan leder(e) skal informeres om at et brev er sendt til godkjenning. Dette kan gjøres ved at saksbehandler sender lenke til leder om at et brev ligger til godkjenning eller at leder kun forholder seg til ledersøkene i ephorte «Godkjenning av journalposter» ved enkel godkjenning eller «Ny godkjenningsoppgave» ved bruk av godkjenningsrunde (eget søk i venstemenyen). De personene som står som «signerer» og «paraferer» i dokumentet er som hovedregel de som skal godkjenne brevet elektronisk. #Leder godkjenner dokumentet elektronisk Leder godkjenner brevet elektronisk på en av to måter. Enten ved funksjonen «Godkjenn/returner» i tilfelle enkel godkjenning eller ved bruk av godkjenningsoppgaven «ny godkjenningsoppgave» når mer enn en leder godkjenner dokumentet Dersom leder selv gjør endringer i dokumentet bør dette gjøres direkte i ephorte, da det sikrer effektiv bruk av saksbehandlingssystemet og god versjonskontroll. 4Saksbehandler ekspederer dokumentet Først etter at leder(e) har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. Det er saksbehandler selv som har ansvar for at dokumentet sendes til mottaker. Dersom utsendelsen skjer elektronisk skal dokumentet ha PDF-format. Da konverteringen fra word til PDF skjer etter at arkivtjenesten har journalført dokumentet må saksbehandler selv sørge for at det konverteres. Det går nemlig normalt noe tid fra et dokument er godkjent til det blir journalført. Det kan gjøres ved at man lagrer word-filen som pdf. Dokumenter til andre offentlige virksomheter kan normalt sendes som vedlegg med epost.