Styrebehandling - skrive saksframlegg

Opprette saksframlegg For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre. Klikk på på fanen Journalposter. Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen. Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen. Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger du tilgangskoden xx når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret). For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel. Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad hoc. Melde saken for styret Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte). Velg først rett styresakstype. "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak. Under fanen behandlinger velger du styresak S Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår" Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i. Klikk på rett møtedato Skriv saksframlegget Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon. Når du er ferdig med dokumentet: Klikk tilbake til ePhorteweb Vil du lagre endringer, svar ja Klikk ”Utfør” Saksframlegget godkjennes ved å sende det på enkel godkjenning til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør) Husk å endre behandlingsstatus Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL. Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger" Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder" . Klikk "lagre"

Brukerveiledning ePhorte Tilgang og pålogging Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Venstremeny Navigering Opprette en sak eller skrive et brev Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Skrive et brev eller internt notat Erstatte et dokument med nytt Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon Ferdigstill sak ePhorte og Windows 7, Office 2010 Godkjenningsfunksjonalitet Enkel godkjenning Godkjenningsrunde Restanser - brev og notater som må følges opp Følg opp restanser Rapport over enhetens restanser Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter Tilgangsgruppe - fast og ad.hoc Overføring av fast tilgangsgruppe til alle journalposter i saken Søkemuligheter E-post Importere epost Styrebehandling Styrebehandling - skrive saksframlegg Behandling i Tilsettingsrådet Ofte stilte spørsmål om Ephorte