Elektronisk godkjenning: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
Linje 23: | Linje 23: | ||
''' | '''3. Leder godkjenner dokumentet elektronisk''' | ||
*Leder godkjenner brevet elektronisk på en av to måter. Enten ved funksjonen «Godkjenn/returner» i tilfelle enkel godkjenning eller ved bruk av godkjenningsoppgaven «ny godkjenningsoppgave» når mer enn en leder godkjenner dokumentet | *Leder godkjenner brevet elektronisk på en av to måter. Enten ved funksjonen «Godkjenn/returner» i tilfelle enkel godkjenning eller ved bruk av godkjenningsoppgaven «ny godkjenningsoppgave» når mer enn en leder godkjenner dokumentet | ||
*Dersom leder selv gjør endringer i dokumentet bør dette gjøres direkte i ephorte, da det sikrer effektiv bruk av saksbehandlingssystemet og god versjonskontroll. | *Dersom leder selv gjør endringer i dokumentet bør dette gjøres direkte i ephorte, da det sikrer effektiv bruk av saksbehandlingssystemet og god versjonskontroll. | ||
''' | '''4. Saksbehandler ekspederer dokumentet''' | ||
*Først etter at leder(e) har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. | *Først etter at leder(e) har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. | ||
*Det er saksbehandler selv som har ansvar for at dokumentet sendes til mottaker. Dersom utsendelsen skjer elektronisk skal dokumentet ha PDF-format. Da konverteringen fra word til PDF skjer etter at arkivtjenesten har journalført dokumentet må saksbehandler selv sørge for at det konverteres. Det går nemlig normalt noe tid fra et dokument er godkjent til det blir journalført. Det kan gjøres ved at man lagrer word-filen som pdf. | *Det er saksbehandler selv som har ansvar for at dokumentet sendes til mottaker. Dersom utsendelsen skjer elektronisk skal dokumentet ha PDF-format. Da konverteringen fra word til PDF skjer etter at arkivtjenesten har journalført dokumentet må saksbehandler selv sørge for at det konverteres. Det går nemlig normalt noe tid fra et dokument er godkjent til det blir journalført. Det kan gjøres ved at man lagrer word-filen som pdf. |
Sideversjonen fra 29. sep. 2014 kl. 09:25
Fra 1. oktober 2014 går UIB bort fra å signere brev for hånd. Dette innebærer at man kun godkjenner brevene elektronisk i ephorte. For de fleste betyr det at man bruker enkel godkjenning. Noen bruker også godkjenningsrunden i enkelte tilfeller. Det er da avgjørende at godkjenningsrunden brukes slik den er tiltenkt.
Utfyllende rutiner - elektronisk godkjenning1. Saksbehandler oppretter dokumentet i ephorte og bruker malene som ligger der
|